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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bearbeitest Post, planst Termine und betreust Besucher im Landesmuseum Mainz.
- Arbeitgeber: Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz bewahrt und fördert unser kulturelles Erbe.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit unbefristetem Vertrag und flexiblen Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte kulturelle Veranstaltungen mit!
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariat oder vergleichbare Erfahrungen sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen von Frauen und schwerbehinderten Personen sind besonders willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Arbeitgeber: Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Tätigkeitsprofil: In der Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) - Direktion Landesmuseum Mainz ist zum nächstmöglichen Termin die Stelle einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters (m/w/d) im Vorzimmer in Vollzeit unbefristet zu besetzen. Dienstort ist Mainz. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 5 TV-L.
Als Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer der Direktionsleitung nehmen Sie insbesondere die folgenden abwechslungsreichen und vielfältigen Aufgaben wahr:
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost sowie von elektronischen Funktionspostfächern, einschl. der Bearbeitung von Anfragen und internen Weiterleitung
- Telefonzentrale der Direktion Landesmuseum Mainz und Pfortendienst
- Führung der Wiedervorlage und Registratur sowie der analogen und digitalen Ablage der Direktionsleitung
- Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion und Fachbereiche
- Führung des Terminkalenders der Direktorin einschl. Reiseplanung und -abrechnung
- Pflege von Adressverteilern
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Pressekonferenzen sowie Bewirtung der Teilnehmenden sowohl bei externen als auch bei direktionseigenen Veranstaltungen
- Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
- Recherchen für die Direktionsleitung
- Buchungen von Führungen und Workshops in Zusammenarbeit mit der Museumspädagogik
- Einstellung von Informationen auf der Homepage mittels CMS
- Einsatz im Verkauf im Museumsshop des Landesmuseums Mainz im Vertretungsfall
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.
Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen in Kopie senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer 17/2025 bis zum 03.04.2025 vorzugsweise per Mail an: oder postalisch an Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz, Personal, Festung Ehrenbreitstein, 56077 Koblenz. Wir bitten, Bewerbungsunterlagen nicht in Mappen oder Hüllen und auch nur als unbeglaubigte Kopien vorzulegen, da die Unterlagen nicht zurückgesandt werden; sie werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Wünschen Sie die Rücksendung Ihrer Unterlagen, bitten wir einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Sofern Sie Ihre Bewerbung per E-Mail zusenden, bitten wir alle Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer Dateigröße von bis zu 5 Megabyte zu übermitteln.
Anforderungsprofil: Für diese Aufgaben sollten Sie idealerweise über folgende Qualifikationen verfügen:
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen aufgrund einer kaufmännischen Berufsqualifikation, z. B. Kauffrau/mann für Bürokommunikation, als Veranstaltungskauffrau/mann
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
- ausgeprägtes Organisationsvermögen und selbständiges Arbeiten
- versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook) und der einschlägigen Bürokommunikationstechnik
- gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- kompetentes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- hohe Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
- Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
- Fremdsprachenkenntnisse in Englisch sind wünschenswert
- flexible Einsatzfähigkeit auch an Wochenenden und Abenden im Rahmen der Betreuung von Veranstaltungen
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) im Vorzimmer Arbeitgeber: Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Kontaktperson:
Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) im Vorzimmer
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz und deren Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Kultur und den Aufgaben des Landesmuseums Mainz hast.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Da die Stelle auch den Empfang von Besuchern umfasst, übe dein freundliches und serviceorientiertes Auftreten. Du könntest Rollenspiele mit Freunden machen, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Teamarbeit und Konfliktlösung zu stellen. Dies zeigt, dass du teamfähig bist und bereit bist, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, was für die Position wichtig ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterin / Mitarbeiter (m/w/d) im Vorzimmer
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die in der Anzeige genannt werden, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten und Qualifikationen den Anforderungen der Position entsprechen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante berufliche Erfahrungen, insbesondere im Bereich Sekretariat oder Bürokommunikation, und stelle sicher, dass deine MS-Office-Kenntnisse klar hervorgehoben sind.
Vollständige Unterlagen einreichen: Achte darauf, dass du alle geforderten Unterlagen in unbeglaubigter Kopie beilegst. Dazu gehören dein Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse. Wenn du per E-Mail bewirbst, achte darauf, alles in einer PDF-Datei mit maximal 5 MB zu senden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du in der GDKE arbeiten möchtest. Das zeigt, dass du dich mit der Stelle auseinandergesetzt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, bringe Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit, die deine Fähigkeiten in der Terminplanung und im Umgang mit verschiedenen Aufgaben verdeutlichen.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du oft mit Besuchern und internen Abteilungen kommunizieren wirst, ist es wichtig, dass du deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, dies während des Interviews zu demonstrieren.
✨Informiere dich über die GDKE
Recherchiere im Vorfeld über die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz und deren Projekte. Zeige dein Interesse an der Institution und deren Zielen, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.