Event Coordinator

WHO WIR SIND: Generis organisiert und liefert branchenführende B2B-Konferenzen, die es Führungskräften ermöglichen, zu diskutieren, zu lernen und zu netzwerken. Wir bieten eine Plattform, die speziell für Führungskräfte und Fachleute entwickelt wurde, um sich zu vernetzen. Unsere Erfahrung erstreckt sich über zwei Jahrzehnte erfolgreicher Entwicklung und Durchführung hochwertiger B2B-Veranstaltungen und -Dienstleistungen in verschiedenen Branchen. Generis wurde mit der Vision gegründet, die Art und Weise, wie Wissenstransfer und persönliche Interaktionen stattfinden, neu zu definieren.

Wir freuen uns, unsere Aktivitäten sowohl auf dem nordamerikanischen als auch auf dem europäischen Markt ausgeweitet zu haben.

Erwartetes Startdatum: 6. Januar 2026

Standort: Chausseestraße 19, 10115 Berlin, Deutschland

Beschäftigungsdauer: 1-Jahres-Vertrag mit der Möglichkeit, in eine Vollzeitstelle umzuwandeln

Rolle: Festanstellung

Arbeitszeiten: Normale Geschäftszeiten sind Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:30 bis 16:30 Uhr.

Zusätzliche Hinweise: Es gibt eine Reiseanforderung für diese Rolle, daher müssen alle Kandidaten die Fähigkeit und Bereitschaft haben, innerhalb Europas bis zu 5 Mal im Jahr zu reisen. Die Kandidaten müssen die Fähigkeit haben, längere Stunden auf den Beinen zu arbeiten und bis zu 10-20 lbs (während geplanter Veranstaltungen) zu heben. Dies ist eine vollständig vor Ort stattfindende Position für die ersten sechs Monate. Nach sechs Monaten stehen bis zu sieben Homeoffice-Tage pro Monat zur Verfügung, die montags und freitags genutzt werden können.

Rolle des Event Coordinators: Die Rolle des Event Coordinators richtet sich an Personen mit mehr als 1 Jahr Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation oder schneller Kundenservice-Erfahrung, die ihre operativen und Führungsfähigkeiten in der Veranstaltungsbranche nutzen und ausbauen möchten. Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt darauf, die Operations-Abteilung zu unterstützen. Unter der Aufsicht des Managers/Leiters wird der Event Coordinator alle Kommunikationen mit Referenten, Sponsoren und Teilnehmern koordinieren, die Veranstaltungslogistik vor, während und nach der Veranstaltung planen und umsetzen sowie Budgets, Zeitpläne und wichtige Ergebnisse verwalten und pflegen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• 70% Verwaltung und Veranstaltungsplanung: Als Hauptansprechpartner für Teilnehmer, Referenten und Sponsoren fungieren, sobald deren Teilnahme vom Verkaufsteam bestätigt wurde, kontinuierliche Korrespondenz sicherstellen, alle Materialien sammeln und Fristen für Ergebnisse einhalten. Master-Datenbanken in Salesforce, Google Drive und Excel verwalten und pflegen, um sicherzustellen, dass die Veranstaltungsdaten aktuell und genau sind. Alle Master-Datenbanken wöchentlich überprüfen und prüfen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Herausforderungen oder Risiken für den Erfolg der Veranstaltung antizipieren und kennzeichnen. Als primärer Ansprechpartner mit Veranstaltungsorten fungieren, um sicherzustellen, dass alle Einrichtungsdetails organisiert und klar kommuniziert werden. Vorläufige Verhandlungen mit Veranstaltungsortverträgen (Hotel) und Vereinbarungen mit Drittanbietern (z.B. Audio-Visuelle Partner) führen. Eine hohe Anzahl von Anrufen tätigen, um ausstehende Informationen von Teilnehmern und Sponsoren vor der Veranstaltung zu sichern. Vorläufige Durchgangsgespräche mit Teilnehmern und Sponsoren führen, um sicherzustellen, dass sie das Veranstaltungserlebnis und alle Aspekte des Gipfels verstehen. Schnell, effizient und professionell auf alle eingehenden Anfragen (per Telefon, E-Mail und Text) reagieren und zeitnahe Lösungen sicherstellen. Mit allen internen Abteilungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Konferenzmaterialien fristgerecht eingereicht, produziert, geprüft und geliefert werden (z.B. Showguides, Banner, Beschilderungen, Programme). Wichtige Veranstaltungsleistungen zwischen Teilnehmern und Sponsoren umsetzen, während die Veranstaltungslogistik verwaltet und überwacht wird. Vorläufige Veranstaltungsbudgets vorbereiten und die Veranstaltungskosten nach der Veranstaltung abgleichen, einschließlich der Überprüfung und Bearbeitung von Rechnungen auf Genauigkeit. WordPress verwenden, um kleinere Webaktualisierungen vorzunehmen.
• 20% Vor-Ort-Ausführung: Die Vor-Ort-Veranstaltungsagenda entwickeln, die alle Aktivitäten für eine ordnungsgemäße Ausführung umreißt, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben an das Generis-Personal vor Ort. Die Check-in- und Registrierungsprozesse für Teilnehmer/Sponsoren verwalten und die Veranstaltungsorganisation überwachen (z.B. Ordner packen, Namensschilder erstellen, Beschilderungen aufstellen). Mit dem Hotelpersonal kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Veranstaltungsbedürfnisse erfüllt werden (z.B. Speisen- und Getränkeservice, Genauigkeit der Gästezimmer, Beleuchtung, Temperatur und Ambiente). Die Teilnehmerabgänge während des Check-in-Prozesses mit Salesforce überwachen und verfolgen. 1-zu-1-Meetings mit Teilnehmern/Sponsoren durchführen. Zusätzliche administrative Aufgaben nach Bedarf ausführen.
• 10% Büromanagement/Verwaltung: Bei der Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen und -events helfen. Den Prozess der Bestellung von Büromaterialien unterstützen. Bei Problemen und Verbesserungsbereichen in der Einrichtung helfen.

Gewünschte Fähigkeiten:

• Über 1 Jahr Erfahrung in der Veranstaltungskoordination oder starke Kundenbeziehungen/Kundenservice-Erfahrung.
• Über 1 Jahr Erfahrung mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen.
• Erfahrung mit Salesforce oder ähnlichen CRM-Systemen ist von Vorteil.
• Außergewöhnliche Fähigkeit, Verträge zu überprüfen und zu verhandeln.
• Hochgradig organisiert mit starken Zeitmanagementfähigkeiten und der Fähigkeit, effektiv mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
• Ausgezeichnete professionelle und diplomatische Kommunikationsfähigkeiten – sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fähigkeit, zu beaufsichtigen, Risiken zu bewerten und wichtige Informationen an den Manager zu kommunizieren.
• Neigung, Verantwortung für ein Projekt zu übernehmen und es bis zur Fertigstellung zu verfolgen.
• Computerkenntnisse – versiert in MS Word, Excel und Google Drive.
• Komfortabel bei der Arbeit an einem Projekt sowohl im Team als auch unabhängig.
• Reagiert gut unter Druck, wenn plötzliche Herausforderungen auftreten, und kann eine Situation schnell und klar mit einem kühlen Kopf bereinigen.

Was wir bieten:

• Die Möglichkeit, zu unseren Geschäftsgipfeln zu reisen und wertvolle Erfahrungen im Kundenkontakt und in der Umsetzung zu sammeln, während Sie mit unserem globalen Team zusammenarbeiten.
• Hybrides Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, montags und freitags von zu Hause aus zu arbeiten (nach einer 6-monatigen Probezeit).
• Ein unterhaltsames, energiegeladenes und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Wachstumsumfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Monatliche unternehmensweite Town-Hall-Meetings mit Ankündigungen, Auszeichnungen und sozialen Festlichkeiten.
• Urban Sports Club und BVG Corporate Rabatte.

Generis ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen. Wenn Sie Unterstützung oder eine Anpassung benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen.