Senior Event Coordinator

WHO WIR SIND: Generis organisiert und liefert branchenführende B2B-Konferenzen, die es Führungskräften ermöglichen, zu diskutieren, zu lernen und zu netzwerken. Wir bieten eine Plattform, die speziell für Führungskräfte und Fachleute entwickelt wurde, um sich zu vernetzen. Unsere Erfahrung erstreckt sich über zwei Jahrzehnte erfolgreicher Entwicklung und Durchführung hochwertiger B2B-Veranstaltungen und -Dienstleistungen in verschiedenen Branchen. Generis wurde mit der Vision gegründet, die Art und Weise, wie Wissenstransfer und persönliche Interaktionen stattfinden, neu zu definieren. Wir sehen die Möglichkeit, das Partnerschaftserlebnis zu verbessern, indem wir verstehen, wie Führungskräfte und Fachleute erfolgreiche Beziehungen aufbauen und pflegen. Unser Engagement für die Bereitstellung von Inhalten auf Weltklasse-Niveau und die Verbindung von Geschäftsideen mit Beziehungsmöglichkeiten ist die Generis-Erfahrung. Wir freuen uns, unsere Aktivitäten sowohl auf dem nordamerikanischen als auch auf dem europäischen Markt ausgeweitet zu haben.

Rolle des Senior Event Coordinators: Die Rolle des Senior Event Coordinators richtet sich an Personen mit mehr als 4 Jahren Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation oder im schnelllebigen Kundenservice, die ihre operativen und Führungsfähigkeiten in der Veranstaltungsbranche nutzen und ausbauen möchten. Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt auf der Unterstützung der Betriebsabteilung. Unter der Aufsicht des Global Head of Events wird der Senior Event Coordinator alle Kommunikationen mit Referenten, Sponsoren und Teilnehmern koordinieren, die Veranstaltungslogistik vor, während und nach der Veranstaltung planen und umsetzen sowie Budgets, Zeitpläne und wichtige Ergebnisse verwalten und aufrechterhalten. Der Senior Event Coordinator wird alle Veranstaltungsteilnehmer überwachen, die Abwanderung der Teilnehmer verwalten, die Zufriedenheit der Teilnehmer sicherstellen und positive Beziehungen zu Sponsoren und Auftragnehmern pflegen.

Es gibt eine Reiseverpflichtung für diese Rolle, daher müssen alle Kandidaten die Fähigkeit und Bereitschaft haben, innerhalb Europas bis zu 10 Mal im Jahr zu reisen. Die Kandidaten müssen die Fähigkeit haben, längere Stunden auf den Beinen zu arbeiten und bis zu 10-20 lbs (während geplanter Veranstaltungen) zu heben. Dies ist eine Präsenzposition mit flexibler Remote-Arbeit von bis zu 7 Tagen im Monat an Montagen und Freitagen nach 6 Monaten Beschäftigung.

Arbeitszeiten: Normale Geschäftszeiten sind Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:30 bis 16:30 Uhr.

Standort: Chausseestraße 19, 10115 Berlin, Deutschland

Hauptverantwortlichkeiten:

• 70% Veranstaltungsvorbereitung und Teammanagement:

• Als primärer Ansprechpartner für Teilnehmer, Referenten und Sponsoren nach dem Verkauf fungieren, um klare Kommunikation, Sammlung von Materialien und rechtzeitige Lieferung aller Ergebnisse sicherzustellen.
• Ein Team von 2–3 Event Coordinators leiten und überwachen, um sicherzustellen, dass alle Ergebnisse genau und termingerecht abgeschlossen werden.
• Wöchentliche interne Leistungsbesprechungen mit jedem Teammitglied durchführen, Feedback, Coaching und Verantwortung für die Ergebnisse und Zeitpläne der Veranstaltung bereitstellen.
• Eng mit dem EU Head of Events zusammenarbeiten, um eine starke, konsistente Durchführung von Veranstaltungen im Portfolio sicherzustellen.
• In komplexe oder eskalierte Situationen eingreifen und Teammitglieder beim Venue-Sourcing, der Vertragsverhandlung und dem Umgang mit herausfordernden Stakeholdern coachen.
• Fundierte Entscheidungen durch eine kommerzielle und umsatzorientierte Perspektive treffen, Kostenkontrolle, Veranstaltungsqualität und Umsatzziele in Einklang bringen.
• Master-Veranstaltungsdatenbanken über Salesforce, Google Drive und Excel besitzen und pflegen, Daten genau halten und wöchentliche Audits durchführen.
• Proaktiv Risiken identifizieren und eskalieren, die die Durchführung der Veranstaltung oder die finanzielle Leistung beeinträchtigen könnten.
• Als primärer Ansprechpartner für den Veranstaltungsort fungieren, Logistik, Aufbau und Verhandlungen über Hotel- und Drittanbieterverträge (z.B. A/V) verwalten.
• Prompt und professionell auf eingehende Anfragen per Telefon, E-Mail und Text reagieren.
• Bereichsübergreifend zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Konferenzmaterialien rechtzeitig eingereicht, produziert, geprüft und geliefert werden.
• Veranstaltungsbudgets vorbereiten und verwalten, Nachkalkulation der Kosten nach der Veranstaltung durchführen und Rechnungen auf Genauigkeit überprüfen.
• Kleine Website-Updates mit WordPress durchführen.
• Den Prozess der Terminplanung für persönliche 1-zu-1-Meetings vor Ort verwalten, bis zu 500 persönliche Meetings über Salesforce und Excel koordinieren.

• Die Tagesordnung der Veranstaltung vor Ort besitzen und überwachen, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten sequenziert, mit Ressourcen ausgestattet und effektiv durchgeführt werden, mit klarer Delegation von Verantwortlichkeiten im gesamten Generis-Team vor Ort.
• Briefings und operative Besprechungen für das Personal vor Ort leiten, Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne zuweisen, um Klarheit, Verantwortung und reibungslose Durchführung während der Veranstaltung sicherzustellen.
• Die Registrierung und den Check-in der Teilnehmer und Sponsoren überwachen, um sicherzustellen, dass Prozesse, Materialien und Personal im Voraus vorbereitet und professionell durchgeführt werden.
• Als seniorer Ansprechpartner für das Hotel- und Veranstaltungsmanagement fungieren und proaktiv alle Anforderungen vor Ort verwalten, einschließlich Speisen- und Getränkeservice, Raumzuweisungen, AV, Beleuchtung, Temperatur und allgemeine Veranstaltungsatmosphäre.
• Die Abwanderung und Teilnahme der Teilnehmer überwachen und verwalten, Salesforce verwenden, um Registrierungen zu verfolgen und proaktiv Risiken anzugehen, die die Leistung der Veranstaltung beeinträchtigen könnten.
• Die erfolgreiche Durchführung von 1-zu-1-Meetings zwischen Teilnehmern und Sponsoren überwachen und sicherstellen, dass Probleme gelöst werden und ein qualitativ hochwertiges Erlebnis aufrechterhalten wird.
• Gesamtbetriebliche Aufsicht und Problemlösung vor Ort bieten, bei Bedarf eingreifen, um Eskalationen zu adressieren und sicherzustellen, dass die Ziele der Veranstaltung erreicht werden.

Gewünschte Fähigkeiten:

• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch
• Starke Deutschkenntnisse
• Über 4 Jahre Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, insbesondere bei Konferenzen, mit Verantwortung für komplexe, umsatzorientierte Veranstaltungen.
• Über 5 Jahre Erfahrung mit Excel auf mittlerem bis fortgeschrittenem Niveau sowie Kenntnisse in Salesforce, Google Drive und WordPress.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im Management von Mitarbeitern, einschließlich KPI-Tracking, Coaching und Führung eines leistungsstarken Teams.
• Außergewöhnliche Fähigkeit, Verträge mit einem kommerziellen Blick zu überprüfen, zu verhandeln und zu verwalten.
• Sicher im Umgang mit herausfordernden Gesprächen mit wichtigen Stakeholdern und in der Lösung von Eskalationen.
• Erfahrung in der Führung und Schulung neuer Teammitglieder, um Verantwortung und berufliches Wachstum sicherzustellen.
• Hochgradig organisiert mit starken Zeitmanagementfähigkeiten und der Fähigkeit, unter Druck effektiv zu multitasken.
• Ausgezeichnete professionelle und diplomatische Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein, in der Lage, zu überwachen, Risiken zu bewerten und Projekte bis zum Abschluss zu verfolgen.

Was wir bieten:

• Die Möglichkeit, zu Gipfeltreffen zu reisen und wertvolle Erfahrungen im Kundenkontakt und in der Durchführung zu sammeln, während Sie mit unserem globalen Team zusammenarbeiten.
• Ein unterhaltsames, energiegeladenes und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Ein wachstumsorientiertes Umfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Monatliche unternehmensweite Townhall-Meetings mit Ankündigungen, Auszeichnungen und sozialen Festlichkeiten.
• Generis ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen. Wenn Sie Unterstützung oder eine Anpassung benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen.