Senior Event Coordinator

Generis organisiert und liefert branchenführende B2B-Konferenzen, die es Führungskräften ermöglichen, zu diskutieren, zu lernen und zu netzwerken. Das Unternehmen hat zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Entwicklung hochwertiger B2B-Veranstaltungen in Nordamerika und Europa und verpflichtet sich, erstklassige Inhalte zu liefern und Geschäftsideen mit Beziehungsmöglichkeiten zu verbinden.

Die Rolle des Senior Event Coordinators unterstützt die Operations-Abteilung unter dem Global Head of Events. Der Koordinator wird alle Kommunikationen mit Sprechern, Sponsoren und Delegierten koordinieren, die Veranstaltungslogistik vor, während und nach der Veranstaltung planen und umsetzen, Budgets und Zeitpläne verwalten und positive Beziehungen zu Sponsoren und Auftragnehmern pflegen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Als primärer Ansprechpartner für Delegierte, Sprecher und Sponsoren nach dem Verkauf fungieren, klare Kommunikation sicherstellen, Materialien sammeln und die fristgerechte Lieferung aller Leistungen gewährleisten.
• Ein Team von 2–3 Event Coordinators leiten und überwachen, um sicherzustellen, dass alle Leistungen genau und termingerecht abgeschlossen werden.
• Wöchentliche interne Leistungsbesprechungen mit jedem Teammitglied durchführen, Feedback, Coaching und Verantwortung für die Veranstaltungsleistungen und Zeitpläne bereitstellen.
• Eng mit dem EU Head of Events zusammenarbeiten, um eine starke, konsistente Durchführung von Veranstaltungen im Portfolio sicherzustellen.
• In komplexe oder eskalierte Situationen eingreifen und Teammitglieder in Bezug auf Standortsuche, Vertragsverhandlungen und den Umgang mit herausfordernden Stakeholdern coachen.
• Fundierte Entscheidungen durch eine kommerzielle und umsatzorientierte Perspektive treffen, Kostenkontrolle, Veranstaltungsqualität und Umsatzresultate ausbalancieren.
• Master-Veranstaltungsdatenbanken über Salesforce, Google Drive und Excel besitzen und pflegen, Daten genau halten und wöchentliche Audits durchführen.
• Proaktiv Risiken identifizieren und vermeiden, die die Durchführung von Veranstaltungen oder die finanzielle Leistung beeinträchtigen könnten.
• Als primärer Ansprechpartner für den Veranstaltungsort fungieren, Logistik, Aufbau und Verhandlungen über Hotel- und Drittanbieterverträge (z. B. A/V) verwalten.
• Prompt und professionell auf eingehende Anfragen per Telefon, E-Mail und Text reagieren.
• Bereichsübergreifend zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Konferenzmaterialien rechtzeitig eingereicht, produziert, geprüft und geliefert werden.
• Veranstaltungsbudgets vorbereiten und verwalten, nach der Veranstaltung Kosten abgleichen und Rechnungen auf Genauigkeit überprüfen.
• Kleine Website-Updates mit WordPress durchführen.
• Den Prozess der Terminplanung für persönliche 1-zu-1-Meetings vor Ort verwalten, bis zu 500 persönliche Meetings über Salesforce und Excel koordinieren.
• Die Tagesordnung der Veranstaltung vor Ort besitzen und überwachen, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten sequenziert, mit Ressourcen ausgestattet und effektiv durchgeführt werden.
• Briefings und operative Besprechungen für das Personal vor Ort leiten, Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne zuweisen.
• Die Registrierung und den Check-in der Delegierten und Sponsoren überwachen und sicherstellen, dass Prozesse, Materialien und Personal im Voraus vorbereitet und professionell umgesetzt werden.
• Als seniorer Ansprechpartner mit dem Hotel- und Veranstaltungsmanagement fungieren und alle Anforderungen vor Ort proaktiv verwalten, einschließlich Speisen- und Getränkeservice, Raumzuweisungen, AV, Beleuchtung, Temperatur und allgemeine Veranstaltungsatmosphäre.
• Die Abwanderung und Anwesenheitstrends der Delegierten überwachen und verwalten, Salesforce nutzen, um Registrierungen zu verfolgen und proaktiv Risiken anzugehen, die die Veranstaltungsleistung beeinträchtigen könnten.
• Die erfolgreiche Durchführung von 1-zu-1-Meetings zwischen Delegierten und Sponsoren überwachen und sicherstellen, dass Probleme gelöst werden und ein qualitativ hochwertiges Erlebnis aufrechterhalten wird.
• Gesamtbetriebliche Aufsicht und Problemlösung vor Ort bieten, bei Bedarf eingreifen, um Eskalationen zu adressieren und sicherzustellen, dass die Veranstaltungsziele erreicht werden.

Anforderungen:

• Keine Reiseanforderung für diese Rolle, daher müssen alle Kandidaten die Fähigkeit und Bereitschaft haben, innerhalb Europas bis zu 10 Mal im Jahr zu reisen.
• Kandidaten müssen die Fähigkeit haben, längere Stunden auf den Beinen zu arbeiten und bis zu 10–20 lbs (während geplanter Veranstaltungen) zu heben.
• Dies ist eine persönliche Position mit flexibler Remote-Arbeit bis zu 7 Tage im Monat an Montagen und Freitagen nach 6 Monaten Beschäftigung.
• Arbeitszeiten: Normale Geschäftszeiten sind Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:30 bis 16:30 Uhr.

Qualifikationen & Erfahrung:

• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch.
• Starke Kenntnisse der deutschen Sprache.
• 4+ Jahre Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, insbesondere bei Konferenzen, mit Verantwortung für komplexe, umsatzorientierte Veranstaltungen.
• 5+ Jahre Erfahrung mit Excel auf mittlerem bis fortgeschrittenem Niveau sowie Kenntnisse in Salesforce, Google Drive und WordPress.
• 1+ Jahr Erfahrung im Management von Mitarbeitern, einschließlich KPI-Tracking, Coaching und Führung eines leistungsstarken Teams.
• Außergewöhnliche Fähigkeit, Verträge mit einem kommerziellen Blick zu überprüfen, zu verhandeln und zu verwalten.
• Sicher im Umgang mit herausfordernden Gesprächen mit wichtigen Stakeholdern und in der Lösung von Eskalationen.
• Erfahrung in der Führung und Schulung neuer Teammitglieder, um Verantwortung und berufliches Wachstum sicherzustellen.
• Hochgradig organisiert mit starken Zeitmanagementfähigkeiten und der Fähigkeit, unter Druck effektiv zu multitasken.
• Ausgezeichnete professionelle und diplomatische Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein, in der Lage, zu überwachen, Risiken zu bewerten und Projekte bis zum Abschluss zu verfolgen.

Was wir bieten:

• Die Möglichkeit, zu Gipfeltreffen zu reisen und wertvolle Erfahrungen im Kundenkontakt und in der Durchführung zu sammeln, während Sie mit unserem globalen Team zusammenarbeiten.
• Ein unterhaltsames, energiegeladenes und dynamisches Arbeitsumfeld.
• Ein wachstumsstarkes Umfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Monatliche unternehmensweite Town-Hall-Meetings mit Ankündigungen, Auszeichnungen und sozialen Festlichkeiten.

Generis ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen. Wenn Sie Unterstützung oder eine Anpassung benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen.