Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam im Rechts- und Governance-Bereich mit erstklassiger administrativer Unterstützung.
- Unternehmen: Global Fund, eine Organisation mit dem Ziel, Epidemien zu beenden.
- Vorteile: Vollzeitstelle in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Fließende Englisch- und Französischkenntnisse sind erforderlich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das einen echten Unterschied im Gesundheitswesen macht.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss und Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 56250 - 68750 € pro Jahr.
Der Executive Assistant (EA) ist verantwortlich für die Bereitstellung einer Vielzahl von hochwertigen, exekutiven Unterstützungsleistungen für den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance sowie das Führungsteam der Abteilung, um eine effiziente Erbringung von Dienstleistungen zu fördern und, wo zutreffend, ein effektives Management der Rechts- und Governance-Abteilung sicherzustellen.
Der EA unterstützt direkt den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance und arbeitet eng mit dem Führungsteam als Teil einer hochgradig kollaborativen Abteilung zusammen. Bei der engen Zusammenarbeit mit internen und externen Kontakten befasst sich der EA mit einer Vielzahl von hochsensiblen Themen unter engen Fristen/Druck.
Hauptverantwortlichkeiten
- Koordination interner Besprechungsagenden und Briefings, einschließlich des Management Executive Committee, sowie Unterstützung bei der Priorisierung und Verfolgung wichtiger Meilensteine und Anforderungen.
- Bereitstellung umfassender Unterstützung für den General Counsel und das Führungsteam, einschließlich proaktiver Vorbereitung und Koordination von Briefings für Besprechungen, Durchführung von Analysen/Forschung und Koordination von Folgeaktionen.
- Unterstützung der Wissensmanagementbemühungen innerhalb der Abteilung und Assistenz für den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance sowie das Führungsteam bei deren Engagement innerhalb der Abteilung und mit Klienten und Beamten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Sekretariats.
- Teilnahme an wichtigen internen Besprechungen zur Erfassung der Proceedings, wie vom General Counsel und dem Leiter der Abteilung Recht und Governance gefordert.
- Koordination von Vorbereitungen und Folgeaktionen mit relevanten Personen in Bezug auf Entscheidungen, die in diesen Besprechungen getroffen wurden.
- Bereitstellung allgemeiner Forschungsunterstützung und Nutzung aller relevanten Computeranwendungen zur Abrufung, Pflege und Manipulation von Daten nach Bedarf.
- Information der Stakeholder innerhalb der Abteilung Recht und Governance und außerhalb der Abteilung durch Bereitstellung relevanter Informationen zu verschiedenen Angelegenheiten, Berichten oder Statusaktualisierungen.
- Zusammenarbeit mit Mitgliedern der Abteilung Recht und Governance und Mitgliedern des administrativen Unterstützungsteams sowie mit anderen in verschiedenen Arbeitsgruppen/Teams/Task Forces im gesamten Sekretariat.
- Arbeiten mit dem höchsten Maß an Diskretion bei der Bereitstellung umfassender exekutiver Unterstützung für den General Counsel und den Leiter der Abteilung Recht und Governance.
- Eigenständige Beantwortung umfangreicher und vielfältiger Anfragen und Treffen von Entscheidungen, wenn mehrere Handlungsoptionen möglich sind.
- Regelmäßige Vorbereitung von Korrespondenz zu einer Vielzahl von Themen im Namen des General Counsel und des Leiters der Abteilung Recht und Governance sowie Erstellung von Protokollen von Besprechungen nach Bedarf.
Qualifikationen
Erforderlich:
- Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich (Betriebswirtschaft, Kommunikation usw.)
- Zwischen- bis fortgeschrittene Zertifizierung in Informatik und/oder relevante Erfahrung
Wünschenswert:
- Professionelle sekretarielle oder administrative Ausbildung von einer anerkannten Institution
Erfahrung
Erforderlich:
- Nachgewiesene sekretarielle/administrative Erfahrung in einem ähnlichen rechtlichen und governancebezogenen Umfeld und in einem multikulturellen Umfeld
- Umfangreiche praktische PC-Anwendung auf MS Office und anderen Anwendungen
Wünschenswert:
- Über 5 Jahre sekretarielle/administrative Erfahrung in einem ähnlichen rechtlichen und governancebezogenen Umfeld und in einem multikulturellen Umfeld
- Kenntnis der organisatorischen Struktur, des Personals und der administrativen Verfahren, Prozesse und Liefermechanismen des Global Fund
Sprachen
Ausgezeichnete Kenntnisse in Englisch und Französisch. Kenntnisse anderer Sprachen wären von Vorteil.
Organisatorische Kompetenzen
- Serviceorientierung
- Ergebnisorientierung
- Zusammenarbeit
- Interaktion
- Anpassungsfähigkeit
- Bewusstsein und Denkweise des Global Fund
Funktionale Kompetenzen
- Kommunikation
- Geschäft
- Projektmanagement
Der Global Fund rekrutiert erstklassige Talente für unsere offenen Positionen, um unsere Mission zu unterstützen, AIDS, Tuberkulose und Malaria als Epidemien zu beenden.
Executive Assistant, Legal and Governance Department Arbeitgeber: Geneva Com
Das Weltwirtschaftsforum ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten, das sich der Verbesserung des globalen Zustands widmet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit, operativer Exzellenz und persönlichem Wachstum fördert das Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation, während es gleichzeitig attraktive Vorteile und Entwicklungsmöglichkeiten für seine Mitarbeiter in Genf bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant, Legal and Governance Department erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Geneva Com
Wenn du auf der Website von Geneva Com stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant, Legal and Governance Department mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Geneva Com erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Geneva Com vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
