Finance and Budget Officer (P3)

Verantwortlichkeiten

• Budgetmanagement
  • Unterstützung des Leiters der Finanz- und Budgetabteilung bei der Umsetzung der budgetären Funktionen des Instituts.
  • Vorbereitung und Pflege des Budgettools für die ursprünglichen und überarbeiteten Biennium-Budgets.
  • Unterstützung bei der rechtzeitigen Vorbereitung, Konsolidierung und Einreichung des Biennium-Budgets des Instituts.
  • Überprüfung von Haushaltsvorschlägen, Bereitstellung von Empfehlungen zur Finalisierung und Analyse von Abweichungen zwischen genehmigten Budgets und tatsächlichen Ausgaben.
  • Verwaltung und Überwachung der Mittel des Allgemeinen Fonds, Kostenpläne und Rückgewinnungsmechanismen unter Gewährleistung der Einhaltung der Richtlinien zur vollständigen Kostendeckung, der UN-Finanzvorschriften und -regeln sowie der festgelegten Richtlinien.
  • Bereitstellung von Informationen zu Budgetständen, Verpflichtungen, Ausgaben und nicht liquidierten Verpflichtungen zur Unterstützung eines effektiven Finanzmanagements und der Entscheidungsfindung.
  • Erstellung regelmäßiger Managementberichte und Abweichungsanalysen für den Abteilungsleiter.
  • Beratung des Programmteams hinsichtlich der Verfügbarkeit von Budgets, zukünftigen Verpflichtungen, Ausgabenmanagement und den finanziellen Auswirkungen operativer Entscheidungen.
• Einnahmen- und Ausgabenmanagement
  • Unterstützung der Einhaltung der IPSAS-Rechnungslegungsstandards und der UN-Finanzvorschriften und -regeln.
  • Entwicklung und Pflege von Prognosemechanismen für Ausgabenprognosen und Cash-Planung.
  • Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Budget des Allgemeinen Fonds und Berichterstattung über Abweichungen zur Korrektur.
  • Überwachung von Zuschussvereinbarungen, genaue Einnahmeaufzeichnung und Überprüfung/ Genehmigung verwandter Forderungstransaktionen.
  • Überwachung von Bargeldbeständen, Budgetnutzung und Zuweisungsbeständen; Beratung der Manager zu Korrekturmaßnahmen.
  • Überprüfung von Zuschüssen und Vereinbarungen, um die Einhaltung der finanziellen Richtlinien, Vorschriften und Berichtspflichten sicherzustellen.
• Kontoanalyse und -überwachung
  • Überprüfung und Abstimmung von Konten in regelmäßigen Abständen zur Sicherstellung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität der ERP-Systemtransaktionen.
  • Unterstützung bei der Erstellung von Managementkonten und finanziellen Analysen zur Unterstützung der Leistungsüberwachung und Bereitstellung finanzieller Beratung für Programme und das obere Management.
  • Identifizierung von Unregelmäßigkeiten, Diskrepanzen und problematischen Transaktionen; Sicherstellung einer zeitnahen Lösung.
  • Sicherstellung, dass Buchhaltungs-, Berichtswesen- und interne Kontrollsysteme effektiv arbeiten und die Aufzeichnungen genau geführt werden.
  • Unterstützung durch Beantwortung von Anfragen, Problemlösung und Empfehlung geeigneter Lösungen.
  • Recherche und Analyse finanzieller und betrieblicher Informationen, die für Antworten auf Anfragen des Managements, Programmrequests, Spenderanfragen und Prüfungsbeobachtungen erforderlich sind.
• Finanzberichterstattung
  • Vorbereitung und Überprüfung von Finanzberichten für Spender zur Nutzung von Mitteln, um Genauigkeit und Einhaltung der Anforderungen der Spender sicherzustellen.
  • Teilnahme an der monatlichen und jährlichen Abschlussbuchung und Mitwirkung an der Erstellung der IPSAS-konformen Unternehmensabschlüsse von UNITAR.
  • Analyse finanzieller Daten und Bereitstellung von Kontoinformationen, die für Finanzberichte und Managementberichte erforderlich sind.
  • Koordination mit Programmmanagern zur Mittelverwendung und Projektbilanzen sowie Erstellung von Finanzberichten für Spender.
• Transaktionale Unterstützung und Prozessverbesserung
  • Überprüfung, Verarbeitung und Genehmigung finanzieller Transaktionen gemäß den UN-Finanzvorschriften und -regeln; Pflege genauer Aufzeichnungen über Einträge und unterstützende Dokumentation.
  • Sicherstellung einer zeitnahen Bearbeitung von Zahlungen auf effiziente Weise und in Übereinstimmung mit den festgelegten Verfahren.
  • Servieren als Kontaktstelle für Mitarbeiter, UN-Agenturen und externe Partner zur Erleichterung der Transaktionsverarbeitung.
  • Empfehlung und Implementierung von Verbesserungen der finanziellen Transaktionsprozesse zur Steigerung der Standardisierung, Effizienz und Effektivität.
  • Management von Prozessverbesserungs- und digitalen Entwicklungsinitiativen im Einklang mit dem Arbeitsplan der Finanz- und Budgetabteilung.
• Allgemein
  • Erfüllung anderer Aufgaben, die vom Abteilungsleiter zugewiesen werden.

Kompetenzen

• Professionalität – Beherrschung der Prinzipien von Finanzen, Rechnungswesen, Budgetierung und Finanzmanagement, einschließlich IPSAS und UN-Finanzvorschriften.
• Planung & Organisation – Entwicklung klarer Ziele, Identifizierung priorisierter Aktivitäten und Anpassung der Prioritäten mit minimaler Aufsicht.
• Teamarbeit – Zusammenarbeit mit Kollegen, Wertschätzung der Ideen anderer und Unterstützung von Teamentscheidungen.
• Kundenorientierung – Berücksichtigung aller Interessengruppen als Kunden und Bestreben, deren Bedürfnisse zu verstehen, um produktive Partnerschaften aufrechtzuerhalten.
• Verantwortlichkeit – Übernahme von Verantwortung, Lieferung hochwertiger Ergebnisse innerhalb von Fristen und Förderung einer Kultur der Transparenz und kontinuierlichen Verbesserung.
• Technologisches Bewusstsein – Auf dem Laufenden bleiben über relevante technologische Entwicklungen und deren Anwendung zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Minimale Anforderungen

• Bildung: Fortgeschrittenes Hochschulstudium (Master oder gleichwertig) in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich. Berufliche Zertifizierungen wie CPA, CA oder gleichwertig sind wünschenswert.
• Erfahrung: Mindestens fünf Jahre fortschreitende verantwortliche Erfahrung in Finanzen, Rechnungswesen und Budgetmanagement. Kenntnisse der UN-Finanzvorschriften, IPSAS und ERP-Systeme (Oracle, SAP oder ähnlich) sind erforderlich. Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, sind erforderlich. Erfahrung in Datenanalytik ist wünschenswert.
• Sprache: Fließende Englischkenntnisse erforderlich; Kenntnisse in Französisch wünschenswert. Kenntnisse einer weiteren UN-Arbeitssprache sind von Vorteil.

Besondere Hinweise

• UNITAR setzt sich für die Erreichung von Vielfalt in der Belegschaft in Bezug auf Geschlecht, Nationalität und Kultur ein. Qualifizierte Frauen, Personen aus Minderheitengruppen, indigenen Gruppen und Menschen mit Behinderungen werden ermutigt, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden streng vertraulich behandelt.
• Englisch und Französisch sind die beiden Arbeitssprachen von UNITAR. Bewerber aus unterrepräsentierten Regionen bei UNITAR wird Vorrang eingeräumt. Es gibt eine Probezeit von 12 Monaten.
• Keine Gebühr: UNITAR erhebt zu keinem Zeitpunkt des Rekrutierungsprozesses (Bewerbung, Interview, Verarbeitung oder Schulung) eine Gebühr. UNITAR beschäftigt sich nicht mit Informationen zu Bankkonten von Bewerbern.