Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze ein dynamisches Team bei der Organisation von Veranstaltungen und Reisevorbereitungen.
- Unternehmen: Innovative NGO, die sich für internationale Sicherheit und Frieden einsetzt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationales Umfeld und die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Arbeiten in einem kreativen und schnelllebigen Umfeld mit tollen Karrieremöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage aktiv zur globalen Sicherheit bei.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung in Logistik und Verwaltung, gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 56250 - 68750 € pro Jahr.
Standort: Genf, Schweiz. Flexibel innerhalb Europas; innerhalb von 2 Stunden von CET. Dauer: 12 Monate, mit der Möglichkeit der Verlängerung. Startdatum: September.
Hintergrund: Die Digital Conflict Directorate von HD ist an vorderster Front tätig, um die negativen Auswirkungen von Technologien auf den internationalen Frieden und die Sicherheit zu mindern. Wir suchen einen Logistics and Administrative Associate, der das Team in den Bereichen KI, Cyber, Informationsbedrohungen und Weltraum unterstützt. Der Associate würde die alltäglichen Abläufe der Direktion unterstützen sowie bei der Organisation von Veranstaltungen, Dialogen, Reisen und Unterkünften für Teammitglieder helfen. Er wäre ein Kernmitglied der 20-köpfigen Digital Conflict Directorate von HD und Teil eines dynamischen, schnelllebigen und innovativen Teams innerhalb von HD.
Verantwortlichkeiten und erwartete Ergebnisse:
- Unterstützung der Digital Conflict Directorate bei Reisen und Vorbereitung von Aktivitäten und Meetings: Organisation von Konferenzen, Dialogen und anderen Meetings in Abstimmung mit relevanten HD-Teammitgliedern;
- Bearbeitung von Reisevorbereitungen für HD-Teammitglieder, externe Berater und Teilnehmer an Meetings gemäß den Richtlinien von HD;
- Verhandlung von Preisen, Vorbereitung von Verträgen und Vereinbarungen mit externen Anbietern;
- Validierung von Rechnungen im Zusammenhang mit allen Reise- und Meetingausgaben gemäß den internen Richtlinien von HD;
- Vorbereitung von administrativen Berichten über wichtige Ereignisse und Reiseaktivitäten;
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Reisegenehmigungen für relevante HD-Teammitglieder, Berater und Teilnehmer an Meetings;
- Bearbeitung von Logistikzahlungen gemäß den Richtlinien von HD;
- Bereitstellung von Kostenschätzungen für Logistikzwecke zur Budgetplanung.
Koordination monatlicher Rechnungen und Spesenabrechnungen: Kontrolle und Validierung von Spesenabrechnungen und Rechnungen, einschließlich Überprüfung der unterstützenden Dokumente gemäß den Richtlinien von HD; Sicherstellung der erforderlichen Genehmigung wichtiger administrativer Dokumente; Abstimmung mit relevanten Interessengruppen zu administrativen Angelegenheiten; Abstimmung mit anderen Veranstaltungs- und Logistikmitarbeitern.
Durchführung zusätzlicher Aufgaben auf Anfrage des Vorgesetzten im Einklang mit der Rolle.
Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen:
- 3-5 Jahre Erfahrung in einer Logistik- und Verwaltungsfunktion;
- Vorerfahrung in Reisevorbereitungen und/oder einer NGO mit Sitz in der Schweiz ist von Vorteil;
- Gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse;
- Gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite; Erfahrung mit KI-Tools ist von Vorteil;
- Starke Detailgenauigkeit;
- Autonomie und eine problemlösende Einstellung;
- Teamgeist und starke Kommunikationsfähigkeiten.
HD fördert Chancengleichheit in der Beschäftigung.
Schlussdatum: 26. August
Logistics and Administrative Associate Arbeitgeber: Geneva Com
Das Weltwirtschaftsforum ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten, das sich der Verbesserung des globalen Zustands widmet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit, operativer Exzellenz und persönlichem Wachstum fördert das Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation, während es gleichzeitig attraktive Vorteile und Entwicklungsmöglichkeiten für seine Mitarbeiter in Genf bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Logistics and Administrative Associate erhalten könntest
✨Nutze lokale Jobmessen
In der Logistik gibt es oft spezielle Jobmessen und Karriereevents, wo du direkt mit Firmen in Kontakt treten kannst. Schau dich um, welche Messen in deiner Nähe stattfinden und geh hin, um Beziehungen aufzubauen und dich persönlich vorzustellen.
✨Präsentiere dich regional
Lokale Netzwerke und Gruppen sind Gold wert in der Logistik. Tritt regionalen Logistik- oder Transportverbänden bei, um tolle Kontakte zu knüpfen und dein Netzwerk auszubauen. So bleibst du im Gespräch und wirst bei neuen Stellenangeboten sicher wahrgenommen.
✨Zeige deine Flexibilität
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, sei bereit, verschiedene Rollen im Logistikbereich zu übernehmen. Betone in deiner Kommunikation deine Anpassungsfähigkeit und deine Bereitschaft, in verschiedenen Bereichen zu unterstützen – das könnte dir einen Vorteil bei Geneva Com verschaffen.
✨Bewirb dich direkt auf der Unternehmensseite
Das Bewerben über unsere Webseite ist ein echt smarter Move. Oft findest du dort spezifische Informationen und zusätzliche Einblicke, die dir helfen können, dein Bewerbungsgespräch bei Geneva Com zu rocken. Also zögere nicht und schick deine Bewerbung direkt raus!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Logistics and Administrative Associate mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine Erfahrung im Umgang mit Logistik-Tools!:Wenn du dich für die Stelle bei Geneva Com bewirbst, solltest du unbedingt deine Kenntnisse in speziellen Logistik-Software-Tools und Warenwirtschaftssystemen hervorheben. Das zeigt, dass du direkt einsetzbar bist und verstehst, wie der Betrieb funktioniert.
Quantifiziere deine Erfolge!:Egal ob im Lebenslauf oder im Anschreiben, setze Zahlen ein, um deinen bisherigen Erfolg in der Logistik zu belegen. Hast du Prozesse optimiert? Wie viel Zeit oder Kosten konntest du einsparen? Das macht deine Bewerbung für Geneva Com viel überzeugender.
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit!:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, dass du deine Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung und Anpassung an neue Situationen betonst. Das kannst du zum Beispiel in deinem Anschreiben ansprechen, um zu zeigen, dass du bereit bist, Herausforderungen direkt zu meistern.
Hast du Unterlagen oder Zertifikate zur Logistik?:Falls du relevante Qualifikationen, Schulungen oder Zertifikate hast, solltest du diese unbedingt beifügen. Sie zeigen nicht nur dein fachliches Wissen, sondern auch, dass du dich kontinuierlich weiterbildest. Das kommt bei Geneva Com sicherlich gut an!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Geneva Com vorbereitet
✨Zeige deine Kenntnisse im Umgang mit Logistiksoftware
In der Logistik ist es wichtig, sich mit verschiedenen Softwarelösungen auszukennen, wie z.B. SAP oder Warehouse-Management-Systemen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu stellen, wie du mit diesen Tools umgehst oder welche Erfahrungen du bereits damit hast. Das zeigt dein technisches Verständnis und deine Anpassungsfähigkeit.
✨Verstehe die Abläufe der Supply Chain
Sei bereit, über deine Kenntnisse in der Supply Chain zu sprechen. Du solltest in der Lage sein, verschiedene Schritte und Herausforderungen im Logistikprozess zu erklären. Vielleicht kannst du ein Beispiel aus deiner bisherigen Erfahrung nennen, um deine Kompetenzen zu unterstreichen.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit betonen
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, wird dein Arbeitgeber besonders darauf achten, wie schnell du dich einarbeiten kannst. Betone deine Lernbereitschaft und wie du in der Vergangenheit schnell auf Veränderungen reagiert hast. Das gibt dem Unternehmen Sicherheit, dass du bei Bedarf sofort einspringen kannst.
✨Praxisbeispiel für Stressbewältigung vorbereiten
In der Logistik kommt es häufig zu stressigen Situationen, sei es durch enge Deadlines oder unerwartete Probleme. Überlege dir einen konkreten Fall, in dem du unter Druck erfolgreich gearbeitet hast, und erkläre, wie du die Situation gemeistert hast. Das zeigt, dass du die Herausforderungen des Berufs verstehst und damit umgehen kannst.
