Convention Bureau Coordinator (80 à 100%)

Missions principales

• Préparer, personnaliser et suivre les dossiers de candidatures pour les congrès futurs dans la destination Genève (Bidbook, lettres de soutien, etc.), en coordination avec les Senior Managers.
• Coordonner les différents partenaires externes (centres de congrès, hôtels, venues et autres partenaires) pour les différentes candidatures de congrès.
• Gérer et négocier les prix avec les hôtels et les centres de congrès ainsi que la validation de factures partenaires reçues dans le cadre de différentes activités (ex : site inspection, visites clients, etc.).
• Organiser les visites clients et assurer la coordination sur site (site inspections).
• Coordonner les échanges avec les partenaires institutionnels et professionnels clés (PCO, centres de congrès, partenaires événementiels), ainsi que le suivi des actions communes.
• Apporter un soutien opérationnel aux équipes dans l’organisation de projets et d’événements du Convention Bureau, en Suisse et à l’international.
• Contribuer à la mise à jour et à la gestion des bases de données et outils de suivi du département (CRM, contingents hôteliers, listes partenaires et fournisseurs, guide du coordinateur et calendriers partagés Palexpo/CICG, Bid Book).
• Contribuer à la mise à jour et à l’actualisation des supports de communication du département, en lien avec les dossiers de candidatures et les projets en cours.
• Assurer la coordination du Hotel City Wide Chart.
• Coordonner les séances et tenir les procès-verbaux des diverses séances (internes, Congress Board, PCO, Palexpo/CICG).
• Être le point de contact de l’outil "TOMAS" de réservation hôtels et de "Travefy" pour les sites visites.
• Assurer le suivi et les réponses de la boîte e-mail standard du département et autres tâches administratives.

Profil

• Vous êtes bénéficiaire d’une maturité ou d’un diplôme d’une école de tourisme ou hôtelière et justifiez de trois ans d’expérience dans le domaine événementiel, associatif, touristique, hôtelier ou des réservations.
• Vous disposez de connaissances approfondies de la destination "Genève" et de son offre, notamment en matière de centres de congrès et d’hébergement.
• Doté d’un excellent sens de l’organisation et d’une solide capacité de négociation, vous êtes à l’aise avec un travail de back office et appréciez la gestion de multiples dossiers simultanément en collaboration avec vos collègues.
• Diplomate, curieux, flexible et polyvalent, vous prenez plaisir à travailler en équipe et êtes à l’aise avec la gestion des outils de communication, tout en ayant un réel goût pour la rédaction de contenus en lien avec la destination et ses offres.
• Précis et rigoureux, vous maîtrisez les outils informatiques de la suite Office.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit niveaux C1–C2, et la maîtrise de l’allemand constitue un atout indéniable.
• Si vous êtes passionné par Genève et avez envie de rejoindre une équipe dynamique et engagée, alors vous êtes fait pour ce poste !