Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Organisation von Sitzungen und verwalte wichtige Dokumente.
- Unternehmen: Amt Odervorland, ein freundliches und hilfsbereites Team.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten und 31 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte die Verwaltung aktiv mit und entwickle deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbar, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)
In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet.
Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere
Aufgaben im Sekretariat
- Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,
- Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,
- Empfang und Betreuung von Besuchern,
- Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch be BPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate,
- Verteilung und Organisation interner Umläufe,
- Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),
- Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten,
- Führung der Handkasse,
- Führung und Organisation der Ablage,
- Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,
- Übernahme kleinererer Rechercheaufträge.
Aufgaben im Sitzungsdienst
- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien,
- Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,
- Fristensetzung und Fristenüberwachung,
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,
- Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle,
- Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.
• Sie bringen folgende Qualifizierung mit
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder
- eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z. B. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder
- eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.
Kaufmann für Büromanagement), wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt(z.
- B. im Sekretariat oder Terminmanagement),
- wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt(z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),
- wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD. Net,
- wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z. B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse,
- flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes,
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z. B. durch Goethe-Zertifikat),
- eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,
- Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,
- ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
- Führerschein Klasse B,
- einwandfreies Führungszeugnis.
Unser Angebot
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39Stunden,
- eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG6TVöD-VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist geplant),
- zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)), 6Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe, Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),
- ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
- ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt,
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
- zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- kostenlose Pkw-Parkplätze.
Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern.
Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i.
V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes.
Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseites unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.
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Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) Arbeitgeber: Geobasis Bb
Als Arbeitgeber im Bereich der Sozialarbeit bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem unterstützenden und kollegialen Umfeld zu arbeiten, das auf Teamarbeit und interdisziplinäre Zusammenarbeit setzt. Unsere Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung, die eine ausgewogene Work-Life-Balance fördert. Zudem engagieren wir uns aktiv für die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Angestellten und bieten ein attraktives Gehaltspaket sowie zusätzliche Benefits, die das Arbeiten in unserer Region besonders lohnenswert machen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Geobasis Bb
Wenn du auf der Website von Geobasis Bb stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Geobasis Bb erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Geobasis Bb vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
