Teamassistenz (m/w/d)

Über unsere Firma

Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel ist eine von der Bundesrepublik Deutschland (90%) und dem Land Schleswig-Holstein (10%) gemeinsam finanzierte Stiftung des öffentlichen Rechts. Es gehört zu den international führenden Einrichtungen auf dem
Gebiet der Meeresforschung. Durch unsere Forschung und unser Engagement im Transfer von Wissen und Technologie tragen wir maßgeblich zum Erhalt der Funktion und zum Schutz des Ozeans für kommende Generationen bei.

Die Forschungseinheit Marine Symbiosen des Forschungsbereichs 3 - Marine Ökologie bietet zum 01. Februar 2027 eine unbefristete Stelle als Teamassistenz (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Forschungseinheit im operativen Tagesgeschäft. Die Tätigkeit ist vielseitig, organisatorisch geprägt und eng mit Kommunikation und administrativen Abläufen verbunden.

• Selbstständige organisatorische und administrative Unterstützung der Forschungseinheit

• Budgetkoordination und -verwaltung der Drittmittelprojekte der Forschungseinheit

• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Stellenausschreibungen, Einstellungen) sowie Personalbetreuung

• Planung, Organisation, operative Unterstützung, sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen

• Organisation von Reisen und Aufenthalten für Fellows und Gäste

• Abstimmung mit internen und externen Dienstleister:innen (z. B. Catering, Technik, Locations)

• Betreuung der Webseiten der Forschungseinheit

Wir bieten

An einem Arbeitsplatz, direkt an der Kieler Förde mit vielen Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen:

• Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u.a. die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel

• Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen

• Ein spannendes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, wichtige Impulse für die Entwicklung nachhaltiger Lösungen zu setzen

• Spannende Themen in einem internationalen Umfeld

• Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung

• 31 Tage Urlaub + zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester

• Corporate Benefits für Mitarbeitende

• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen

Wir erwarten

Persönliche Fähigkeiten:

• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen

• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

• Eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit

• Belastbarkeit, Flexibilität, Multitasking und Teamfähigkeit

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent:in,
  Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ein vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder vergleichbare Kenntnisse

• mehrjährige nachgewiesene Berufserfahrung

• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint)

• Kenntnisse im Projekt- und Budgetkoordination sowie Personalwesen

Wünschenswert wären:

• Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe

• Berufliche Erfahrung in einem internationalen Umfeld und mit internationalen Projekten

• Erfahrung im Umgang mit Typo 3 / Webseiten Content-Management-Systemen (CMS) und SAP

• Affinität zu digitalen Tools und webbasierten Anwendungen (Webex)

• Verbindliches und professionelles Auftreten