Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen und organisiere spannende Abläufe im Welcome Centre.
- Unternehmen: Georg-August-Universität Göttingen – eine international renommierte Forschungsuniversität.
- Vorteile: Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten und einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Hochschule mit Fokus auf Diversität und Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Gestalte digitale Prozesse und unterstütze internationale Talente bei ihrem Aufenthalt in Göttingen.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Erfahrung im kaufmännischen Bereich, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
An der Georg-August-Universität Göttingen Stiftung Öffentlichen Rechts – Abteilung Göttingen International ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre (w/m/d) - Entgeltgruppe 8 TV-L - in Teilzeit mit 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu besetzen. Die Stelle ist für zunächst 2 Jahre zu besetzen.
Die Georg-August-Universität Göttingen ist eine weltweit kooperierende Forschungsuniversität, die ihren nationalen und internationalen Spitzenplatz unter den Universitäten erhalten will. Die Gewinnung und Unterstützung exzellenter Wissenschaftler*innen aus aller Welt ist ein wichtiger Bestandteil der Internationalisierung der Universität. Das Welcome Centre der Universität Göttingen ist die zentrale Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen und neuberufene Professor*innen aus dem Ausland sowie deren Familien. Es begleitet jährlich zahlreiche Gäste und Mitarbeitende aus dem Ausland bei Fragen rund um Ankunft, Aufenthalt, universitäre Abläufe und Leben in Göttingen. Dabei verbindet das Welcome Centre persönliche Beratung mit strukturierten Serviceprozessen und einer digitalen Fallbearbeitung über das CRM-System MS Dynamics.
Für diese vielseitige Schnittstellenfunktion suchen wir eine engagierte Person, die Freude an internationaler Kommunikation, serviceorientierter Organisation und der Mitgestaltung digitaler Arbeitsprozesse hat.
Ihre Aufgaben:
- Besetzung des Front Office als erste Anlaufstelle für internationale Wissenschaftler*innen, Gäste und weitere Zielgruppen des Welcome Centre in Präsenz, per E-Mail über die zu betreuende Funktionsmailadresse und telefonisch.
- Entgegennahme, Sichtung und Zuordnung eingehender Anfragen.
- Erteilung von Erstauskünften zu standardisierten Abläufen, Zuständigkeiten, Unterlagen und Kontaktwegen in deutscher und englischer Sprache.
- Weiterleiten von Anfragen an die zuständigen Stellen innerhalb und außerhalb des Welcome Centre.
- Terminierung und organisatorische Vorbereitung von Beratungskontakten.
- Mitgestaltung, laufende Weiterentwicklung und Anpassung der CRM-Arbeitsumgebung in MS Dynamics.
- Pflege und Wartung der CRM-Arbeitsumgebung.
- Gemeinsames Arbeiten an MS Dynamics mit den Mitarbeitenden des Welcome Centres.
- Unterstützung der Beratung / Erstberatung im Welcome Centre.
- Organisation der allgemeinen Abläufe im Sekretariats- und Empfangsbereich des Welcome Centre.
- Unterstützung bei Veranstaltungen.
Ihr Profil:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, den Angestelltenlehrgang I oder eine gleichwertige Berufsausbildung oder Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
- Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, kommunizieren sicher, freundlich und adressatengerecht mit unterschiedlichen Zielgruppen.
- Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch Selbständigkeit, Serviceorientierung und eine hohe Einsatzbereitschaft aus, in Ihrem Auftreten sind Sie freundlich und zielorientiert.
- Sie haben Freude daran, Abläufe zu ordnen, Informationen nachvollziehbar zu dokumentieren und digitale Arbeitsprozesse mitzugestalten.
- Erfahrung im Umgang mit internationalen Fach- und Führungskräften und Wissenschaftler*innen ebenso wie mit Behörden und universitären Strukturen sind von Vorteil.
- Sie verfügen über gute Ortskenntnisse und die regionalen Strukturen in Südniedersachsen sind Ihnen vertraut.
- Ein sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket sowie mit Internetanwendungen ist für Sie selbstverständlich.
- Vorkenntnisse im CRM-System MS Dynamics oder die Bereitschaft, sich vertieft in das System einzuarbeiten sind ausdrücklich erwünscht.
Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld, in dem persönliche Kommunikation, serviceorientierte Beratung und die Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse eng miteinander verbunden sind.
Die Universität Göttingen strebt in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Sie versteht sich zudem als familienfreundliche Hochschule und fördert die Vereinbarkeit von Wissenschaft/Beruf und Familie. Der beruflichen Teilhabe von schwerbehinderten Beschäftigten sieht sich die Universität in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Bei gleicher Qualifikation erhalten Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung den Vorzug. Eine Behinderung bzw. Gleichstellung ist zur Wahrung der Interessen bereits in die Bewerbung aufzunehmen.
Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit allen wichtigen Unterlagen bis zum 23.07.2026 ausschließlich über das Bewerbungsportal http://obp.uni-goettingen.de/de-de/OBF/Index/76542 ein. Auskunft erteilt Herr Heinrich Hagel, E-Mail: heinrich.hagel@zvw.uni-goettingen.de, Tel. +495513921793.
Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass die Einreichung der Bewerbung eine datenschutzrechtliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten durch uns darstellt. Näheres zur Rechtsgrundlage und Datenverwendung finden Sie im Hinweisblatt zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Assistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre (w/m/d) Arbeitgeber: Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Die Georg-August-Universität Göttingen bietet eine herausragende Arbeitsumgebung, die von internationaler Zusammenarbeit und einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung geprägt ist. Als Teil des Welcome Centres haben Sie die Möglichkeit, in einem dynamischen Team zu arbeiten, das sich der Unterstützung internationaler Wissenschaftler*innen widmet und dabei innovative digitale Prozesse mitgestaltet. Die Universität fördert aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf Diversität und Inklusion, was sie zu einem attraktiven Arbeitgeber macht.
Kontaktdaten:
Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre (w/m/d) erhalten könnten
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz / Front Office und CRM im Welcome Centre (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Georg-August-Universität Zentr. Universitätsverwaltung verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
