Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Das Unternehmen ist eine inhabergeführte Beteiligungsholding mit Sitz in Dortmund. Das Unternehmen wurde 2010 gegründet und hat sich sehr erfolgreich entwickelt. Heute gehören dem Beteiligungsportfolio Unternehmen mit mehr als 2.300 Mitarbeitenden an. Die Beteiligungen stammen aus den Bereichen Dienstleistungen, Gebrauchsgüter, Industrie, Immobilien sowie IT. Die Beteiligungsperspektive ist langfristig. Der Führungsansatz basiert auf hohen unternehmerischen Werten und der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem Management, um Wertsteigerungspotenziale zu erkennen und erfolgreich zu entwickeln. Die Holding selbst besteht aus einem engagierten, 8-köpfigen Team und berichtet direkt an die Gesellschafter.

Ihr Verantwortungsbereich: In dieser spannenden Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Betreuung und Steuerung der Unternehmensbeteiligungen, dabei wirken Sie mit an juristisch-administrativen, organisatorischen und kommunikativen Prozessen. Ihr Aufgabenbereich vereint klassische Assistenz- und Office-Management-Aufgaben mit rechtsnahen Tätigkeiten.

• Organisatorisch-administrative Aufgaben: Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, eigenverantwortliche Koordination und Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen, Erstellung und Überarbeitung von Korrespondenz, Präsentationen und Protokollen, Betreuung von und Kommunikation mit Geschäftspartnern, Beteiligungen, Dienstleistern, Behörden und Gesellschaftern.
• Rechts- und personalnahe Tätigkeiten: Mitwirkung an der Bearbeitung und Verwaltung von gesellschaftsrechtlichen, vertragsrechtlichen und steuerlich relevanten Dokumenten, Erstellung, Unterstützung, Prüfung und Ablage von Verträgen und Beschlussvorlagen, Kommunikation mit Notaren, Steuerberatern, Anwaltskanzleien und Behörden, Verantwortung für Personalthemen: Vertragsvorbereitung, Versicherungsunterlagen, On-/Offboarding, Personaladministration, Lohnbuchhaltung, etc., Qualitätssicherung bei der Abwicklung rechtlich-administrativer Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe.

Ihre Qualifikation: Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellter, Rechtsfachwirt, Bürokaufmann, Kaufmann für Büromanagement o.ä., mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, einer Kanzlei/Sozietät, im Beteiligungsmanagement oder bei einem Finanzinstitut, sicherer Umgang mit rechtlichen Dokumenten (Verträge, Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten, etc.) und ein sehr gutes Verständnis für rechtliche und steuerliche Zusammenhänge, Organisationstalent, Eigenverantwortung und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) und Offenheit für neue Tools, souveränes, freundliches Auftreten, höchste Diskretion und Loyalität sind für Sie selbstverständlich, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie korrespondenzsicheres Englisch, weitere Sprachen sind von Vorteil.

Ihre Benefits: Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenständigkeit, kurze Entscheidungswege in einem familiären, professionellen Umfeld, ein modernes, hochwertig ausgestattetes Büro in zentraler Lage in Dortmund, flexible Arbeitszeiten; mobiles Arbeiten nach Absprache möglich, ein attraktives Gehalt und langfristige Perspektiven in einem wachstumsstarken Unternehmen, direkter Kontakt zur Geschäftsführung und Bearbeitung von Schlüsselthemen der Unternehmensgruppe, ein wertschätzendes Miteinander – wir leben Offenheit, Integrität und Teamgeist.