Als Document Controller (m/w/d) am LNG-Terminal stellen Sie die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller kontrollierten Dokumente sicher.
Sie verantworten strukturierte Dokumentenprozesse, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß internen Vorgaben, Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen verwaltet werden.
Damit leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Auditfähigkeit, Compliance und zur Sicherstellung der Betriebsgenehmigung des Terminals.
Als Document Controller (m/w/d) am LNG-Terminal stellen Sie die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller kontrollierten Dokumente sicher.
Sie verantworten strukturierte Dokumentenprozesse, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß internen Vorgaben, Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen verwaltet werden.
Damit leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Auditfähigkeit, Compliance und zur Sicherstellung der Betriebsgenehmigung des Terminals.
Was Sie mitbringen
Ausbildung & Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, im Industriekaufwesen oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
- Alternativ ein abgeschlossenes Studium, z. b. im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder Informationsmanagement
- Oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. relevante Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, z. B. als Document Controller (m/w/d), in der technischen Sachbearbeitung oder im Qualitätsmanagement
- Erfahrung im Umgang mit technischer Dokumentation und strukturierten Dokumentenprozessen in einem industriellen oder projektorientierten Umfeld von Vorteil
- Erfahrung in der Dokumentenkontrolle großer Anlagenbau- oder Energieprojekte sowie im Umgang mit Lieferanten- und EPC-Dokumentation ist von Vorteil
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentationsprozessen in einem technischen oder industriellen Umfeld von Vorteil
Fachliche Expertise
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. EDMS, DMS, SharePoint, SAP)
- Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Freigabeprozesse
- Kenntnisse von Dokumentennummerierung, Revisions- und Statuscodes, Transmittals, MDR/MDL, Prüfläufen und technischen Übergabedossiers sind von Vorteil
- Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement (z. B. ISO-Strukturen) von Vorteil
Arbeitsweise & Kompetenzen
- Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägtes Organisationsvermögen
- Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und Dokumentationsstrukturen
- Sicherer Umgang mit Excel für die Pflege, Auswertung und Nachverfolgung umfangreicher Documentenregister ist wünschenswert
Zusammenarbeit & Kommunikation
- Gute Kommunikationsfähigkeit im Austausch mit unterschiedlichen Fachbereichen
- Fähigkeit, komplexe Anforderungen verständlich zu strukturieren
Sprachen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihre Aufgaben
Dokumentenmanagement & Systeme
- Sie verwalten das Dokumentenmanagementsystem (EDMS/DMS) und stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt, aktuell und versioniert vorliegen
- Sie führen das Master Document Register (MDR/MDL) einschließlich Dokumentennummer, Revision, Status, Verantwortlichkeit und Fälligkeit und gleichen es regelmäßig mit den vertraglichen Dokumentenlisten ab
- Sie prüfen eingehende Dokumente formal auf Nummerierung, Revision, Metadaten, Lesbarkeit und Vollständigkeit und leiten sie an die fachlich zuständigen Prüfer weiter; die technische Bewertung und Freigabe verbleiben bei den Fachbereichen
- Sie steuern Dokumentenprozesse von Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung
- Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
- Sie unterstützen Fachbereiche bei der Erstellung, Formatierung und Aktualisierung von Dokumenten, Vorlagen und Arbeitsanweisungen
Dokumentation, Qualität & Compliance
- Sie stellen sicher, dass alle Dokumente internen Vorgaben, Qualitätsstandards (z. B. ISO 9001) und regulatorischen Anforderungen entsprechen
- Sie führen regelmäßige Dokumentenprüfungen durch und sichern Vollständigkeit, Konsistenz und korrekte Klassifizierung
- Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
- Sie bereiten Dokumentationen für Audits, Inspektionen und behördliche Prüfungen vor
- Sie koordinieren die formale Zusammenstellung der Lieferanten- und Auftragnehmerdokumentation, einschließlich Prüfberichten, Zertifikaten, ITP-/FAT-Unterlagen, Release Notes und Abschlussdossiers, soweit vertraglich gefordert
Koordination & Schnittstellen
- Sie sind zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um Dokumentenkontrolle
- Sie koordinieren sich mit Fachbereichen, Projekten und externen Partnern zur strukturierten Dokumentenbereitstellung
- Sie steuern den Dokumentenaustausch mit EPC-Auftragnehmern, Lieferanten und Prüforganisationen über die festgelegten Projektkanäle und dokumentieren Ein- und Ausgänge sowie Verteiler nachvollziehbar
- Sie pflegen Dokumentenlisten, Verteilstrukturen und Ablagesysteme
- Sie pflegen Dokumenten- und Korrespondenzregister mit Status, Fristen und Historie und führen während der Projektphase regelmäßige Abstimmungen mit Engineering, Quality, Expediting, Construction und Commissioning durch
Unterstützung des Qualitätsmanagements
- Sie unterstützen die Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
- Sie stellen sicher, dass Dokumente, Abweichungen und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert und archiviert sind
- Sie unterstützen die geordnete Übergabe der technischen Enddokumentation und As-built-Unterlagen an Betrieb und Instandhaltung und verfolgen offene Dokumente bis zur vereinbarten Schließung
Schulung & Anwenderunterstützung
- Sie unterstützen Mitarbeitende im Umgang mit Dokumentensystemen und -prozessen
- Sie führen Einweisungen durch und unterstützen bei Fragen zu Struktur, Nutzung und Ablage
Reporting & Weiterentwicklung
- Sie erstellen Kennzahlen und Auswertungen zur Dokumentenqualität und Prozessperformance
- Sie berichten insbesondere zu fälligen und überfälligen Submittals, Prüfrückläufen, Wiederholvorlagen, Dokumentenlücken und Vollständigkeit der Übergabedossiers
- Sie identifizieren Verbesserungspotenziale und unterstützen die Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen
Das bieten wir Ihnen
Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum sowie attraktive, marktgerechte Rahmenbedingungen. Gerne geben wir Ihnen im persönlichen Austausch weitere Einblicke in unser Gesamtpaket.
Chancengleichheit ist für uns selbstverständlich
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und stellen sicher, dass alle Bewerberinnen und Bewerber unabhängig von persönlichen Merkmalen fair und respektvoll berücksichtigt werden.
#J-18808-Ljbffr
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Document Controller (m/w/d) in Brunsbüttel erhalten könntest
✨Netzwerk über Finanz-Meetups
Schau dir lokale Finance- oder Controlling-Meetups an – dort kannst du nicht nur Wissen austauschen, sondern auch potenzielle Kollegen und Entscheidungsträger aus der Branche treffen. Networking ist hier das A und O!
✨Zertifikate nutzen
Hast du dich schon über relevante Zertifikate in der Controlling-Branche informiert? Viele Unternehmen legen darauf Wert! Wenn du so ein Zertifikat hast, erwähne es unbedingt in Gesprächen oder Netzwerken.
✨Präsenz auf Unternehmens-Events
Zusätzlich solltest du an Unternehmensveranstaltungen teilnehmen. Diese bieten dir die Chance, direkt mit Vertretern von Firmen wie German LNG Terminal ins Gespräch zu kommen. Wir können persönliche Kontakte oft nur schwer ersetzen!
✨Direkte Bewerbung durch unsere Plattform
Wenn dich die Stelle als Document Controller (m/w/d) bei German LNG Terminal interessiert, warte nicht zu lange! Bewirb dich über unsere Website – so hebst du dich gleich ab und zeigst dein Interesse. Zeig uns, dass du bereit bist, Teil ihres Teams zu werden!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zahlen, Daten, Fakten – das Herzstück deines CVs!:Im Controlling sind präzise Zahlen und Analysen entscheidend. Achte darauf, deine Erfolge quantifiziert darzustellen – zum Beispiel durch konkrete Einsparungen oder Umsatzsteigerungen. Nutze Zahlen, um deine Fähigkeiten hervorzuheben, damit wir bei German LNG Terminal sofort sehen, was du drauf hast!
Zeig uns deine Software-Skills!:Stellar Software-Kenntnisse sind im Controlling ein absolutes Muss. Vergiss nicht, Programme wie Excel oder spezielle Controlling-Tools in deinem Lebenslauf aufzuführen. Vielleicht hast du auch eine Zertifizierung in einem dieser Programme? Zeig uns, dass du fit bist im Umgang mit den gängigen Werkzeugen!
Motivation und Lernbereitschaft im Anschreiben!:Bei einer Vollzeitstelle im Controlling suchen wir nicht nur nach Erfahrung, sondern auch nach jemandem, der motiviert ist, immer dazuzulernen. Teile im Anschreiben mit, warum du dich für Document Controller (m/w/d) bei German LNG Terminal interessierst und was du dir von dieser Position versprichst. Zeig uns deine Begeisterung!
Erzähl uns von deinem Projekt!:Falls du Erfahrung mit relevanten Projekten hast, sei es durch Praktika oder Studienarbeiten, zögere nicht, darüber zu berichten! Eine kurze Zusammenfassung deiner wichtigsten Projekte zeigt uns, wie du dein theoretisches Wissen in der Praxis umsetzt. Wir lieben es, spannende Geschichten zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei German LNG Terminal vorbereitet
✨Zeige deine analytischen Fähigkeiten!
Im Controlling dreht sich alles um Zahlen und Analysen. Bereite dich darauf vor, in deinem Interview konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Daten ausgewertet oder Berichte erstellt hast. Das kann dich von anderen Kandidaten abheben!
✨Familiarisiere dich mit den gängigen Tools
Du wirst wahrscheinlich mit Software wie SAP oder Excel arbeiten müssen. Zeige dein Know-how in diesen Tools und vielleicht sogar einige spannende Projekte, die du damit realisiert hast. Das hilft, dein technisches Verständnis zu präsentieren und gibt dem Interviewer Sicherheit in deiner praktischen Umsetzung.
✨Sprich über deine Teamarbeit
Im Controlling ist es oft wichtig, mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit in Teams gearbeitet und kommuniziert hast. Deine sozialen Kompetenzen können den Ausschlag geben, vor allem in einer Vollzeitstelle, wo du eng mit anderen zusammenarbeiten wirst.
✨Sei bereit für Fallstudien!
In einem Vollzeit-Controlling-Interview könnten dir Fallstudien präsentiert werden, um deine Problemlösungsfähigkeiten zu testen. Übe, wie du anhand von Zahlen und Metriken Entscheidungen treffen würdest. Das zeigt, dass du analytisch denkst und auch unter Druck fundierte Entscheidungen treffen kannst.
