Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Dokumente und sorge für deren Integrität und Verfügbarkeit am LNG-Terminal.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen im Energiesektor mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Modernes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Chancengleichheit ist uns wichtig – wir freuen uns auf vielfältige Bewerbungen.
- Warum dieser Job: Trage zur Compliance und Qualitätssicherung in einem spannenden Projekt bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Dokumentenmanagement oder verwandten Bereichen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Als
Document Controller (m/w/d) am LNG-Terminal stellen Sie die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller kontrollierten Dokumente sicher.
Sie verantworten strukturierte Dokumentenprozesse, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß internen Vorgaben, Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen verwaltet werden.
Damit leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Auditfähigkeit, Compliance und zur Sicherstellung der Betriebsgenehmigung des Terminals.
Als
Document Controller (m/w/d) am LNG-Terminal stellen Sie die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller kontrollierten Dokumente sicher.
Sie verantworten strukturierte Dokumentenprozesse, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß internen Vorgaben, Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen verwaltet werden.
Damit leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Auditfähigkeit, Compliance und zur Sicherstellung der Betriebsgenehmigung des Terminals.
- Was Sie mitbringen
- Ausbildung & Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, im Industriekaufwesen oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
- Alternativ ein abgeschlossenes Studium, z. b. im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder Informationsmanagement
- Oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. relevante Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, z.
B. als Document Controller (m/w/d), in der technischen Sachbearbeitung oder im Qualitätsmanagement
- Erfahrung im Umgang mit technischer Dokumentation und strukturierten Dokumentenprozessen in einem industriellen oder projektorientierten Umfeld von Vorteil
- Erfahrung in der Dokumentenkontrolle großer Anlagenbau- oder Energieprojekte sowie im Umgang mit Lieferanten- und EPC-Dokumentation ist von Vorteil
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentationsprozessen in einem technischen oder industriellen Umfeld von Vorteil
- Fachliche Expertise
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. EDMS, DMS, Share Point, SAP)
- Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Freigabeprozesse
- Kenntnisse von Dokumentennummerierung, Revisions- und Statuscodes, Transmittals, MDR/MDL, Prüfläufen und technischen Übergabedossiers sind von Vorteil
- Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement (z. B. ISO-Strukturen) von Vorteil
- Arbeitsweise & Kompetenzen
- Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägtes Organisationsvermögen
- Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und Dokumentationsstrukturen
- Sicherer Umgang mit Excel für die Pflege, Auswertung und Nachverfolgung umfangreicher Documentenregister ist wünschenswert
- Zusammenarbeit & Kommunikation
- Gute Kommunikationsfähigkeit im Austausch mit unterschiedlichen Fachbereichen
- Fähigkeit, komplexe Anforderungen verständlich zu strukturieren
- Sprachen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ihre Aufgaben
- Dokumentenmanagement & Systeme
- Sie verwalten das Dokumentenmanagementsystem (EDMS/DMS) und stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt, aktuell und versioniert vorliegen
- Sie führen das Master Document Register (MDR/MDL) einschließlich Dokumentennummer, Revision, Status, Verantwortlichkeit und Fälligkeit und gleichen es regelmäßig mit den vertraglichen Dokumentenlisten ab
- Sie prüfen eingehende Dokumente formal auf Nummerierung, Revision, Metadaten, Lesbarkeit und Vollständigkeit und leiten sie an die fachlich zuständigen Prüfer weiter; die technische Bewertung und Freigabe verbleiben bei den Fachbereichen
- Sie steuern Dokumentenprozesse von Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung
- Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
- Sie unterstützen Fachbereiche bei der Erstellung, Formatierung und Aktualisierung von Dokumenten, Vorlagen und Arbeitsanweisungen
- Dokumentation, Qualität & Compliance
- Sie stellen sicher, dass alle Dokumente internen Vorgaben, Qualitätsstandards (z. B. ISO 9001) und regulatorischen Anforderungen entsprechen
- Sie führen regelmäßige Dokumentenprüfungen durch und sichern Vollständigkeit, Konsistenz und korrekte Klassifizierung
- Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
- Sie bereiten Dokumentationen für Audits, Inspektionen und behördliche Prüfungen vor
- Sie koordinieren die formale Zusammenstellung der Lieferanten- und Auftragnehmerdokumentation, einschließlich Prüfberichten, Zertifikaten, ITP-/FAT-Unterlagen, Release Notes und Abschlussdossiers, soweit vertraglich gefordert
- Koordination & Schnittstellen
- Sie sind zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um Dokumentenkontrolle
- Sie koordinieren sich mit Fachbereichen, Projekten und externen Partnern zur strukturierten Dokumentenbereitstellung
- Sie steuern den Dokumentenaustausch mit EPC-Auftragnehmern, Lieferanten und Prüforganisationen über die festgelegten Projektkanäle und dokumentieren Ein- und Ausgänge sowie Verteiler nachvollziehbar
- Sie pflegen Dokumentenlisten, Verteilstrukturen und Ablagesysteme
- Sie pflegen Dokumenten- und Korrespondenzregister mit Status, Fristen und Historie und führen während der Projektphase regelmäßige Abstimmungen mit Engineering, Quality, Expediting, Construction und Commissioning durch
- Unterstützung des Qualitätsmanagements
- Sie unterstützen die Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
- Sie stellen sicher, dass Dokumente, Abweichungen und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert und archiviert sind
- Sie unterstützen die geordnete Übergabe der technischen Enddokumentation und As-built-Unterlagen an Betrieb und Instandhaltung und verfolgen offene Dokumente bis zur vereinbarten Schließung
- Schulung & Anwenderunterstützung
- Sie unterstützen Mitarbeitende im Umgang mit Dokumentensystemen und -prozessen
- Sie führen Einweisungen durch und unterstützen bei Fragen zu Struktur, Nutzung und Ablage
- Reporting & Weiterentwicklung
- Sie erstellen Kennzahlen und Auswertungen zur Dokumentenqualität und Prozessperformance
- Sie berichten insbesondere zu fälligen und überfälligen Submittals, Prüfrückläufen, Wiederholvorlagen, Dokumentenlücken und Vollständigkeit der Übergabedossiers
- Sie identifizieren Verbesserungspotenziale und unterstützen die Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen
- Das bieten wir Ihnen
Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum sowie attraktive, marktgerechte Rahmenbedingungen.
Gerne geben wir Ihnen im persönlichen Austausch weitere Einblicke in unser Gesamtpaket.
Chancengleichheit ist für uns selbstverständlich
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und stellen sicher, dass alle Bewerberinnen und Bewerber unabhängig von persönlichen Merkmalen fair und respektvoll berücksichtigt werden.
Document Controller (m/w/d) Arbeitgeber: German LNG
Als Arbeitgeber am LNG-Terminal bieten wir Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld, in dem Sie aktiv an der Gestaltung und Weiterentwicklung von Betriebs- und Instandhaltungsplänen mitwirken können. Unsere offene und kooperative Unternehmenskultur fördert den Austausch zwischen verschiedenen Fachbereichen und ermöglicht Ihnen, Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Team weiterzuentwickeln. Zudem legen wir großen Wert auf Chancengleichheit und bieten Ihnen attraktive Rahmenbedingungen sowie vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entfaltung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Document Controller (m/w/d) erhalten könntest
✨Tauch ein in die BI-Community!
Schau dir lokale Business-Intelligence-Meetups oder Konferenzen an, in denen Experten wie German LNG vertreten sind. Networking in diesen Kreisen kann dir einen Vorsprung verschaffen und vielleicht sogar den direkten Kontakt zu Leuten herstellen, die an der Stelle interessiert sind, die du anstrebst!
✨Zeig deine Datenfähigkeiten!
Erstelle ein paar Projekte oder Analysen, die deine Fähigkeiten im Bereich Business Intelligence demonstrieren. Teile diese auf Plattformen wie GitHub oder deinem eigenen Portfolio. So können potenzielle Arbeitgeber sehen, wie du mit Daten umgehst und welche Kreativität du in die BI einbringst.
✨Nutze Jobportale und Karrieremessen!
Such nach Vollzeit-Positionen im Bereich Business Intelligence auf spezialisierten Jobportalen und nimm an Karrieremessen teil. Hier kannst du direkt mit Recruitern von Firmen wie German LNG sprechen und dich bei ihnen ins Gespräch bringen.
✨Erst kommen, dann bewerben!
Bevor du dich bewirbst, schau dir die Unternehmenskultur von German LNG an. Wenn du die Möglichkeit hast, an Workshops oder Infoveranstaltungen teilzunehmen, nutze diese Chance, um Eindruck zu schinden und wertvolle Informationen über die Rolle und das Team zu sammeln. So kannst du deine Bewerbung direkt auf die Bedürfnisse von German LNG zuschneiden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Document Controller (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setze den Fokus auf deine analytischen Fähigkeiten:Im Bereich Business Intelligence sind starke analytische Fähigkeiten entscheidend. Hebe in deinem Lebenslauf aktuelle Projekte oder Praktika hervor, bei denen du Datenanalyse, Reporting oder die Nutzung von BI-Tools wie Tableau oder Power BI praktiziert hast. Zeige, wie du datenbasierte Entscheidungen getroffen hast, um einen echten Mehrwert zu schaffen.
Vermittle deine Motivation in deinem Anschreiben:Wenn wir auf der Suche nach jemandem im Bereich Business Intelligence sind, ist es wichtig, dass du zeigst, warum du genau bei German LNG arbeiten möchtest. Beschreibe in deinem Anschreiben, was dich an unserem Unternehmen und der Branche reizt und wie du deine Fähigkeiten in einer Vollzeitstelle am besten einbringen kannst.
Zeige deine Erfahrung mit Datenvisualisierung:Visualisierung ist ein crucialer Teil in der Business Intelligence. Falls du bereits Erfahrung mit Tools zur Datenvisualisierung hast, wie z. B. Tableau, achte darauf, diese Erfahrung in deinem Lebenslauf klar darzustellen. Ein paar Screenshots deiner besten Dashboards oder Reports in einem Portfolio können ebenfalls nie schaden!
Halte deinen Lebenslauf übersichtlich und relevant:Bei einer Vollzeitstelle im Bereich Business Intelligence zählt jede Zeile! Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert ist und nur relevante Informationen enthält. Verwende klare Titel und Bullet Points, um deine Verantwortlichkeiten und Erfolge zu beschreiben, und passe deinen Lebenslauf gezielt für Document Controller (m/w/d) bei German LNG an.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei German LNG vorbereitet
✨Datenanalyse im Fokus
Stell sicher, dass du während des Interviews deine Fähigkeiten in der Datenanalyse klar darstellen kannst. Bereite dich darauf vor, spezifische Werkzeuge wie SQL oder Tableau zu erwähnen, mit denen du gearbeitet hast. Sei bereit, Beispiele zu geben, wo du Daten genutzt hast, um geschäftliche Entscheidungen zu treffen.
✨Case Studies verstehen
Häufig gibt es im Business Intelligence Bereich Case Studies oder praktische Szenarien während des Interviews. Übe, wie du komplexe Datenprobleme lösen würdest und sei bereit, deine Denkweise Schritt für Schritt zu erklären. Das zeigt nicht nur dein Wissen, sondern auch deine Herangehensweise an analytische Herausforderungen.
✨Zeig deine Projekte
Hast du an relevanten Projekten oder Praktika gearbeitet? Bring dein Portfolio oder Beispielarbeiten mit, um zu zeigen, was du draufhast. Das gibt uns und dem Gesprächspartner einen klaren Einblick in deine Fachkompetenz und wie du die Theorie in die Praxis umsetzt.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Da du dich für eine Vollzeitstelle bewirbst, ist es wichtig, auch die Unternehmenskultur zu verstehen. Bereite ein paar Fragen vor, die dir helfen, mehr über die Zusammenarbeit im Team und die Rolle von Business Intelligence in der Gesamtstrategie von German LNG zu erfahren. Das zeigt dein Interesse an langfristiger Zusammenarbeit.
