Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere Termine, Sitzungen und Dienstreisen im Büro der Geschäftsführung.
- Unternehmen: GTAI - die Außenwirtschaftsagentur Deutschlands mit einem internationalen Fokus.
- Vorteile: Tarifvertrag, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Zentraler Arbeitsplatz in Berlin-Mitte mit einem kollegialen und offenen Betriebsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte die Wirtschaft Deutschlands aktiv mit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und Erfahrung in Bürokommunikation, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
- Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung ID 26_10_01
- Bereich
- Geschäftsführung
- Arbeitsort
- Berlin
- Arbeitsbeginn ab sofort, befristet
- Arbeitsumfang
- Vollzeit
Wir sind Germany Trade & Invest (GTAI) - die Außenwirtschaftsagentur der Bundesrepublik Deutschland.
Wir informieren den deutschen Mittelstand über Chancen und Risiken in Auslandsmärkten und beraten ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland.
Darüber hinaus werben wir für die Standortvorteile Deutschlands im Ausland und unterstützen die Internationalisierung der Wirtschaft in den neuen Bundesländern sowie vom Strukturwandel betroffenen Regionen.
Sie suchen eine neue berufliche Herausforderung?
Bei uns haben Sie die Möglichkeit, unsere Teams im Bereich der Außenwirtschaftsförderung in einem internationalen Rahmen zu unterstützen.
Ob Exportförderung, Investorenanwerbung oder
Standortmarketing: Fördern Sie gemeinsam mit uns den Wirtschaftsstandort Deutschland und setzen Sie sich mit uns für die Schaffung und Erhaltung von Arbeitsplätzen ein.
Für unseren Berliner Standort suchen wir zunächst im Rahmen eines auf 2 Jahre sachgrundlos befristeten Arbeitsverhältnisses ab sofort eine Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung in Vollzeit mit 39 Stunden/ Woche.
- Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anfallender Termine.
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Terminen inkl. Protokollführung.
- Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen (DE/EN).
- Koordination der Kommunikation zwischen Geschäftsführung, sowie internen und externen Stakeholdern.
- Planung, Organisation und Abwicklung von Dienstreisen einschließlich der Reisekostenabrechnung.
- Diskrete Bearbeitung sensibler und vertraulicher Informationen.
- Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsunterstützung.
- Optimierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen im Umfeld der Geschäftsführung.
- Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im kaufmännischen Bereich, im Bereich der Bürokommunikation oder in angrenzenden Bereichen,
- mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position,
- sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und professionelle Präsentationsfähigkeiten in verhandlungssicherer deutscher (C1) und englischer Sprache (C1),
- einen selbstständigen, strukturierten, eigeninitiativen sowie teamorientierten Arbeitsstil,
- ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung,
- sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen,
- hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit,
- eine flexible und offene Denkweise sowie die Fähigkeit, im Team kreative Lösungen zu finden,
- einen sicheren Umgang mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag,
- Erfahrung mit fachspezifischen Anwendungen, vorzugsweise mit CRM-, Dokumentenmanagement- oder ERP-Systemen.
- Das erwartet Sie
- Eine zunächst auf zwei Jahre sachgrundlos befristete Stelle in Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche,
- Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes des Bundes (TVöD-Bund); bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund einschließlich regelmäßiger Stufenaufstiege, Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersversorgung,
- bei einer 5-Tage-Woche haben Sie 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei,
- die Möglichkeit, im Rahmen der geltenden GTAI-Regelungen bis zu 60 % der vertraglichen Arbeitszeit mobil zu arbeiten, flexible Arbeitszeitgestaltung im Gleitzeitrahmen von 6 bis 21 Uhr, sowie bei entsprechendem Arbeitszeitkonto bis zu 15 Gleittage pro Jahr,
- einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket nach den geltenden Regelungen,
- Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung,
- vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem internationalen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Politik,
- ein kollegiales Arbeitsumfeld und ein tolerantes, weltoffenes Betriebsklima,
- einen attraktiven und sehr zentral gelegenen Arbeitsplatz in der Friedrichstraße in Berlin-Mitte,
- GTAI ist durch das audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert und bietet diverse Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Germany Trade & Invest Gmb H fördert die Gleichstellung aller Geschlechter und begrüßt die Bewerbung schwerbehinderter Menschen.
Spricht Sie diese herausfordernde Tätigkeit an und finden Sie sich im beschriebenen Profil wieder?
Dann bewerben Sie sich bitte mit Ihren vollständigen Unterlagen und unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 27.09.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.
Bei Rückfragen steht Ihnen das Recruiting-Team unter recruiting@gtai. de gerne zur Verfügung.
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Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung Arbeitgeber: Germany Trade & Invest
Germany Trade & Invest (GTAI) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten. Mit flachen Hierarchien und einer Kultur der Eigenverantwortung fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter. An unseren Standorten in Berlin und Bonn profitieren Sie von einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet und tragen aktiv zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts Deutschland bei.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Germany Trade & Invest und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Germany Trade & Invest Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Germany Trade & Invest von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Germany Trade & Invest solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Germany Trade & Invest ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Germany Trade & Invest gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Germany Trade & Invest vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Germany Trade & Invest sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Germany Trade & Invest verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
