Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Büroorganisation und Projektadministration für spannende Mobilitätsprojekte.
- Unternehmen: GESTE Group, ein innovatives Ingenieurberatungsbüro mit internationalem Fokus.
- Vorteile: Dynamisches Arbeitsumfeld, moderne Büros in Bern und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Teamorientierte Atmosphäre mit viel Raum für Eigeninitiative und Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Mobilität von morgen aktiv mit und arbeite an herausfordernden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, 7-10 Jahre Erfahrung und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die GESTE Group ist ein Ingenieurberatungsbüro, das im Bereich Mobilität und Sicherheit tätig ist – insbesondere in der Bahn-, Nah- und Strassenverkehrstechnik sowie in den Bereichen Sicherheit und Innovation. Mit ~150 Mitarbeitern erbringen wir Ingenieurleistungen von Machbarkeitsstudien bis zur Inbetriebnahme. Unsere Teams sind auf bedeutenden Projekten in erster Linie in der Schweiz, Frankreich, Belgien und Deutschland aktiv, aber auch in anderen Ländern Europas, Asiens und Amerikas.
Im Rahmen unserer dynamischen Entwicklung bauen wir unsere Aktivitäten in der Deutschschweiz und in Deutschland weiter aus und suchen dafür eine erfahrene und unternehmerisch denkende „Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent/in“, die/der die Geschäftsentwicklung im deutschsprachigen Raum unterstützt.
Deine Rolle
- Du übernimmst eine Schlüsselrolle innerhalb unseres Standorts in Bern und sorgst dafür, dass Projekte, Administration und tägliche Abläufe effizient funktionieren.
- Du arbeitest in direktem Kontakt mit den Ingenieuren und der Geschäftsleitung.
Deine Haupttätigkeiten sind folgende:
- Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung administrativer Dokumente.
- Sicherstellung eines strukturierten administrativen Projektcontrollings.
- Koordination von Terminen inkl. Protokollführung.
- Überwachung von Fristen sowie aktives Nachfassen bei Beteiligten.
- Kontrolle und Pflege der Zeiterfassung.
- Vorausschauende Planung von Agenden und Geschäftsreisen.
- Mitarbeit bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten.
- Pflege und Weiterentwicklung von Marketing- und Präsentationsunterlagen.
- Direkte Unterstützung der Standortleitung im operativen Tagesgeschäft.
- Sorgfältige Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen.
- Erstellung und Verwaltung von Kundenrechnungen.
- Überwachung der offenen Posten und Zahlungseingänge.
- Unterstützung bei einfachen Budget- und Kostenübersichten.
- Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags.
- Empfang und Betreuung von Besucher/innen sowie Telefonzentrale.
- Verwaltung von Korrespondenz, Büromaterial und internen Abläufen.
- Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und internen Events.
- Betreuung von Lieferanten, Dienstleistern und Office-Infrastruktur.
- Koordination der Büroräumlichkeiten und internen Services.
- Verantwortung für Büroorganisation und -standards nach 5S-Grundsätzen (Ordnung, Sauberkeit, Struktur) inkl. Steuerung externer Dienstleister.
Das bringt Du mit
- eine dynamische und offene Persönlichkeit mit fundierten administrativen Kenntnissen sowie einer strukturierten und logischen Denkweise.
- Kaufmännische Ausbildung.
- 7–10 Jahre Erfahrung & Erfahrung im technischen Umfeld (von Vorteil).
- KMU-Erfahrung.
- Sehr gute MS Office Kenntnisse.
- Deutsch Muttersprache und Französisch C1.
- Gute Kenntnisse im Rechnungswesen.
- Organisationstalent, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit.
- Proaktive, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative.
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit.
Warum GESTE?
- Anspruchsvolle Schweizer Bahnprojekte, mit denen Sie die Mobilität von morgen aktiv mitgestalten.
- Ein dynamisches und flexibles Arbeitsumfeld.
- Moderne Büroräumlichkeiten in Bern, nur wenige Meter vom Bahnhof Bern entfernt.
Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent-in (w/m) 100% Arbeitgeber: GESTE Engineering
Die GESTE Group bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und flexiblen Arbeitsumfeld zu arbeiten, das sich auf anspruchsvolle Projekte im Bereich Mobilität und Sicherheit konzentriert. Mit modernen Büroräumlichkeiten in Bern, nur wenige Schritte vom Bahnhof entfernt, profitieren Sie von einer hervorragenden Anbindung und einem inspirierenden Arbeitsklima. Zudem fördern wir aktiv die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter, sodass Sie Ihre Fähigkeiten in einem innovativen Team weiter ausbauen können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent-in (w/m) 100% erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder der Geschäftsleitung zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Position und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden, der dir einen Fuß in die Tür bei GESTE Group verschaffen kann.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte von GESTE und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gibt dir die beste Chance, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden. Lass uns gemeinsam die Mobilität von morgen gestalten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent-in (w/m) 100% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere Sprache und bringe deine individuellen Stärken zur Geltung. Das macht deine Bewerbung authentisch und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deine Unterlagen klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout zeigt auch, dass du organisiert bist!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GESTE Engineering vorbereitet
✨Informiere dich über die GESTE Group
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die GESTE Group verschaffen. Schau dir ihre Projekte und Werte an, um zu verstehen, wie du in das Team passen könntest. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten als Office Manager und Projektassistent unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Erfahrungen und Erfolge zu verdeutlichen.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, den Projekten oder den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, sei bereit, deine Methoden zur effizienten Büroorganisation und Projektkoordination zu erläutern. Zeige, wie du mit Fristen und administrativen Aufgaben umgehst, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
