Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Projekte und die Administration in einem dynamischen Ingenieurbüro.
- Unternehmen: GESTE Group, ein innovatives Ingenieurberatungsbüro im Bereich Mobilität und Sicherheit.
- Vorteile: Flexibles Arbeitsumfeld, moderne Büros und spannende Schweizer Bahnprojekte.
- Weitere Informationen: Dynamische Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Mobilität von morgen und arbeite in einem motivierten Team.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Administration, gute MS Office Kenntnisse und Teamfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Unser Unternehmen Die GESTE Group ist ein Ingenieurberatungsbüro, das im Bereich Mobilität und Sicherheit tätig ist – insbesondere in der Bahn-, Nah- und Strassenverkehrstechnik sowie in den Bereichen Sicherheit und Innovation. Mit rund 150 Mitarbeitern erbringen wir Ingenieurleistungen von Machbarkeitsstudien bis zur Inbetriebnahme. Unsere Teams sind in der Schweiz, Frankreich, Belgien, Deutschland, aber auch in anderen Ländern Europas, Asiens und Amerikas aktiv. Im Rahmen unserer dynamischen Entwicklung bauen wir unsere Aktivitäten in der Deutschschweiz und in Deutschland weiter aus und suchen dafür eine erfahrene und unternehmerisch denkende Office‑Manager/Projekt‑ und Administrationsassistent/in, die die Geschäftsentwicklung im deutschsprachigen Raum unterstützt.
Deine Rolle Du übernimmst eine Schlüsselrolle innerhalb unseres Standorts in Bern und sorgst dafür, dass Projekte, Administration und tägliche Abläufe effizient funktionieren. Du arbeitest in direktem Kontakt mit den Ingenieuren und der Geschäftsleitung.
- Projektunterstützung
- Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung administrativer Dokumente.
- Sicherstellung eines strukturierten administrativen Projektcontrollings.
- Koordination von Terminen inkl. Protokollführung.
- Überwachung von Fristen sowie aktives Nachfassen bei Beteiligten.
- Kontrolle und Pflege der Zeiterfassung.
- Assistenz der Direktion des Standorts Bern
- Vorausschauende Planung von Agenden und Geschäftsreisen.
- Mitarbeit bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten.
- Pflege und Weiterentwicklung von Marketing‑ und Präsentationsunterlagen.
- Direkte Unterstützung der Standortleitung im operativen Tagesgeschäft.
- Administrative Buchhaltung
- Sorgfältige Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen.
- Erstellung und Verwaltung von Kundenrechnungen.
- Überwachung der offenen Posten und Zahlungseingänge.
- Unterstützung bei einfachen Budget‑ und Kostenübersichten.
- Office Management
- Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags.
- Empfang und Betreuung von Besucher/innen sowie Telefonzentrale.
- Verwaltung von Korrespondenz, Büromaterial und internen Abläufen.
- Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und internen Events.
- Betreuung von Lieferanten, Dienstleistern und Office‑Infrastruktur.
- Koordination der Büroräumlichkeiten und internen Services.
- Verantwortung für Büroorganisation und -standards nach 5S‑Grundsätzen (Ordnung, Sauberkeit, Struktur) inkl. Steuerung externer Dienstleister.
Das bringt Du mit Dynamische und offene Persönlichkeit mit fundierten administrativen Kenntnissen sowie strukturiertem Denkverhalten. Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft; gerne Teamarbeit und selbstständige Arbeit. 7 bis 10 Jahre Erfahrung bzw. Erfahrung im technischen Umfeld (von Vorteil). KMU‑Erfahrung. Sehr gute MS Office Kenntnisse. Deutsch Muttersprache und Französisch C1. Gute Kenntnisse im Rechnungswesen. Organisationstalent, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit. Proaktive, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative. Ausgeprägte Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit. Kommunikationsstärke.
Warum GESTE? Anspruchsvolle Schweizer Bahnprojekte, mit denen Sie die Mobilität von morgen aktiv mitgestalten. Ein dynamisches und flexibles Arbeitsumfeld. Moderne Büroräumlichkeiten in Bern, nur wenige Meter vom Bahnhof Bern entfernt.
Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent-in (w/m) Arbeitgeber: GESTE Engineering
Die GESTE Group ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, an anspruchsvollen Projekten im Bereich Mobilität und Sicherheit zu arbeiten. Mit einem dynamischen und flexiblen Arbeitsumfeld in modernen Büroräumlichkeiten in Bern, nur wenige Schritte vom Bahnhof entfernt, fördert das Unternehmen eine offene und teamorientierte Kultur, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet. Hier haben Sie die Chance, aktiv an der Gestaltung der Mobilität von morgen mitzuwirken und Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Kontext einzubringen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent-in (w/m) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei GESTE arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Empfehlungen sind oft der Schlüssel zum Erfolg!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte von GESTE und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du einen Mehrwert bieten kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du die Möglichkeit, deine Unterlagen genau so zu gestalten, wie du es möchtest. Lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent-in (w/m) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere Sprache und bringe deine Leidenschaft für die Position zum Ausdruck. Das macht deine Bewerbung authentisch und ansprechend.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, einen guten Eindruck zu gewinnen.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Anforderungen aus der Stellenbeschreibung, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu betonen. Zeige uns, wie du die gesuchten Qualifikationen erfüllst und warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GESTE Engineering vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die GESTE Group und ihre Projekte genauer anzuschauen. Verstehe, was sie tun und welche Werte sie vertreten. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und in der Projektunterstützung verdeutlichen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit Ingenieuren und der Geschäftsleitung erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
