Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Organisation und Verwaltung von Projekten und Büroabläufen.
- Unternehmen: GESTE Group, ein innovatives Ingenieurberatungsbüro im Mobilitätssektor.
- Vorteile: Dynamisches Arbeitsumfeld, moderne Büros und spannende Projekte in der Mobilität.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und ein motiviertes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Mobilität von morgen aktiv mit und arbeite an herausfordernden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, 7–10 Jahre Erfahrung und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die GESTE Group ist ein Ingenieurberatungsbüro, das im Bereich Mobilität und Sicherheit tätig ist – insbesondere in der Bahn-, Nah- und Strassenverkehrstechnik sowie in den Bereichen Sicherheit und Innovation. Mit ~150 Mitarbeitern erbringen wir Ingenieurleistungen von Machbarkeitsstudien bis zur Inbetriebnahme. Unsere Teams sind auf bedeutenden Projekten in erster Linie in der Schweiz, Frankreich, Belgien und Deutschland aktiv, aber auch in anderen Ländern Europas, Asiens und Amerikas.
Im Rahmen unserer dynamischen Entwicklung bauen wir unsere Aktivitäten in der Deutschschweiz und in Deutschland weiter aus und suchen dafür eine erfahrene und unternehmerisch denkende „Office Manager & Projekt- und Administrationsassistent/in“, die/der die Geschäftsentwicklung im deutschsprachigen Raum unterstützt.
Deine Rolle
- Du übernimmst eine Schlüsselrolle innerhalb unseres Standorts in Bern und sorgst dafür, dass Projekte, Administration und tägliche Abläufe effizient funktionieren.
- Du arbeitest in direktem Kontakt mit den Ingenieuren und der Geschäftsleitung.
Deine Haupttätigkeiten sind folgende:
- Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung administrativer Dokumente.
- Sicherstellung eines strukturierten administrativen Projektcontrollings.
- Koordination von Terminen inkl. Protokollführung.
- Überwachung von Fristen sowie aktives Nachfassen bei Beteiligten.
- Kontrolle und Pflege der Zeiterfassung.
- Vorausschauende Planung von Agenden und Geschäftsreisen.
- Mitarbeit bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten.
- Pflege und Weiterentwicklung von Marketing- und Präsentationsunterlagen.
- Direkte Unterstützung der Standortleitung im operativen Tagesgeschäft.
- Sorgfältige Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen.
- Erstellung und Verwaltung von Kundenrechnungen.
- Überwachung der offenen Posten und Zahlungseingänge.
- Unterstützung bei einfachen Budget- und Kostenübersichten.
- Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags.
- Empfang und Betreuung von Besucher/innen sowie Telefonzentrale.
- Verwaltung von Korrespondenz, Büromaterial und internen Abläufen.
- Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und internen Events.
- Betreuung von Lieferanten, Dienstleistern und Office-Infrastruktur.
- Koordination der Büroräumlichkeiten und internen Services.
- Verantwortung für Büroorganisation und -standards nach 5S-Grundsätzen (Ordnung, Sauberkeit, Struktur) inkl. Steuerung externer Dienstleister.
Das bringt Du mit
- eine dynamische und offene Persönlichkeit mit fundierten administrativen Kenntnissen sowie einer strukturierten und logischen Denkweise.
- Kaufmännische Ausbildung.
- 7–10 Jahre Erfahrung & Erfahrung im technischen Umfeld (von Vorteil).
- KMU-Erfahrung.
- Sehr gute MS Office Kenntnisse.
- Deutsch Muttersprache und Französisch C1.
- Gute Kenntnisse im Rechnungswesen.
- Organisationstalent, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit.
- Proaktive, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative.
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit.
Warum GESTE?
- Anspruchsvolle Schweizer Bahnprojekte, mit denen Sie die Mobilität von morgen aktiv mitgestalten.
- Ein dynamisches und flexibles Arbeitsumfeld.
- Moderne Büroräumlichkeiten in Bern, nur wenige Meter vom Bahnhof Bern entfernt.
Office- und Projektassistenz: Mitgestalten smarter Mobilität Arbeitgeber: GESTE Engineering
Die GESTE Group bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und flexiblen Arbeitsumfeld zu arbeiten, das sich auf anspruchsvolle Projekte im Bereich Mobilität und Sicherheit konzentriert. Mit modernen Büroräumlichkeiten in Bern, nur wenige Schritte vom Bahnhof entfernt, profitieren Sie von einer hervorragenden Anbindung und einem inspirierenden Arbeitsklima. Zudem fördern wir aktiv die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter, sodass Sie Ihre Fähigkeiten in einem innovativen Team weiter ausbauen können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office- und Projektassistenz: Mitgestalten smarter Mobilität erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Team oder der Geschäftsleitung zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an den Projekten und stelle Fragen, um mehr über die Herausforderungen und Ziele des Unternehmens zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit Mitarbeitern der GESTE Group zu vernetzen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte der GESTE Group und überlege dir, wie deine Fähigkeiten zur Verbesserung der Büroorganisation und Projektassistenz beitragen können. Zeige, dass du die richtige Person für die Stelle bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über die neuesten Stellenangebote und Entwicklungen bei GESTE auf dem Laufenden zu halten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office- und Projektassistenz: Mitgestalten smarter Mobilität mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit ist wichtig, also lass sie in deiner Bewerbung durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Das zeigt uns, dass du organisiert bist – eine wichtige Fähigkeit für die Rolle!
Anpassung ist der Schlüssel!:Passe dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt zur Position als Office- und Projektassistenz passen. Das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und sicher bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GESTE Engineering vorbereitet
✨Informiere dich über die GESTE Group
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die GESTE Group verschaffen. Schau dir ihre Projekte im Bereich Mobilität und Sicherheit an und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Bereiche passen. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Teamarbeit unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle als Office- und Projektassistenz zu verdeutlichen.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, den Projekten oder den Erwartungen an die Position sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Rolle interessiert bist und mehr über das Unternehmen erfahren möchtest.
✨Präsentiere deine MS Office Kenntnisse
Da sehr gute MS Office Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht hast du auch spezielle Tools oder Techniken, die du in deiner Arbeit verwendet hast – teile diese Erfahrungen!
