Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Büroalltag und organisiere Meetings.
- Unternehmen: GFORM, ein führender Immobilien- und Finanzmanager in Berlin.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 26 Urlaubstage und Zuschüsse für Fitness und ÖPNV.
- Weitere Informationen: Moderne Arbeitsumgebung mit tollen Team-Events und Karriereförderung.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse neu und lebe eine herzliche Unternehmenskultur.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management und gute Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1300 - 1800 € pro Monat.
Wen suchen wir? Sorge mit uns für Struktur, Effizienz und Herzlichkeit im Arbeitsalltag. Du liebst es, Dinge am Laufen zu halten – nicht irgendwie, sondern reibungslos, vorausschauend und mit dem Blick fürs Ganze? Dann suchen wir genau dich! Als zentrale Ansprechperson in unserem Berliner Office gestaltest du nicht nur Prozesse neu, sondern lebst unsere Unternehmenskultur: strukturiert, modern, herzlich – mit Haltung.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. Empfang, Ordnung und Organisation
- Koordination von Terminen, Kalendern und interner Office-Kommunikation
- Weiterentwicklung und Etablierung effizienter Büroprozesse (inkl. Umsetzung im Alltag)
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs inkl. Scan, digitaler Zuordnung und Beschriftung
- Organisation und Nachbereitung von Meetings & Konferenzen
- Verantwortung für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie das Vertragsmanagement aller bürorelevanten Services
- Reise- und Eventorganisation (intern & geschäftlich)
- Unterstützung beim On- und Offboarding (z.B. Ausstattung, Welcome, Verwaltung der Hardware)
- Materialmanagement inkl. Bestellungen und Überblick über Bedarfe
- Betreuung der Mobilfunkverträge inkl. Hardware, Fristen und Vertragswechseln
- Pflege und Strukturierung von digitalen Ablagen und internen Datenbanken
- Priorisierte Bearbeitung von Anfragen der Geschäftsführung inkl. Aufbereitung und unterschriftsreifer Unterlagen
Erfahrung
- mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder als Teamassistenz – idealerweise in einem dynamischen Umfeld
Fähigkeiten
- Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Freude daran, Prozesse neu zu denken, umzusetzen und nachhaltig zu verbessern
- Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität
- Empathie und Kommunikationsstärke – auch in stressigen Situationen
- Sicherer Umgang mit MS Office / Outlook; Erfahrung mit digitalen Tools von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1+)
- Gute Englischkenntnisse (B2+)
- Wenn du Erfahrung mit ESG-Themen, Datenschutz oder Arbeitssicherheit mitbringst – umso besser!
Was bieten wir?
- 25 - 30 Std. bei 5-Tage Woche, mit grundsätzlichen Kernzeiten ab 9 Uhr und Flexibilität bei Terminen
- Herzlicher Umgang auf Augenhöhe – ein Team, das zusammenhält
- 26 Urlaubstage + Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
- Zuschuss zum Deutschlandticket & bezuschusste EGYM Wellpass Mitgliedschaft
- Moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins
- Interne Projektarbeit und ESG-Initiativen innerhalb der Gruppe
- Karriereförderung & Weiterbildungsangebote
- Mehr Zukunft: 50€ Extra-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Regelmäßige Firmenevent - z.B. gemeinsames Grillen auf unserer Terrasse, Weihnachtsfeiern und mehr
Klingt nach dir? Dann freuen wir uns hier: Karriere bei GFORM auf deine Bewerbung!
Office Manager Teilzeit 25-30 Stunden (m/w/d) Arbeitgeber: GFORM
GFORM ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Berlin eine herzliche und moderne Arbeitsumgebung bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Teamgeist fördert das Unternehmen nicht nur die berufliche Entwicklung, sondern sorgt auch für ein ausgewogenes Arbeitsleben. Die attraktiven Zusatzleistungen, wie Zuschüsse zur Altersvorsorge und regelmäßige Firmenevents, machen GFORM zu einem idealen Ort für alle, die eine sinnvolle und erfüllende Tätigkeit suchen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager Teilzeit 25-30 Stunden (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Team aufnimmst. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und was sie von dir erwarten.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Unternehmen arbeiten oder in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über GFORM und deren Unternehmenskultur. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Office Management konkret einbringen kannst, um Prozesse zu optimieren.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für Struktur und Effizienz zu betonen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager Teilzeit 25-30 Stunden (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du perfekt zu unserem Team passt.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich, dass du ein Organisationstalent bist!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht immer den besten.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GFORM vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Kultur von GFORM. Zeige im Interview, dass du nicht nur die Aufgaben des Office Managers verstehst, sondern auch, wie du zur herzlichen und strukturierten Atmosphäre beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du Büroprozesse optimiert oder erfolgreich organisiert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Rolle viel mit interner Kommunikation und Koordination zu tun hat, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Empathie und Teamfähigkeit zeigen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Erwartungen des Unternehmens zu erfahren.
