Projektassistenz in Potsdam

Als Projektassistent:in (m/w/d) im Bereich der Gebäudeautomation Planung und Ausführung unterstützen Sie die strukturierte Organisation und administrative Begleitung von Projekten. Sie koordinieren und arbeiten Informationen, halten Unterlagen übersichtlich und stimmen sich mit Kolleg:innen ab. Mit sorgfältiger Dokumentation und verlässlicher Kommunikation tragen Sie dazu bei, dass Aufgaben nachvollziehbar bleiben und die Zusammenarbeit im Projektalltag gelingt.

Die Planstelle dient der administrativen, organisatorischen und kaufmännisch vorbereitenden Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs sowie der qualifizierten Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung von Projekten, Angeboten, Terminen und geschäftlichen Aktivitäten. Enthalten sind zumutbare Sonderaufgaben der Geschäftsführung.

Der Aufgabenbereich verbindet klassische Büro- und Verwaltungsaufgaben mit Tätigkeiten des Office Managements, der Projektassistenz, Angebotsbearbeitung, vorbereitenden Rechnungsstellung, Dokumentation, Personalorganisation, Prozessdarstellung, Material- und Bestellkoordination, Kfz-Management sowie der Erstellung betrieblicher Auswertungen und Übersichten.

Zum Aufgabenbereich gehört die organisatorische Sicherstellung eines geordneten, funktionsfähigen und angemessen gepflegten Bürobetriebs. Dies umfasst insbesondere die Betreuung des Büro-Equipments, das Schlüssel-, Zutritts- und Berechtigungsmanagement, die Koordination von Materiallieferungen, die Mitwirkung an einer geordneten digitalen und papiergebundenen Ablagestruktur, die systematische Nachverfolgung relevanter Termine und Fristen sowie die organisatorische Betreuung betrieblicher Fahrzeuge.

Die Wahrnehmung der Aufgaben erfordert ein gutes Maß an selbstständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten. Wiederkehrende und übertragene Aufgaben sollen innerhalb der vorgegebenen fachlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen eigenständig organisiert, priorisiert, bearbeitet und nachverfolgt werden.

Von der Assistenz wird erwartet, dass sie im Rahmen der ihr zur Verfügung stehenden betrieblichen Informationen geschäftlich relevante Daten und Sachverhalte strukturiert zusammenführt, auswertet und für die Geschäftsführung bzw. die jeweils zuständigen Verantwortlichen nachvollziehbar aufbereitet. Hierzu gehören insbesondere die regelmäßige und selbstständige Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeitenden, Projektverantwortlichen, Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern, Lieferanten, Werkstätten und der Geschäftsführung.

Ein weiterer Bestandteil der Tätigkeit ist der regelmäßige und praxisorientierte Einsatz geeigneter KI-gestützter Anwendungen zur Unterstützung und Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe.

Qualifikationen Erforderlich: Sie arbeiten organisiert, kommunizieren klar und sicher auf Deutsch und verfügen über gute und schnelle Computerkenntnisse sowie praktische Fähigkeiten mit Microsoft Office Word, Excel und insbesondere Outlook. Erfahrung im Büro oder in der Administration unterstützen Sie dabei, Projektaufgaben routiniert zu begleiten.