Fremdsprachensekretär:in (w_m_d) – Weltraumphysik und Weltraumwetter

Deutsches Helmholtz GeoForschungs-Zentrum Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen - von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: "Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten".

In der Sektion 1.5 Weltraumphysik und Weltraumwetter (Department "Geodäsie") ist die folgende Stelle zu besetzen:

Ihre Aufgabe:

• Organisation der Arbeitsabläufe und des Geschäftsverkehrs für die Sektion
• interne und externe Kommunikation koordinieren und durchführen (Terminkoordination, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung und Informationsrecherche)
• Überwachung des Sektionsbudgets, Budgetkontrolle und Management von Drittmittelprojekten
• Durchführung sowie Nachkontrolle von Bestellungen für die Sektion
• Organisation von Einstellungsverfahren innerhalb der Sektion
• Assistenz der Sektionsleitung, inkl. Termin- und Reiseverwaltung
• organisatorische Unterstützung für in- und ausländische Gäste und Gastwissenschaftler:innen
• Verwaltung der Publikationen der Sektion in der GFZ-Datenbank
• Organisation von Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen, Workshops sowie Öffentlichkeitsarbeit und sozialen Veranstaltungen
• Pflege des Internetauftritts der Sektion
• Erledigung von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil:

Erforderliche Qualifikationen:

• abgeschlossene Ausbildung als Sekretär:in oder kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung mit einem Nachweis (anerkanntes Zertifikat)
• schriftlich und mündlich Sekretariats- und Bürotätigkeiten in Englisch ausüben zu können bzw. eine Ausbildung, die diese Qualifikationen beinhaltet
• Deutschkenntnisse auf C1-Niveau sowie Englischkenntnisse auf B2-Niveau
• sicherer Umgang mit Internet, mit Textverarbeitungs-, Kalkulations- und Präsentationsprogrammen (z. B. Microsoft-Office-Produkte Word, Excel und PowerPoint)
• sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie, mit komplexen Situationen sachlich und zielorientiert umzugehen
• selbstständige und methodische Arbeitsweise

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsprogrammen (z. B. SAP, Typo3)

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam

Bewerben

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 25.05.2026. Bitte benutzen Sie dafür ausschließlich unser Online-Bewerbungsformular.

Erforderliche Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben sowie anerkannter Nachweis der Englischkenntnisse

Das GFZ setzt sich aktiv für Vielfalt ein und begrüßt ausdrücklich Bewerbungen aller qualifizierter Personen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion/Weltanschauung, Alter und körperlichen Merkmalen. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem jede:r die eigenen Talente voll entfalten kann. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation nach Maßgabe des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter können Sie gern mit unserer Gleichstellungsbeauftragten Kontakt aufnehmen. "Vielfalt in den Perspektiven" ist einer der Kernwerte des GFZ. Als integralen Bestandteil der Unterstützung der Vielfalt in unserem Zentrum fördern wir aktiv Frauen in der Wissenschaft und in Führungspositionen, u. a. durch unseren Gleichstellungsplan und die Maßnahmen des Kaskadenmodells, um nachhaltige Chancengleichheit in wissenschaftlichen Karrierewegen zu ermöglichen. Das GFZ setzt sich damit engagiert für die Gleichstellung von Frauen und Männern in der Wissenschaft, auch in Führungspositionen, ein und ermutigt Frauen ausdrücklich, sich zu bewerben.

Datenschutzhinweise für Bewerber:innen

Für nähere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Prof. Dr. Yuri Shprits per E-Mail zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne an unser Recruiting-Team unter der Telefonnummer -3559.