Office manager 70-80%

Gi Group fait partie de Gi Group Holding, un écosystème mondial de services et de conseils en ressources humaines qui soutient le développement du marché du travail et contribue à changer la vie des gens dans 37 pays du monde entier. En Suisse, nous opérons avec les marques Gi Group, Gi Life Sciences, Grafton et Bautech Personal. Nous sommes actifs dans le domaine du recrutement temporaire, permanent et professionnel, ainsi que dans une variété de services RH complémentaires.

Afin de renforcer notre équipe, nous sommes à la recherche d'un/e Office Manager (70-80%)

Lieu de travail : Neuchâtel

Entrée en fonction : De suite ou à convenir

Votre mission

Au cœur de l’organisation, vous contribuez activement à la fluidité et à l’efficacité du fonctionnement du siège. En tant que point de contact central, vous assurez une coordination efficace entre les équipes internes, les succursales et les partenaires externes. Dans un environnement dynamique, vous apportez structure, fiabilité et sens du service au quotidien, tout en participant à l’amélioration continue des processus.

Vos responsabilités

• Gestion administrative
• Assurer un accueil professionnel et de qualité, en étant le premier point de contact de l’entreprise
• Gérer la boîte mail générale et garantir un traitement fluide des demandes internes et externes
• Gestion du courrier, des clés, des badges, des places de parc, des cartes essence ainsi que de l'économat du siège et des succursales
• Rédiger, structurer et valoriser les communications internes et externes
• Infrastructure & coordination
• Gérer et assurer le suivi des baux commerciaux pour l’ensemble des agences, en collaboration avec les équipes opérationnelles
• Assister dans les projets de déménagement, d’ouverture et de fermeture de succursales
• Mettre à jour et suivre des tableaux de bord (inventaires, leasing, etc.)
• Soutenir le processus d’archivage des succursales et du siège afin de garantir la bonne gestion, la conformité et la conservation des documents.
• Support opérationnel
• Gestion des démarches administratives lors de changements de nos autorisations de pratiquer ainsi que dans le registre du commerce pour l'ensemble de nos agences en collaboration avec les RH
• Gestion des commandes de fournitures de bureau pour le siège et validation de celles des succursales selon les processus d’entreprise
• Participer à l’organisation d’événements internes en apportant un soutien logistique et administratif (kick-off, christmas party, ...)
• Jouer un rôle clé d’interface entre le siège et les succursales, en facilitant la communication et la collaboration
• Identifier des opportunités d’amélioration et simplifier les processus administratifs au quotidien

Votre profil

• Vous justifiez d’une expérience confirmée dans un rôle similaire (Office Manager, Assistant(e) administratif(ve), etc.)
• Vous êtes reconnu(e) pour votre excellente organisation et votre capacité à gérer efficacement les priorités
• À l’aise avec des interlocuteurs variés, vous avez un très bon sens du relationnel et de la communication
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et êtes à l’aise dans un environnement digital
• Vous faites preuve d’un haut niveau de discrétion et de fiabilité, notamment dans la gestion d’informations sensibles
• Vous avez une bonne capacité de coordination et aimez faire avancer les sujets de manière concrète
• Pragmatique et engagé(e), vous êtes orienté(e) solutions et savez agir avec efficacité au quotidien
• Vous maîtrisez parfaitement le français (oral et écrit), l’allemand est indispensable et l’anglais constitue un atout