Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Rechtsteam bei administrativen Aufgaben und verbessere die Abläufe.
- Unternehmen: Globales Agrartechnologieunternehmen mit Sitz in Basel.
- Vorteile: Temporäre Anstellung mit flexiblen Arbeitszeiten und wertvollen Erfahrungen.
- Weitere Informationen: Multikulturelles Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten im Rechtsbereich.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativen Rollen, idealerweise im rechtlichen Umfeld.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen im Auftrag unseres Kunden – einem globalen Agrartechnologieunternehmen mit Sitz in Basel – eine motivierte Person für einen vorübergehenden Einsatz, der sofort beginnt.
Zweck
- Administrative Unterstützung für Führungskräfte der Rechtsabteilung bereitstellen
- Im Rahmen des Legal Services-Teams die täglichen Backoffice-Aktivitäten unterstützen, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit internen Kunden sicherzustellen
- Zur Verbesserung, Implementierung, Dokumentation und Ausführung von Legal Operations-Prozessen beitragen
- Engagement-, Lern- und Kommunikationsaktivitäten unterstützen
- Starke Beziehungen zu den Rechts- und verwandten Funktionen aufbauen, die mit den Zielen und Werten der Legal Operations übereinstimmen
Verantwortlichkeiten
Exekutive Administrative Unterstützung
- Umfassende administrative Unterstützung für leitende Juristen bereitstellen
- Kalender in MS Outlook verwalten und wiederkehrende Meetings koordinieren
- Agenden, Protokolle, Vorabinformationen und Materialien für Teammeetings vorbereiten
- Virtuelle Meetings (Zoom, MS Teams) moderieren
- Interne und externe Korrespondenz bearbeiten
- Dokumente, Fristen, Reisen und Ausgaben verwalten
- Allgemeine administrative Unterstützung für Rechtsteams bereitstellen
Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Verträge/Dokumenten-Workflows überwachen und rechtzeitige Fortschritte sicherstellen
- Ausführung von Verträgen gemäß interner Richtlinien unterstützen
- Unterschriften über elektronische Signaturtools oder handschriftlich koordinieren
- Dokumente elektronisch in den Unternehmensarchiven und CLM-Systemen ablegen
- Physische Archivierung verwalten und notariellen/legalisierenden Aufgaben unterstützen
Engagement-, Lern- und Kommunikationsunterstützung
- Bei der Organisation und Durchführung von Meetings und Schulungen helfen
- Vorbereitung von Engagementmaterialien, Newslettern, Umfragen und anderen Aktivitäten unterstützen
Administrative Unterstützung
- E-Mail-Verteilerlisten pflegen
- Onboarding neuer Mitarbeiter in der Rechtsabteilung unterstützen
- Als Ansprechpartner für facility- und IT-bezogene Anfragen fungieren
- Post, Kurierlieferungen, Meetings, Veranstaltungen, Reisen und Visa verwalten
- Geschäftskorrespondenz entwerfen und Korrektur lesen
- Dokumente für Berichte, Ermittlungen, Entdeckungen, KYC usw. lokalisieren/scannen
- Administrative Prozesse dokumentieren und Prozessverbesserungen unterstützen
- Teams-Ordner, SharePoint-Seiten, Organigramme und verwandte Metadaten pflegen
- Schulungssitzungen koordinieren, einschließlich Vorbereitung, Teilnahmeverfolgung und Nachverfolgungsumfragen
- Umfassende administrative Unterstützung in den Prozessen der Legal Operations bereitstellen
Erforderliche Erfahrung
- Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Rolle; Erfahrung in einer Rechtsabteilung oder Kanzlei ist von Vorteil
- Nachgewiesene Fähigkeit, in lokalen und internationalen Teams zu arbeiten
- Erfahrung in einem multikulturellen Umfeld
- Starke Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Stakeholdern
- Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, Word), Teams, Zoom und SharePoint
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten; Fähigkeit, dringende Aufgaben zu priorisieren
- Enthusiastische, dynamische, ethische und positive Einstellung
- Hohe Diskretion und Vertraulichkeit
- Aufmerksamkeit für Details, proaktive Denkweise, Eigenverantwortung für Aufgaben
- Serviceorientierte Haltung
Bildung und Schlüsselwissen
- Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (oder gleichwertig)
- Technikaffin; bereit, neue Tools und digitale Prozesse zu erlernen
- Versiert in MS Office, SharePoint und virtuellen Meeting-Tools (Zoom, Teams)
- Erfahrung mit virtuellen Moderationstools (Breakout-Räume, QA, Menti) oder Bereitschaft zu lernen
- Kenntnisse über Vertragsablage-Tools oder Rechtssysteme sind von Vorteil
- Fließend in Englisch; gute Deutschkenntnisse. Weitere Sprachen sind willkommen
- Verständnis für administrative, rechtliche oder unternehmerische Prozesse ist von Vorteil
Legal Operations Specialist Arbeitgeber: Gi Group
Unser Kunde, ein globales Unternehmen im Bereich Agrartechnologie mit Sitz in Basel, bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und Innovation ausgerichtet ist. Als Legal Operations Specialist haben Sie die Möglichkeit, in einem multikulturellen Team zu arbeiten und Ihre Fähigkeiten in einem bedeutenden Sektor weiterzuentwickeln. Das Unternehmen fördert aktiv das Wachstum seiner Mitarbeiter durch Schulungen und Engagement-Aktivitäten und bietet zudem flexible Arbeitsbedingungen sowie eine positive Unternehmenskultur.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Legal Operations Specialist mit Bravour zu bestehen
Administrative Support
Kalenderverwaltung in MS Outlook
Vorbereitung von Agenden und Protokollen
Virtuelle Meetings (Zoom, MS Teams) facilitation
Dokumentenmanagement
Vertragsausführung gemäß interner Richtlinien
Erstellung von Engagement-Materialien
