Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Rechtsteam bei administrativen Aufgaben und verbessere die Abläufe.
- Unternehmen: Globales Agrartechnologieunternehmen mit Sitz in Basel.
- Vorteile: Temporäre Anstellung mit flexiblen Arbeitszeiten und wertvoller Erfahrung.
- Weitere Informationen: Multikulturelles Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten im Rechtsbereich.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativen Rollen, idealerweise im rechtlichen Umfeld.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen im Auftrag unseres Kunden – einem globalen Agrartechnologieunternehmen mit Sitz in Basel – eine motivierte Person für einen vorübergehenden Einsatz, der sofort beginnt, als Legal Operations Specialist.
Zweck
- Administrative Unterstützung für leitende Führungskräfte in der Rechtsabteilung bereitstellen.
- Unterstützung der täglichen Backoffice-Aktivitäten des Legal Services-Teams zur Gewährleistung einer reibungslosen Zusammenarbeit mit internen Kunden.
- Beitrag zur Verbesserung, Implementierung, Dokumentation und Ausführung von Prozessen im Bereich Legal Operations.
- Unterstützung von Engagement-, Lern- und Kommunikationsaktivitäten.
- Aufbau starker Beziehungen innerhalb der Rechtsabteilung und verwandter Funktionen, die mit den Zielen und Werten der Legal Operations übereinstimmen.
Verantwortlichkeiten
- Exekutive Administrative Unterstützung
- Allgemeine administrative Unterstützung für leitende Juristen bereitstellen.
- Kalender in MS Outlook verwalten und wiederkehrende Meetings koordinieren.
- Agenden, Protokolle, Vorabinformationen und Materialien für Teammeetings vorbereiten.
- Virtuelle Meetings (Zoom, MS Teams) moderieren.
- Interne und externe Korrespondenz bearbeiten.
- Dokumente, Fristen, Reisen und Ausgaben verwalten.
- Allgemeine administrative Unterstützung für Rechtsteams bereitstellen.
- Vertrags- & Dokumentenmanagement
- Überwachung von Vertrags-/Dokumenten-Workflows und Sicherstellung eines zeitgerechten Fortschritts.
- Unterstützung bei der Ausführung von Verträgen gemäß internen Richtlinien.
- Koordination von Unterschriften über elektronische Signaturtools oder handschriftlich.
- Dokumente elektronisch in den Unternehmensarchiven und CLM-Systemen ablegen.
- Physische Archivierung verwalten und notariellen/legalisierenden Aufgaben unterstützen.
- Engagement-, Lern- & Kommunikationsunterstützung
- Hilfe bei der Organisation und Durchführung von Meetings und Schulungen.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Engagement-Materialien, Newslettern, Umfragen und anderen Aktivitäten.
- Administrative Unterstützung
- E-Mail-Verteilerlisten pflegen.
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter in der Rechtsabteilung.
- Als Ansprechpartner für facility- und IT-bezogene Anfragen fungieren.
- Post, Kurierlieferungen, Meetings, Veranstaltungen, Reisen und Visa verwalten.
- Geschäftskorrespondenz entwerfen und Korrektur lesen.
- Dokumente für Berichte, Ermittlungen, Entdeckungen, KYC usw. lokalisieren/scannen.
- Administrative Prozesse dokumentieren und Prozessverbesserungen unterstützen.
- Teams-Ordner, SharePoint-Seiten, Organigramme und verwandte Metadaten pflegen.
- Schulungssitzungen koordinieren, einschließlich Vorbereitung, Teilnahmeverfolgung und Nachverfolgungsumfragen.
- Umfassende administrative Unterstützung in den Prozessen der Legal Operations bereitstellen.
Erforderliche Erfahrung
- Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Rolle; Erfahrung in einer Rechtsabteilung oder Kanzlei ist von Vorteil.
- Nachgewiesene Fähigkeit, in lokalen und internationalen Teams zu arbeiten.
- Erfahrung in einem multikulturellen Umfeld.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Stakeholdern.
- Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, Word), Teams, Zoom und SharePoint.
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten; Fähigkeit, dringende Aufgaben zu priorisieren.
- Enthusiastische, dynamische, ethische und positive Einstellung.
- Hohe Diskretion und Vertraulichkeit.
- Detailgenauigkeit, proaktive Denkweise, Eigenverantwortung für Aufgaben.
- Serviceorientierte Haltung.
Ausbildung & Schlüsselwissen
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (oder gleichwertig).
- Technikaffin; bereit, neue Tools und digitale Prozesse zu erlernen.
- Versiert in MS Office, SharePoint und virtuellen Meeting-Tools (Zoom, Teams).
- Erfahrung mit virtuellen Moderationstools (Breakout-Räume, Q&A, Menti) oder Bereitschaft zu lernen.
- Kenntnisse über Vertragsablage-Tools oder rechtliche Systeme sind von Vorteil.
- Fließend in Englisch; gute Deutschkenntnisse. Weitere Sprachen sind willkommen.
- Verständnis für administrative, rechtliche oder unternehmerische Prozesse ist von Vorteil.
Legal Operations Specialist Arbeitgeber: Gi Group
Unser Kunde, ein globales Unternehmen im Bereich Agrartechnologie mit Sitz in Basel, bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit und Innovation ausgerichtet ist. Die Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem positiven Arbeitsklima, das Vielfalt und Teamarbeit fördert. Zudem ermöglicht die zentrale Lage in Basel den Zugang zu einem internationalen Netzwerk und kulturellen Angeboten, was das Arbeiten hier besonders attraktiv macht.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Legal Operations Specialist mit Bravour zu bestehen
Administrative Support
Kalenderverwaltung in MS Outlook
Vorbereitung von Agenden und Protokollen
Virtuelle Meetings facilitation (Zoom, MS Teams)
Dokumentenmanagement
Vertragsmanagement
Erfahrung in einem multikulturellen Umfeld
