Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere große Projekte und verwalte administrative Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Gilead Sciences, ein innovatives Unternehmen im Bereich Virologie.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Gesundheitsleistungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende Veranstaltungen und arbeite an spannenden Softwareprojekten.
- Qualifikationen: Mindestens Abitur und 3-5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Wissen:
Ausgezeichnete verbale (Englisch, Deutsch), schriftliche und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind erforderlich. Erfordert Wissen und Verständnis von administrativen und bürokratischen Richtlinien und Verfahren. Muss gute Korrektur- und Bearbeitungsfähigkeiten technischer Dokumente besitzen. Hat die Fähigkeit, die Arbeit von weniger erfahrenen Verwaltungsassistenten zu überprüfen. Fortgeschrittene Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Bürosoftware-Anwendungen. Arbeitet unter minimaler Aufsicht. Erhält gelegentliche Anweisungen vom Manager zur Durchführung nicht routinemäßiger Aufgaben und Pflichten.
Besondere Bildungs- und Erfahrungsvoraussetzungen:
Erfordert mindestens einen High-School-Abschluss sowie 3-5+ Jahre administrative Erfahrung.
Diese Position ist keine Karriere „Sprungbrett“-Position, die zur Position des Executive Coordinators führt; Stelleninhaber mit entsprechendem Wissen und Erfahrung können sich für andere Positionen qualifizieren, die bestimmte Funktionsbereiche unterstützen (z.B. Unterstützungsrolle für Marketing, Finanzen, klinische Forschung usw.).
Besondere Aufgaben:
Neben den Aufgaben eines Senior Administrative Assistant priorisiert die Arbeitslast, die mehrere große Projekte/Zeitpläne umfasst. Solche Projekte können die Koordination oder Leitung der Implementierung neuer und/oder überarbeiteter Softwareanwendungen/Datenbanken umfassen, einschließlich der Zusammenarbeit mit Anbietern, Sicherstellung der Benutzerschulung usw. mit minimaler Anleitung. Organisiert die benötigten Ressourcen, um die Zeitpläne einzuhalten. Verwendet fortgeschrittene Softwareprogramme wie Excel, ChemDraw, Filemaker Pro, Access und PowerPoint, um Grafiken, Diagramme, Tabellenkalkulationen und LCD-Präsentationen zu erstellen. Erstellt unter der Anleitung des Managers Entwurfberichte, Dokumente, Präsentationen und Vorlagen mit Rohdaten. Kann Daten durch Internetrecherchen sammeln. Versteht die Ziele und Vorgaben der gesamten Abteilung und trägt zur Erreichung dieser Ziele bei. Behaltet das große Ganze im Blick und beeinflusst die Arbeitsabläufe entsprechend.
Verantwortlich für die Koordination großer Veranstaltungen, einschließlich Planung, Organisation und Umsetzung einer Reihe von Veranstaltungsaktivitäten. Kommuniziert mit Gästen und Referenten, um deren Bedürfnisse zu bewerten, und koordiniert nach Bedarf Aktivitäten wie Reisen, Hotel, Spesenabrechnungen sowie Werkzeuge und Materialien für Präsentationen. Typischerweise koordiniert die Vorbereitung des Jahresbudgets, überprüft das monatliche Budget, prüft und recherchiert Abweichungen. Kann Anforderungen und Aktivitäten für Gruppenfahrzeuge (an internationalen Standorten) koordinieren. Kann bei der Planung von Büroflächen oder der Büroeinrichtung helfen. Kann die Post und E-Mails des Managers sichten und priorisieren. Unterstützt bei der Einarbeitung neuer Verwaltungsassistenten und anderer Mitarbeiter. Agiert fortlaufend als Ressource für andere Verwaltungsassistenten und wird cross-trainiert, um einen anderen Verwaltungsassistenten zu vertreten, wenn dieser längere Zeit abwesend ist.
Administrative Coordinator Virology Arbeitgeber: Gilead Sciences Switzerland Sarl
Gilead Sciences ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, bedeutende Beiträge zur Verbesserung der Gesundheitsversorgung zu leisten. Mit einem starken Fokus auf persönliche und berufliche Entwicklung sowie einer Kultur der Zusammenarbeit und des Engagements für die Gemeinschaft, fördert Gilead innovative Ansätze zur Bekämpfung von Krankheiten wie HIV und Hepatitis. Die Position des Unbranded Marketing Managers in der Schweiz ermöglicht es Ihnen, direkt mit wichtigen externen Partnern zusammenzuarbeiten und einen positiven Einfluss auf die Patientenversorgung zu haben.
Kontaktdaten:
Gilead Sciences Switzerland Sarl Recruiting-Team
