Administrative Coordinator Virology

Bei Gilead schaffen wir eine gesündere Welt für alle Menschen. Seit mehr als 35 Jahren bekämpfen wir Krankheiten wie HIV, virale Hepatitis, COVID-19 und Krebs – unermüdlich daran arbeitend, Therapien zu entwickeln, die das Leben verbessern, und den Zugang zu diesen Therapien weltweit sicherzustellen. Wir setzen uns weiterhin gegen die größten Gesundheitsherausforderungen der Welt ein, und unsere Mission erfordert Zusammenarbeit, Entschlossenheit und einen unermüdlichen Antrieb, einen Unterschied zu machen.

Jedes Mitglied von Gileads Team spielt eine entscheidende Rolle bei der Entdeckung und Entwicklung lebensverändernder wissenschaftlicher Innovationen. Unsere Mitarbeiter sind unser größtes Kapital, während wir unsere ehrgeizigen Ziele erreichen, und wir suchen nach der nächsten Welle leidenschaftlicher und ehrgeiziger Menschen, die bereit sind, einen direkten Einfluss zu nehmen.

Wir glauben, dass jeder Mitarbeiter einen großartigen Vorgesetzten verdient. Führungskräfte sind das Fundament der Mitarbeitererfahrung bei Gilead und Kite. Als Führungskraft, jetzt oder in der Zukunft, sind Sie der Schlüssel zur Weiterentwicklung unserer Kultur und zur Schaffung eines Umfelds, in dem sich jeder Mitarbeiter einbezogen, entwickelt und befähigt fühlt, seine Ziele zu erreichen. Schließen Sie sich Gilead an und helfen Sie, gemeinsam das Mögliche zu schaffen.

Wissen:
Ausgezeichnete verbale (Englisch, Deutsch), schriftliche und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind erforderlich. Erfordert Kenntnisse und Verständnis von administrativen und bürointernen Richtlinien und Verfahren. Muss gute Korrektur- und Bearbeitungsfähigkeiten technischer Dokumente besitzen. Hat die Fähigkeit, die Arbeit von weniger erfahrenen Verwaltungsassistenten zu überprüfen. Fortgeschrittene Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit verschiedenen Bürosoftware. Arbeitet unter minimaler Aufsicht. Erhält gelegentliche Anweisungen vom Manager zur Ausführung nicht routinemäßiger Aufgaben und Pflichten.

Besondere Bildungs- und Erfahrungsvoraussetzungen:
Erfordert mindestens einen High-School-Abschluss sowie 3-5+ Jahre administrative Erfahrung.

Diese Position ist keine Karriere „Sprungbrett“-Position, die zu einem Executive Coordinator führt; Stelleninhaber mit entsprechendem Wissen und Erfahrung können sich für andere Positionen qualifizieren, die bestimmte Funktionsbereiche unterstützen (z.B. Unterstützungsrolle für Marketing, Finanzen, klinische Forschung usw.).

Besondere Aufgaben:
Neben den Aufgaben eines Senior Administrative Assistant priorisiert die Arbeitslast, die mehrere große Projekte/Zeitpläne umfasst. Solche Projekte können die Koordination oder Leitung der Implementierung neuer und/oder überarbeiteter Softwareanwendungen/Datenbanken umfassen, einschließlich der Zusammenarbeit mit Anbietern, der Sicherstellung von Schulungen für Benutzer usw. mit minimaler Anleitung. Organisiert die benötigten Ressourcen, um die Zeitpläne einzuhalten. Verwendet fortgeschrittene Softwareprogramme wie Excel, ChemDraw, Filemaker Pro, Access und PowerPoint, um Grafiken, Diagramme, Tabellenkalkulationen und LCD-Präsentationen zu erstellen. Erstellt unter der Anleitung des Managers Entwürfe von Berichten, Dokumenten, Präsentationen und Vorlagen mit Rohdaten. Kann Daten durch Internetrecherchen sammeln. Versteht die Ziele und Vorgaben der gesamten Abteilung und trägt zur Erreichung dieser Ziele bei. Behaltet das große Ganze im Blick und beeinflusst die Arbeitsabläufe entsprechend.

Verantwortlich für die Koordination großer Veranstaltungen, einschließlich der Planung, Organisation und Umsetzung einer Reihe von Veranstaltungsaktivitäten. Kommuniziert mit Gästen und Referenten, um Bedürfnisse zu bewerten, und koordiniert gegebenenfalls Aktivitäten wie Reisen, Hotel, Spesenabrechnungen und Werkzeuge sowie Materialien für Präsentationen. Koordiniert typischerweise die Erstellung des jährlichen Budgets, überprüft das monatliche Budget, prüft und recherchiert Abweichungen. Kann Anforderungen und Aktivitäten für Gruppenfahrzeuge (an internationalen Standorten) koordinieren. Kann bei der Planung von Büroflächen oder der Einrichtung von Büros helfen. Kann die Post und E-Mails des Managers sichten und priorisieren. Unterstützt bei der Einarbeitung neuer Verwaltungsassistenten und anderer Mitarbeiter. Agiert fortlaufend als Ressource für andere Verwaltungsassistenten und wird cross-trainiert, um einen anderen Verwaltungsassistenten zu vertreten, wenn dieser längere Zeit abwesend ist.

Gleichstellung der Beschäftigung (EEO):
Es ist die Politik von Gilead Sciences, Inc. und seinen Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen (gemeinsam "Gilead" oder die "Gesellschaft"), die am besten qualifizierten Personen für Positionen im gesamten Unternehmen auszuwählen und einzustellen. Sofern nicht anders durch geltendes Recht vorgesehen, werden alle Beschäftigungsmaßnahmen in Bezug auf Themen wie Vergütung, Leistungen, Versetzungen, Entlassungen, Rückkehr aus Entlassungen, unternehmensgesponserte Schulungen, Bildungsunterstützung, soziale und Freizeitprogramme diskriminierungsfrei durchgeführt (d.h. ohne Berücksichtigung geschützter Merkmale oder verbotener Gründe, zu denen das Geschlecht, die Rasse, die Hautfarbe, die nationale Herkunft, die Abstammung, die Religion, der Glauben, körperliche oder geistige Behinderung, der Familienstand, die sexuelle Orientierung, der Gesundheitszustand, der Veteranenstatus und das Alter gehören können, es sei denn, ein solcher Schutz ist durch Bundes-, Landes-, kommunale, provinzielle, lokale oder andere geltende Gesetze verboten). Gilead verbietet auch Diskriminierung aufgrund anderer durch geltende Gesetze geschützter Merkmale.

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