International Affairs Coordinator (m/f/d)

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Abteilung für Internationale Angelegenheiten als zentrale Anlaufstelle für internationale Studierende und koordinieren wichtige Prozesse im Zusammenhang mit Einwanderung, Mobilität und internationalen Studierendenservices. In dieser Rolle bieten Sie direkte Unterstützung für Studierende, koordinieren administrative Abläufe und gewährleisten ein reibungsloses, regelkonformes und studierendenorientiertes Erlebnis während des gesamten Lebenszyklus der Studierenden – von der Ankunft bis zum Abschluss.

Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen, externen rechtlichen Partnern (z.B. SERS) und lokalen Einwanderungsbehörden in Berlin und Potsdam zusammen, um den Studierenden genaue Informationen, zeitnahe Kommunikation und eine effektive Koordination der internationalen Angelegenheiten zu bieten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Beratung und Unterstützung internationaler Studierender
  • Beratung und Unterstützung internationaler Studierender bezüglich deutscher bürokratischer und einwanderungsbezogener Prozesse (z.B. Aufenthaltserlaubnisse, Stadtanmeldung, Visum zur Jobsuche)
  • Unterstützung der Studierenden während ihres Ankunfts- und Integrationsprozesses in Deutschland
  • Bereitstellung von Informationen vor der Ankunft, Informationsveranstaltungen, Workshops und individuellen Beratungen
  • Sicherstellung, dass die Studierenden klare, strukturierte und zeitnahe Informationen während ihrer Reise erhalten
  • Hilfe bei der Verständigung der administrativen Anforderungen und verfügbaren Unterstützungsangebote
• Koordination von Einwanderungsprozessen
  • Koordination von Visa- und Aufenthaltserlaubnisprozessen von der Vorbereitung vor der Ankunft bis zu Nachstudienwegen
  • Unterstützung der Studierenden bei der Vorbereitung von Dokumenten, Einreichungsprozessen und Nachverfolgungen
  • Agieren als zentrale Kontaktperson zwischen Studierenden, der Universität, externen rechtlichen Partnern (z.B. SERS) und relevanten Behörden
  • Überwachung laufender Fälle, Identifizierung potenzieller Verzögerungen und Unterstützung bei der zeitnahen Lösung
  • Führung genauer Aufzeichnungen und Dokumentationen zu Einwanderungsfällen von Studierenden
  • Escalation komplexer Fälle an relevante interne oder externe Stakeholder, wenn erforderlich
• Zusammenarbeit mit Behörden und externen Partnern
  • Unterstützung der Kommunikation und Koordination mit lokalen Einwanderungsbehörden in Berlin und Potsdam
  • Hilfe bei der Vorbereitung von Dokumenten und Terminen mit Behörden
  • Koordination des Informationsaustauschs zwischen Studierenden, Universitätsgruppen, rechtlichen Partnern und externen Stakeholdern
  • Unterstützung bei der Klärung von Fällen und Nachverfolgungsaktivitäten mit externen Partnern
• Compliance und Prozessunterstützung
  • Sicherstellung, dass die internationalen Studierendenservices gemäß den deutschen Einwanderungsbestimmungen und institutionellen Richtlinien erbracht werden
  • Aufrechterhaltung aktueller Kenntnisse über relevante administrative Verfahren und regulatorische Anforderungen
  • Übersetzung komplexer Anforderungen in praktische Leitlinien für Studierende und Kollegen
  • Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen im Bereich internationale Angelegenheiten
  • Beitrag zur Aufrechterhaltung genauer Berichts- und Dokumentationsstandards
• Mobilitätsprogramme und internationale Angelegenheiten
  • Verwaltung von Mobilitätsprogrammen und Fördermöglichkeiten wie Erasmus+, PROMOS und DAAD
  • Koordination von Mobilitätsprozessen für Studierende, einschließlich Bewerbungen, Dokumentation und Kommunikation
  • Unterstützung bei der Organisation internationaler Orientierungsprogramme, Workshops und Veranstaltungen
  • Hilfe bei der Koordination von kurzfristigen Mobilitätsformaten wie Sommer- und Winterakademien
  • Beitrag zu internationalen Partnerschaftsaktivitäten und akademischen Kooperationsinitiativen
• Interne Zusammenarbeit und Betrieb
  • Enge Zusammenarbeit mit Zulassungsstellen, akademischen Abteilungen, Karriere-Services und Verwaltungsteams zur Unterstützung internationaler Studierender
  • Zusammenarbeit mit Kollegen aus dem Bereich Internationale Angelegenheiten an verschiedenen Campusstandorten
  • Unterstützung der täglichen Abläufe und laufenden Projekte innerhalb der Abteilung für Internationale Angelegenheiten
  • Beitrag zur Verfolgung und Berichterstattung wichtiger Kennzahlen im Zusammenhang mit Mobilität und Einwanderungsprozessen
  • Beitrag zur Schaffung eines positiven, effizienten und studierendenorientierten internationalen Erlebnisses

Ihr Profil

• Abschluss (Bachelor oder Master) in Internationalen Beziehungen, Hochschulverwaltung, Recht, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich
• Erfahrung in der Unterstützung internationaler Studierender, Einwanderungsdiensten, Studierendenservices oder Hochschulverwaltung
• Gutes Verständnis der deutschen Einwanderungsprozesse und administrativen Verfahren
• Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Studierenden und/oder externen Stakeholdern ist sehr wünschenswert
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Fälle und Prioritäten gleichzeitig zu verwalten
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer serviceorientierten Denkweise
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv in einem multikulturellen Umfeld zu kooperieren
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Herangehensweise an Problemlösungen
• Deutsch: C1-Niveau (erforderlich)
• Englisch: C1-Niveau (erforderlich)

Warum wir?

• Die Möglichkeit, mit einem großartigen Team in einer dynamischen und internationalen Kultur zu arbeiten
• Die Möglichkeit, eine führende Rolle bei der Einführung neuer campusweiter Initiativen und akademischer Veranstaltungen im Rahmen unseres strategischen Wachstums zu spielen
• Die Möglichkeit, neue Ideen und Konzepte zu entwickeln und umzusetzen, die zur Entwicklung und Reputation der Institution beitragen
• Kontinuierliche Unterstützung für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung
• Als schnell wachsende Institution schätzt die Universität die Beiträge ihrer Fakultät und erkennt an, dass nachhaltiges Engagement, Leistung und wissenschaftliche Aktivitäten integraler Bestandteil der Förderung der strategischen Ziele der Institution und der Gestaltung ihrer zukünftigen akademischen Ausrichtung sind

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Als Arbeitgeber setzen wir uns für Chancengleichheit und Unterstützung von Minderheiten ein. Wir diskriminieren nicht aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung oder rechtlich geschütztem Status.