Letter of Appointment - Independent Non-Executive Director

Wir freuen uns, Ihre Ernennung als unabhängiger nicht-executive Direktor ("INED") von [Unternehmensname] mit Wirkung vom [Startdatum] (das "Startdatum") zu bestätigen. Dieses Schreiben legt die Bedingungen Ihrer Ernennung fest und ersetzt alle vorherigen Vereinbarungen in Bezug auf Ihre Rolle als Direktor. Durch die Annahme dieser Ernennung bestätigen Sie, dass Sie die Kriterien für Unabhängigkeit gemäß dem UK Corporate Governance Code erfüllen und dass Sie keine Beziehungen oder Umstände haben, die Ihr unabhängiges Urteilsvermögen beeinträchtigen könnten. Ihre Ernennung erfolgt nur als gesetzlicher Direktor. Sie stimmen durch Ihre Unterschrift unten zu, dass dieses Schreiben einen Dienstleistungsvertrag darstellt und keinen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitsverhältnis schafft. Zum Zwecke der Klarstellung werden Sie nicht als Mitarbeiter oder Arbeiter des Unternehmens betrachtet.

1. Rolle, Pflichten und Unabhängigkeit

• Als INED stimmen Sie zu, Ihre gesetzlichen Pflichten gemäß dem Companies Act 2006 zu erfüllen, einschließlich der Wahrnehmung der besten Interessen des Unternehmens, der Ausübung unabhängigen Urteilsvermögens, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Förderung des Erfolgs des Unternehmens.
• Teilnahme an Vorstandssitzungen und, wo zutreffend, an Sitzungen der Ausschüsse des Vorstands (der "Vorstand").
• Einhaltung der Satzung des Unternehmens (die "Satzung") und der geltenden Gesetze.
• Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zur Unternehmensführung und anderer Richtlinien, einschließlich der Whistleblowing-Richtlinie, und Meldung von Bedenken hinsichtlich Fehlverhaltens gemäß diesen Richtlinien und geltendem Recht.
• Aufrechterhaltung der Unabhängigkeit im Urteil und in der Entscheidungsfindung gemäß dem UK Corporate Governance Code.

Sie sind verpflichtet, ausreichend Zeit für die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Pflichten aufzuwenden, wobei Sie Ihre anderen Verpflichtungen berücksichtigen.

2. Laufzeit

Ihre Ernennung wird für eine anfängliche Laufzeit von [3 Jahren] ab dem Startdatum fortgesetzt, es sei denn, sie wird früher von einer der Parteien gemäß der Satzung beendet.

3. Zeitaufwand

Sie sind verpflichtet, so viel Zeit aufzuwenden, wie für die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Pflichten erforderlich ist, und sollten bereit sein, mindestens [Mindestzeitaufwand] für Unternehmensangelegenheiten aufzuwenden. Dies umfasst typischerweise:

• Geplante Vorstandssitzungen.
• Ausschusssitzungen, an denen Sie Mitglied sind.
• Sitzungen mit Aktionären, Management und externen Beratern.
• Schulungen, Einführungen und Prozesse zur Bewertung des Vorstands.
• [Andere Zeitverpflichtungen]

Die Natur der Rolle macht es unmöglich, spezifische Angaben zum maximalen Zeitaufwand zu machen, und es besteht immer die Möglichkeit eines zusätzlichen Zeitaufwands in Bezug auf Vorbereitungszeit und ad-hoc Angelegenheiten. Möglicherweise müssen Sie an zusätzlichen Sitzungen teilnehmen, die vom Vorstand angemessen angefordert werden, einschließlich gelegentlicher Reisen. Durch die Annahme dieser Ernennung verpflichten Sie sich, unter Berücksichtigung aller anderen Verpflichtungen, die Sie möglicherweise haben, ausreichend Zeit für Ihre Pflichten als nicht-executive Direktor aufzuwenden.

4. Gebühren und Auslagen

Sie erhalten eine Direktorenvergütung von £ [Höhe der Direktorenvergütung] pro Jahr, zahlbar [vierteljährlich/jährlich] im Nachhinein. Das Unternehmen erstattet Ihnen alle angemessenen Auslagen, die ordnungsgemäß bei der Erfüllung Ihrer Pflichten als Direktor entstanden sind, gemäß den Richtlinien des Unternehmens. Quittungen oder andere Nachweise der Ausgaben müssen vorgelegt werden.

5. Interessenkonflikte

Sie müssen dem Vorstand unverzüglich jedes direkte oder indirekte Interesse an einer vorgeschlagenen oder bestehenden Transaktion oder Vereinbarung mit dem Unternehmen gemäß Abschnitt 177 des Companies Act 2006 offenlegen. Sie dürfen andere Direktorenposten oder Ernennungen innehaben, sofern diese keinen Interessenkonflikt mit dem Unternehmen schaffen. Sie müssen die vorherige schriftliche Zustimmung des Vorstands einholen, wenn ein potenzieller Konflikt entsteht.

6. Vertraulichkeit

Sie müssen alle Informationen, die das Unternehmen, dessen Geschäft, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter betreffen, vertraulich behandeln. Diese Verpflichtung gilt unbegrenzt für Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Informationen von kommerziell sensibler Natur sowie für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Beendigung Ihrer Ernennung für andere vertrauliche Informationen. Offenlegung ist nur insoweit zulässig, wie dies für die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer Pflichten oder gesetzlich erforderlich ist. Alle geistigen Eigentumsrechte, die Sie im Rahmen der Erfüllung Ihrer Pflichten als Direktor schaffen, gehören dem Unternehmen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Sie erklären sich bereit, das Unternehmen bei der Wahrung solcher geistigen Eigentumsrechte zu unterstützen, wenn dies angefordert wird. Diese Klausel gilt nicht für geistiges Eigentum, das Sie unabhängig außerhalb des Rahmens Ihrer Pflichten geschaffen haben.

8. Kündigung

Jede Partei kann Ihre Ernennung durch schriftliche Mitteilung mit [Kündigungsfrist] kündigen. Ungeachtet des Vorstehenden kann das Unternehmen Ihre Ernennung mit sofortiger Wirkung aus folgenden Gründen kündigen:

• Ein wesentlicher Verstoß gegen dieses Schreiben.
• Schweres Fehlverhalten oder wiederholte Verstöße oder Nichteinhaltung Ihrer Verpflichtungen gegenüber dem Unternehmen (zu denen Ihre gesetzlichen, treuhänderischen oder allgemeinrechtlichen Pflichten gehören).
• Betrug, Unehrlichkeit oder Verhalten, das Sie oder das Unternehmen in Misskredit bringen könnte oder nachteilig für die Interessen des Unternehmens ist.
• Verurteilung wegen einer Straftat (mit Ausnahme geringfügiger Verkehrsdelikte).
• Insolvenz oder eine Vereinbarung mit oder zugunsten Ihrer Gläubiger.
• Disqualifikation von der Ausübung des Amtes als Direktor.

Bei Beendigung sind Sie verpflichtet, Ihr Amt als Direktor gemäß der Satzung niederzulegen.

9. Wettbewerbsverbote und Nachbeendigungsverpflichtungen

Sie stimmen zu, dass Sie für [Dauer der Nichtansprache und Wettbewerbsverbote] nach Beendigung Ihrer Ernennung nicht:

• Die Kunden oder Klienten des Unternehmens, mit denen Sie in den letzten 12 Monaten Kontakt hatten, ansprechen.
• Angestellte oder Auftragnehmer des Unternehmens abwerben.

Diese Einschränkungen gelten nur insoweit, als dies erforderlich ist, um die legitimen Interessen des Unternehmens zu schützen, und unterliegen dem geltenden Recht.

10. Versicherung und Entschädigung

Das Unternehmen unterhält eine Haftpflichtversicherung für Direktoren und leitende Angestellte, die Ihre Ernennung abdeckt, und wird Sie im gesetzlich zulässigen Rahmen und gemäß der Satzung entschädigen. Diese Entschädigung deckt keine Verbindlichkeiten ab, die aus Betrug, Unehrlichkeit oder Verstößen gegen geltendes Recht entstehen. Stellen Sie sicher, dass die oben genannte Versicherung ausreichend aufrechterhalten wird.

11. Schulung, Bewertung des Vorstands und Datenschutz

Sie werden an allen erforderlichen Einführungen und Schulungen teilnehmen, um Ihre Pflichten effektiv zu erfüllen. Der Vorstand wird Ihre Leistung regelmäßig bewerten, im Einklang mit guten Praktiken der Unternehmensführung. Sie müssen die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens einhalten, wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gemäß dem britischen Datenschutzrecht, einschließlich der UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) und des Data Protection Act 2018.

12. Anwendbares Recht

Dieses Ernennungsschreiben unterliegt dem Recht von England und Wales, und alle Streitigkeiten unterliegen den Gerichten von England und Wales. Bitte unterschreiben und senden Sie eine Kopie dieses Schreibens zurück, um Ihre Zustimmung zu diesen Bedingungen zu bestätigen.