Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Büroorganisation und dem Management von Führungskräften.
- Unternehmen: Wachsendes internationales Unternehmen mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, professionelle Entwicklung und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Projekte und ein unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Büroerfahrung in einem globalen Unternehmen und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung als Assistenz oder im Büromanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Wir suchen eine hochorganisierte, proaktive und praktische Office & Executive Assistant, um unser Team zu unterstützen und einen reibungslosen Ablauf der täglichen Bürooperationen zu gewährleisten. Diese Rolle kombiniert die Unterstützung von Führungskräften, Büromanagement und administrative Koordination in einem schnelllebigen internationalen Umfeld. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung effizienter Abläufe, der Unterstützung von Führungsaktivitäten, der Koordination der Büroverwaltung und der Schaffung einer positiven und produktiven Arbeitsplatzatmosphäre.
Was Sie tun werden
- Executive Support
- Tägliche administrative Unterstützung für Führungskräfte und leitende Angestellte bereitstellen
- Kalender verwalten, Meetings planen und Termine über mehrere Zeitzonen koordinieren
- Besprechungsmaterialien, Präsentationen, Agenden und Nachverfolgungsaktionen vorbereiten
- Vertrauliche Korrespondenz und Dokumentenmanagement unterstützen
- Bei speziellen Projekten und Prioritäten der Führungskräfte helfen
- Büromanagement & Verwaltung
- Reibungslosen Betrieb des Büros in Stuttgart sicherstellen
- Bürovendoren, Lieferanten, Dienstleistungen und Büroinstandhaltung koordinieren
- Büromaterialien, Ausrüstung und Beschaffungsaktivitäten verwalten
- Logistik für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterstützen
- Arbeitsplatzdienstleistungen koordinieren und eine einladende Büroumgebung aufrechterhalten
- Bei der Vertragsverwaltung und allgemeinen Büro-Dokumentation helfen
- Team- & Mitarbeitersupport
- Interne Meetings, Workshops und Unternehmensveranstaltungen koordinieren
- Mitarbeiterengagement-Initiativen und soziale Aktivitäten unterstützen
- Besuchermanagement und Büro-Hospitabilität unterstützen
- Als zentrale Anlaufstelle für administrative Anfragen von Mitarbeitern fungieren
- Operations & Prozesskoordination
- Die Implementierung und Verbesserung administrativer Prozesse unterstützen
- Aufzeichnungen, Tracker und betriebliche Dokumentation pflegen
- Bei Berichterstattung, Datensammlung und Koordinationsaktivitäten helfen
- Mit allen Geschäftsbereichen an operativen Initiativen zusammenarbeiten
Was Sie mitbringen
- 3–5+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Exekutivteams
- Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Starke Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Proaktive, praktische und lösungsorientierte Denkweise
- Komfortabel im selbstständigen Arbeiten und Übernahme von Verantwortung
- Starke Kenntnisse in Microsoft Office und modernen Kollaborationstools
- Erfahrung in internationalen Organisationen ist von Vorteil
- Fließend in Englisch; Deutsch ist von Vorteil
Was wir bieten
- Hohe Eigenverantwortung und Sichtbarkeit in der gesamten Organisation
- Dynamisches und kollaboratives internationales Arbeitsumfeld
- Praktische Kultur mit kurzen Entscheidungswegen
- Gelegenheit, eng mit der Unternehmensführung zusammenzuarbeiten
- Flexible Arbeitsbedingungen zur Unterstützung von Produktivität und Zusammenarbeit
- Berufliches Wachstum durch Lernen, Entwicklung und Exposure gegenüber vielfältigen Projekten
- Teamorientierte Kultur, die sich auf Innovation, kontinuierliche Verbesserung und gegenseitige Unterstützung konzentriert
- Die Möglichkeit, das Arbeitsplatz-Erlebnis eines wachsenden globalen Unternehmens mitzugestalten
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Office & Executive Assistant 50% (m/w/d) Arbeitgeber: GlassPoint Technology Center
GlassPoint ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und kollaborative internationale Arbeitsumgebung bietet. Mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Sichtbarkeit innerhalb der Organisation haben Mitarbeiter die Möglichkeit, eng mit der Unternehmensführung zusammenzuarbeiten und ihre berufliche Entwicklung durch Lernen und vielfältige Projekte voranzutreiben. Die Unternehmenskultur fördert Innovation, kontinuierliche Verbesserung und gegenseitige Unterstützung, während flexible Arbeitsarrangements die Produktivität und Zusammenarbeit unterstützen.
Kontaktdaten:
GlassPoint Technology Center Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie GlassPoint Technology Center sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie GlassPoint Technology Center direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über GlassPoint Technology Center zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GlassPoint Technology Center vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei GlassPoint Technology Center. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
