Executive Assistant/in / Business Operations Manager/in (m/w) in Teilzeit (40%) GLOBAL ALLIANCE AUTOMOTIVE AG – Hauptsitz: 8804 Au, ZH. Position beginnt 01.09.2026, Dauer: Permanent, Aufwand: 40 %.
Die Global Alliance Automotive AG unterstützt internationale Unternehmen bei Vertrieb, Geschäftsentwicklung und Internationalisierung in der Automobilindustrie. Gemeinsam mit unseren 19 Partnerbüros in 15 Ländern begleiten wir Kunden bei internationalen Wachstumsprojekten, Markteintritten und der Entwicklung neuer Geschäftsbeziehungen.
Zur Unterstützung unseres Geschäftsführers in der Schweiz (einziger Vollzeit‑Mitarbeiter) suchen wir ab dem 1. September eine engagierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die operative, organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv zur Weiterentwicklung unseres Unternehmens beiträgt.
Was diese Position besonders macht
Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
Internationale Kontakte in Europa, Asien und Nord- & Süd-Amerika
Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit
Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration, Marketing und Business Operations
Möglichkeit zur schrittweisen Erweiterung des Pensums
Ihre Aufgaben
Event & Reiseplanung:
Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Kundenbesuchen; Planung und Koordination von Dienstreisen und Messebesuchen; Terminmanagement und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung.
Business Operations & Buchhaltung (Bexio):
Erstellen der Quartalsrechnungen und Nachverfolgung der Zahlungseingänge; Koordination von Rechnungen und administrativen Zahlungsprozessen; Vorbereitende Buchhaltung und teilweise Verbuchung am Ende des Quartals; Pflege und Verbuchung von Geschäftsvorfällen in Bexio.
Marketing & Kommunikation:
Unterstützung bei LinkedIn‑Beiträgen und digitalen Kommunikationsmaßnahmen; Pflege von Präsentationen, Broschüren und Marketingunterlagen; Recherche‑ und kleinere Projekt‑Arbeiten.
Administration & Datenmanagement:
Pflege von Kunden‑, Kontakt‑ und Projektdaten; Organisation der Dokumenten‑ und Datenablage; Übernahme allgemeiner organisatorischer und koordinativer Aufgaben.
Ihr fachliches Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder Business Operations
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2)
Gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Erfahrung mit Bexio oder vergleichbaren ERP‑/Buchhaltungssystemen von Vorteil
Interesse an digitalen Tools und KI‑Anwendungen (z. B. Copilot oder ChatGPT)
Ihr persönliches Profil
Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationstalent
Proaktive Persönlichkeit, die Aufgaben frühzeitig erkennt und selbstständig umsetzt
Analytisches Denken und Freude an vielseitigen Aufgabenstellungen
Sicheres Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeit im internationalen Umfeld
Wir bieten
Vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, einen Teil der Tätigkeit nach Absprache im Homeoffice auszuüben.
Kurze Entscheidungswege und direkter Einfluss auf das Unternehmen
Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
Raum für neue Ideen und persönliche Weiterentwicklung
Langfristige Perspektive mit möglicher Erweiterung des Pensums
#J-18808-Ljbffr
Die Global Alliance Automotive AG unterstützt internationale Unternehmen bei Vertrieb, Geschäftsentwicklung und Internationalisierung in der Automobilindustrie. Gemeinsam mit unseren 19 Partnerbüros in 15 Ländern begleiten wir Kunden bei internationalen Wachstumsprojekten, Markteintritten und der Entwicklung neuer Geschäftsbeziehungen.
Zur Unterstützung unseres Geschäftsführers in der Schweiz (einziger Vollzeit‑Mitarbeiter) suchen wir ab dem 1. September eine engagierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die operative, organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv zur Weiterentwicklung unseres Unternehmens beiträgt.
Was diese Position besonders macht
Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
Internationale Kontakte in Europa, Asien und Nord- & Süd-Amerika
Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit
Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration, Marketing und Business Operations
Möglichkeit zur schrittweisen Erweiterung des Pensums
Ihre Aufgaben
Event & Reiseplanung:
Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Kundenbesuchen; Planung und Koordination von Dienstreisen und Messebesuchen; Terminmanagement und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung.
Business Operations & Buchhaltung (Bexio):
Erstellen der Quartalsrechnungen und Nachverfolgung der Zahlungseingänge; Koordination von Rechnungen und administrativen Zahlungsprozessen; Vorbereitende Buchhaltung und teilweise Verbuchung am Ende des Quartals; Pflege und Verbuchung von Geschäftsvorfällen in Bexio.
Marketing & Kommunikation:
Unterstützung bei LinkedIn‑Beiträgen und digitalen Kommunikationsmaßnahmen; Pflege von Präsentationen, Broschüren und Marketingunterlagen; Recherche‑ und kleinere Projekt‑Arbeiten.
Administration & Datenmanagement:
Pflege von Kunden‑, Kontakt‑ und Projektdaten; Organisation der Dokumenten‑ und Datenablage; Übernahme allgemeiner organisatorischer und koordinativer Aufgaben.
Ihr fachliches Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder Business Operations
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2)
Gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Erfahrung mit Bexio oder vergleichbaren ERP‑/Buchhaltungssystemen von Vorteil
Interesse an digitalen Tools und KI‑Anwendungen (z. B. Copilot oder ChatGPT)
Ihr persönliches Profil
Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationstalent
Proaktive Persönlichkeit, die Aufgaben frühzeitig erkennt und selbstständig umsetzt
Analytisches Denken und Freude an vielseitigen Aufgabenstellungen
Sicheres Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeit im internationalen Umfeld
Wir bieten
Vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, einen Teil der Tätigkeit nach Absprache im Homeoffice auszuüben.
Kurze Entscheidungswege und direkter Einfluss auf das Unternehmen
Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
Raum für neue Ideen und persönliche Weiterentwicklung
Langfristige Perspektive mit möglicher Erweiterung des Pensums
#J-18808-Ljbffr
Kontaktdaten:
GLOBAL ALLIANCE AUTOMOTIVE AG Recruiting-Team
