Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO bei Terminen, Reiseplanung und Büroorganisation.
- Unternehmen: GLEIF, eine gemeinnützige Organisation für rechtliche Identifikation.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, modernes Büro und ein motiviertes Team.
- Weitere Informationen: Multikulturelles Team im Herzen von Frankfurt mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Transparenz im Finanzsektor und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Büromanagement und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Die Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) ist eine gemeinnützige Organisation, die 2014 gegründet wurde, um die Implementierung und Nutzung des Legal Entity Identifier (LEI) zu unterstützen. GLEIF verwaltet ein Netzwerk von Partnern, den LEI ausstellenden Organisationen, um vertrauenswürdige Dienstleistungen und offene, zuverlässige Daten für die eindeutige Identifizierung juristischer Personen weltweit bereitzustellen.
Der GLEIF Assistant & Office Manager unterstützt den CEO und das Management von Montag bis Freitag zeitnah und professionell. Zu den Hauptaufgaben gehören die Planung von Meetings, die Organisation von Reisen und die Verwaltung der täglichen Kalender.
Hauptverantwortlichkeiten- Unterstützung des CEO und COFO bei internen und externen Terminen und Anrufen
- Verwaltung der Kalender des CEO und COFO sowie der Teamkalender
- Durchführung administrativer Aufgaben für CEO & COFO (z.B. Spesenabrechnungen, Budgetierung)
- Aktivitäten im Bereich Dokumentenmanagement, einschließlich Erstellung, Kopieren, Ablage und Faxen von Berichten, Präsentationen und Protokollen
- Pflege einer aktuellen Kontaktliste von Lieferanten
- Aufrechterhaltung und Bestellung von Büromaterialien gemäß Unternehmensrichtlinien
- Empfang, Verteilung und Versand von Post
- Unterstützung bei Ad-hoc-Projekten nach Bedarf
- Koordination mit Reinigungsdiensten, Facility-Manager und Vermieter bei allen bürobezogenen Angelegenheiten
- Suche nach Meeting- und Veranstaltungsorten national und international
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen wie Workshops, Mitarbeiterveranstaltungen, Mittagessen, Catering, Jahressitzungen und Meetings
- Enge Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam bei der Durchführung von Veranstaltungen
- Hotelarrangements, einschließlich Vertragsverhandlungen für GLEIF-Teilnehmer (CEO, Vorstand, Manager)
- Reiseorganisation für CEO & COFO sowie für Vorstandsmitglieder und Manager
- Persönliches Eventmanagement vor Ort und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs
- Überprüfung der tatsächlichen Rechnung vor der Koordination mit der Finanzabteilung von GLEIF bezüglich der Zahlung für Catering und Kostenstelle
- Unterstützung des Unternehmenssekretärs von GLEIF bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen
- Erste Erfahrungen in einem multinationalen, multikulturellen Unternehmen sind von Vorteil
- Starke Büroverwaltungsfähigkeiten mit mindestens 2+ Jahren Erfahrung in ähnlichen Funktionen
- Außergewöhnliche persönliche Fähigkeiten, einschließlich sozialer Kompetenz, starker funktionsübergreifender Kommunikation und Menschenkenntnis
- Initiative und Kreativität, flexibel und in der Lage, in einem dynamischen Arbeitsumfeld zu arbeiten
- Hohe Energie und Engagement sowohl innerhalb als auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten
- Ausgezeichnete IT-Kenntnisse und nachgewiesene Kenntnisse in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) sowie schnelle Auffassungsgabe für Prozesse und Systeme
- Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift
Standort: Frankfurt, Deutschland
Umfang: Teilzeit 50 – 60 %
Alle ausländischen Bewerber außerhalb der EU müssen über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen, um in Deutschland arbeiten zu können.
Dies ist eine Gelegenheit, einen Einfluss auf die Transparenz der Finanzdienstleistungen und anderer Branchen in einem gemeinnützigen, stabilen Unternehmen zu haben, das sich verpflichtet hat, in die Stiftung, ihre Partnerbeziehungen und ihre Mitarbeiter zu investieren. Sie werden Teil eines hochmotivierten Teams mit der Mission, das Global Legal Entity Identifier System erfolgreich umzusetzen. Die Vergütung und die Leistungen werden selbstverständlich angemessen zur Position sein.
Zusätzlich bieten wir:
- Multikulturelle Organisation mit Büro direkt im Stadtzentrum von Frankfurt
- Offener Büroraum, der Zusammenarbeit fördert und ermutigt; Kopfhörer erlaubt
- iMac-Arbeitsplatz mit 2 Bildschirmen; individuelle Tastatur auf Anfrage
- Firmen-iPhone & Macbook
Office Manager & Assistant to CEO m/f/d - (Part-time) 50 – 60 % Arbeitgeber: Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF)
Die Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine bedeutende Rolle in der Transparenz der Finanzdienstleistungsbranche spielt. Mit einem multikulturellen Team im Herzen von Frankfurt bieten wir eine offene Bürokultur, die Zusammenarbeit fördert, sowie moderne Arbeitsmittel wie iMac-Workstations und Firmenhandys. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer stabilen, gemeinnützigen Organisation und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten, um ihre Karriere in einem dynamischen Umfeld voranzutreiben.
Kontaktdaten:
Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Assistant to CEO m/f/d - (Part-time) 50 – 60 % erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & Assistant to CEO bewirbst, zeige dein Interesse, indem du direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufnimmst. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren oder wie der Bewerbungsprozess abläuft.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten oder bei GLEIF tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Aufgaben des Office Managers und über die GLEIF. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Personen gelangt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Assistant to CEO m/f/d - (Part-time) 50 – 60 % mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch gut ins Team passen.
Mach es persönlich!:Verlinke deine Erfahrungen direkt mit den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung stehen. Zeig uns, wie deine Fähigkeiten und Erlebnisse dich zu dem perfekten Office Manager & Assistant machen!
Achte auf Details!:Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein sauberer und professioneller Auftritt zeigt uns, dass du die nötige Sorgfalt und Professionalität mitbringst, die wir suchen.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) vorbereitet
✨Mach dich mit der Organisation vertraut
Informiere dich über die Global Legal Entity Identifier Foundation und ihre Mission. Verstehe, wie sie die Transparenz im Finanzsektor fördert und welche Rolle du als Office Manager & Assistant to CEO spielen würdest. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Büro-Management und wie du mit verschiedenen Aufgaben umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Problemlösung zeigen.
✨Zeige deine IT-Kompetenzen
Da exzellente IT-Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, über deine Erfahrungen mit Microsoft Office und anderen relevanten Tools zu sprechen. Vielleicht kannst du sogar eine kleine Demonstration deiner Fähigkeiten anbieten, um zu zeigen, dass du ein schneller Lerner bist.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Frage während des Interviews nach der Teamdynamik und den Werten der Organisation. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt und zur Unternehmenskultur beitragen kannst.
