International Affairs Coordinator (m/f/d)

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Abteilung für Internationale Angelegenheiten als zentrale Anlaufstelle für internationale Studierende und koordinieren wichtige Prozesse im Zusammenhang mit Einwanderung, Mobilität und Dienstleistungen für internationale Studierende. In dieser Rolle bieten Sie direkte Unterstützung für Studierende, koordinieren administrative Abläufe und gewährleisten ein reibungsloses, regelkonformes und studierendenorientiertes Erlebnis während des gesamten Lebenszyklus der Studierenden – von der Ankunft bis zum Abschluss.

Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen, externen rechtlichen Partnern (z.B. SERS) und lokalen Einwanderungsbehörden in Berlin und Potsdam zusammen, um den Studierenden genaue Informationen, zeitnahe Kommunikation und eine effektive Koordination der internationalen Angelegenheiten zu bieten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Beratung und Unterstützung internationaler Studierender
  • Beratung und Unterstützung internationaler Studierender bezüglich deutscher bürokratischer und einwanderungsbezogener Prozesse (z.B. Aufenthaltserlaubnisse, Stadtanmeldung, Visum zur Jobsuche)
  • Unterstützung der Studierenden während ihres Ankunfts- und Integrationsprozesses in Deutschland
  • Bereitstellung von Informationen vor der Ankunft, Informationsveranstaltungen, Workshops und individuellen Beratungen
  • Sicherstellung, dass die Studierenden klare, strukturierte und zeitnahe Informationen während ihrer Reise erhalten
  • Hilfe bei der Verständigung der administrativen Anforderungen und verfügbaren Unterstützungsangebote
• Koordination des Einwanderungsprozesses
  • Koordination von Visa- und Aufenthaltserlaubnisprozessen von der Vorbereitung vor der Ankunft bis zu den Wegen nach dem Studium
  • Unterstützung der Studierenden bei der Vorbereitung von Dokumenten, Einreichungsprozessen und Nachverfolgungen
  • Agieren als zentrale Kontaktperson zwischen Studierenden, der Universität, externen rechtlichen Partnern (z.B. SERS) und relevanten Behörden
  • Überwachung laufender Fälle, Identifizierung potenzieller Verzögerungen und Unterstützung bei der zeitnahen Lösung
  • Führung genauer Aufzeichnungen und Dokumentationen zu den Einwanderungsfällen der Studierenden
  • Escalation komplexer Fälle an relevante interne oder externe Stakeholder, wenn erforderlich
• Zusammenarbeit mit Behörden und externen Partnern
  • Unterstützung der Kommunikation und Koordination mit lokalen Einwanderungsbehörden in Berlin und Potsdam
  • Hilfe bei der Vorbereitung von Dokumenten und Terminen mit Behörden
  • Koordination des Informationsaustauschs zwischen Studierenden, Universitätsgruppen, rechtlichen Partnern und externen Stakeholdern
  • Unterstützung bei der Klärung von Fällen und Nachverfolgungsaktivitäten mit externen Partnern
• Compliance und Prozessunterstützung
  • Sicherstellung, dass die Dienstleistungen für internationale Studierende gemäß den deutschen Einwanderungsbestimmungen und institutionellen Richtlinien erbracht werden
  • Aktualisierung des Wissens über relevante administrative Verfahren und regulatorische Anforderungen
  • Übersetzung komplexer Anforderungen in praktische Anleitungen für Studierende und Kollegen
  • Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Arbeitsabläufe im Bereich Internationale Angelegenheiten
• Mobilitätsprogramme und internationale Angelegenheiten
  • Unterstützung der Verwaltung von Mobilitätsprogrammen und Fördermöglichkeiten wie Erasmus+, PROMOS und DAAD
  • Koordination der Mobilitätsprozesse der Studierenden, einschließlich Bewerbungen, Dokumentation und Kommunikation
  • Unterstützung bei der Organisation internationaler Orientierungsprogramme, Workshops und Veranstaltungen
  • Hilfe bei der Koordination von kurzfristigen Mobilitätsformaten wie Sommer- und Winterakademien
  • Beitrag zu internationalen Partnerschaftsaktivitäten und akademischen Kooperationsinitiativen
• Interne Zusammenarbeit und Betrieb
  • Enge Zusammenarbeit mit Zulassungsstellen, akademischen Abteilungen, Karrierezentren und administrativen Teams zur Unterstützung internationaler Studierender
  • Zusammenarbeit mit Kollegen aus den International Affairs an verschiedenen Campusstandorten
  • Unterstützung der täglichen Abläufe und laufenden Projekte innerhalb der Abteilung für Internationale Angelegenheiten
  • Hilfe bei der Verfolgung und Berichterstattung wichtiger Kennzahlen im Zusammenhang mit Mobilität und Einwanderungsprozessen der Studierenden
  • Beitrag zur Schaffung eines positiven, effizienten und studierendenorientierten internationalen Erlebnisses

Ihr Profil

• Abschluss (Bachelor oder Master) in Internationalen Beziehungen, Hochschulverwaltung, Recht, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich
• Vorherige Erfahrung in der Unterstützung internationaler Studierender, Einwanderungsdiensten, Studierendenservices oder Hochschulverwaltung
• Gutes Verständnis der deutschen Einwanderungsprozesse und administrativen Verfahren
• Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Studierenden und/oder externen Stakeholdern ist sehr wünschenswert
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Fälle und Prioritäten gleichzeitig zu verwalten
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer serviceorientierten Denkweise
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv in einem multikulturellen Umfeld zu kooperieren
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Herangehensweise an Problemlösungen

Sprachliche Anforderungen

• Deutsch: C1-Niveau (erforderlich)
• Englisch: C1-Niveau (erforderlich)

Warum wir?

• Die Möglichkeit, mit einem großartigen Team in einer dynamischen und internationalen Kultur zu arbeiten
• Die Möglichkeit, eine führende Rolle bei der Einführung neuer campusweiter Initiativen und akademischer Veranstaltungen im Rahmen unseres strategischen Wachstums zu spielen
• Die Möglichkeit, neue Ideen und Konzepte zu entwickeln und umzusetzen, die zur Entwicklung und Reputation der Institution beitragen
• Kontinuierliche Unterstützung für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung
• Als schnell wachsende Institution schätzt die Universität die Beiträge ihrer Mitarbeiter und erkennt an, dass nachhaltiges Engagement, Leistung und wissenschaftliche Aktivitäten integrale Bestandteile der Förderung der strategischen Ziele der Institution und der Gestaltung ihrer zukünftigen akademischen Ausrichtung sind

Als Arbeitgeber setzen wir uns für Chancengleichheit und Unterstützung von Minderheiten ein. Wir diskriminieren nicht aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung oder rechtlich geschütztem Status.