International Affairs Coordinator (m/f/d)

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Abteilung für Internationale Angelegenheiten als zentrale Anlaufstelle für internationale Studierende und koordinieren wichtige Prozesse im Zusammenhang mit Einwanderung, Mobilität und Dienstleistungen für internationale Studierende. In dieser Rolle bieten Sie direkte Unterstützung für Studierende, koordinieren administrative Abläufe und gewährleisten ein reibungsloses, regelkonformes und studierendenorientiertes Erlebnis während des gesamten Lebenszyklus der Studierenden – von der Ankunft bis zum Abschluss.

Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen, externen rechtlichen Partnern (z.B. SERS) und lokalen Einwanderungsbehörden in Berlin und Potsdam zusammen, um den Studierenden genaue Informationen, zeitnahe Kommunikation und eine effektive Koordination der internationalen Angelegenheiten zu bieten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Beratung und Unterstützung internationaler Studierender: Beratung und Unterstützung internationaler Studierender in Bezug auf deutsche bürokratische und einwanderungsbezogene Prozesse (z.B. Aufenthaltserlaubnisse, Stadtanmeldung, Visum zur Jobsuche).
• Unterstützung der Studierenden während ihres Ankunfts- und Integrationsprozesses in Deutschland.
• Bereitstellung von Informationen vor der Ankunft, Informationsveranstaltungen, Workshops und individuellen Beratungen.
• Sicherstellung, dass die Studierenden klare, strukturierte und zeitnahe Informationen während ihrer Reise erhalten.
• Hilfe bei der Verständigung der administrativen Anforderungen und verfügbaren Unterstützungsdienste.

• Koordination des Einwanderungsprozesses: Koordination der Visa- und Aufenthaltserlaubnisprozesse von der Vorbereitung vor der Ankunft bis zu den Wegen nach dem Studium.
• Unterstützung der Studierenden bei der Vorbereitung von Dokumenten, Einreichungsprozessen und Nachverfolgungen.
• Agieren als zentrale Kontaktperson zwischen Studierenden, der Universität, externen rechtlichen Partnern (z.B. SERS) und relevanten Behörden.
• Überwachung laufender Fälle, Identifizierung potenzieller Verzögerungen und Unterstützung bei der zeitnahen Lösung.
• Führung genauer Aufzeichnungen und Dokumentationen zu den Einwanderungsfällen der Studierenden.
• Escalation komplexer Fälle an relevante interne oder externe Stakeholder, wenn erforderlich.

• Zusammenarbeit mit Behörden und externen Partnern: Unterstützung der Kommunikation und Koordination mit lokalen Einwanderungsbehörden in Berlin und Potsdam.
• Hilfe bei der Vorbereitung von Dokumenten und Terminen mit Behörden.
• Koordination des Informationsaustauschs zwischen Studierenden, Universitätsgruppen, rechtlichen Partnern und externen Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Klärung von Fällen und Nachverfolgungsaktivitäten mit externen Partnern.

• Compliance und Prozessunterstützung: Sicherstellung, dass die Dienstleistungen für internationale Studierende gemäß den deutschen Einwanderungsvorschriften und institutionellen Richtlinien erbracht werden.
• Aktualisierung des Wissens über relevante administrative Verfahren und regulatorische Anforderungen.
• Übersetzung komplexer Anforderungen in praktische Anleitungen für Studierende und Kollegen.
• Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Arbeitsabläufe im Bereich Internationale Angelegenheiten.
• Beitrag zur Aufrechterhaltung genauer Berichts- und Dokumentationsstandards.

• Mobilitätsprogramme und internationale Angelegenheiten: Unterstützung der Verwaltung von Mobilitätsprogrammen und Fördermöglichkeiten wie Erasmus+, PROMOS und DAAD.
• Koordination der Mobilitätsprozesse der Studierenden, einschließlich Bewerbungen, Dokumentation und Kommunikation.
• Unterstützung bei der Organisation internationaler Orientierungsprogramme, Workshops und Veranstaltungen.
• Hilfe bei der Koordination von kurzfristigen Mobilitätsformaten wie Sommer- und Winterakademien.
• Beitrag zu internationalen Partnerschaftsaktivitäten und akademischen Kooperationsinitiativen.

• Interne Zusammenarbeit und Betrieb: Enge Zusammenarbeit mit Zulassungsstellen, akademischen Abteilungen, Karrierezentren und Verwaltungsteams zur Unterstützung internationaler Studierender.
• Zusammenarbeit mit Kollegen aus den International Affairs an verschiedenen Campusstandorten.
• Unterstützung der täglichen Abläufe und laufenden Projekte innerhalb der Abteilung für Internationale Angelegenheiten.
• Hilfe bei der Verfolgung und Berichterstattung wichtiger Kennzahlen im Zusammenhang mit Mobilität und Einwanderungsprozessen.
• Beitrag zur Schaffung eines positiven, effizienten und studierendenorientierten internationalen Erlebnisses.

Ihr Profil

• Abschluss (Bachelor oder Master) in Internationalen Beziehungen, Hochschulverwaltung, Recht, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Vorherige Erfahrung in der Unterstützung internationaler Studierender, Einwanderungsdiensten, Studierendenservices oder Hochschulverwaltung.
• Gutes Verständnis der deutschen Einwanderungsprozesse und administrativen Verfahren.
• Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Studierenden und/oder externen Stakeholdern ist sehr wünschenswert.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Fälle und Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer serviceorientierten Denkweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv in einem multikulturellen Umfeld zu kooperieren.
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Herangehensweise an Problemlösungen.

Sprachliche Anforderungen

• Deutsch: C1-Niveau (erforderlich).
• Englisch: C1-Niveau (erforderlich).

Warum wir?

• Die Möglichkeit, mit einem großartigen Team in einer dynamischen und internationalen Kultur zu arbeiten.
• Die Möglichkeit, eine führende Rolle bei der Einführung neuer campusweiter Initiativen und akademischer Veranstaltungen im Rahmen unseres strategischen Wachstums zu spielen.
• Die Möglichkeit, neue Ideen und Konzepte zu entwickeln und umzusetzen, die zur Entwicklung und Reputation der Institution beitragen.
• Kontinuierliche Unterstützung für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung.

Als schnell wachsende Institution schätzt die Universität die Beiträge ihrer Mitarbeiter und erkennt an, dass nachhaltiges Engagement, Leistung und wissenschaftliche Aktivitäten entscheidend sind, um die strategischen Ziele der Institution voranzutreiben und ihre zukünftige akademische Ausrichtung zu gestalten.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an: Jobs at Gisma. Ihre Bewerbung sollte die folgenden Dokumente enthalten: Lebenslauf, Anschreiben und Referenzen, Zeugnisse, Branchenbriefe, Publikationsliste. Als Arbeitgeber setzen wir uns für Chancengleichheit und Unterstützung von Minderheiten ein. Wir diskriminieren nicht aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung oder rechtlich geschütztem Status.

Über uns

GUS Germany GmbH (GGG) ist ein innovatives und dynamisches Netzwerk von erstklassigen Hochschulen, das sich verpflichtet hat, Studierende mit dem Wissen und den Fähigkeiten auszustatten, die sie benötigen, um einen positiven Einfluss auf die Welt auszuüben. Unsere Mission ist es, visionäre Führungspersönlichkeiten zu fördern, die bedeutende Veränderungen für die Gesellschaft bewirken können.

Mit einer starken Präsenz in Deutschland, Europa und darüber hinaus besteht GGG aus mehreren bekannten Marken, darunter UE (University of Europe for Applied Sciences), BSBI (Berlin School of Business & Innovation), htk academy und GISMA University for Applied Sciences. Unser florierender Studierendenkörper von über 10.000 Lernenden an unseren Institutionen profitiert von einer breiten Palette akademischer Disziplinen, wie z.B. Wirtschaft, Technologie, Datenwissenschaft, Ingenieurwesen, Sport und bildende Kunst.

Als Teil des Global University Systems (GUS)-Netzwerks, das über 48 Universitäten in Europa, den USA, Australien, Asien und Südamerika umfasst, mit über 87.000 Studierenden, sind wir bestrebt, unseren Studierenden außergewöhnliche Lernerfahrungen zu bieten.

Bei GGG setzen wir uns dafür ein, ein unterstützendes und integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem jeder gedeihen kann. Unsere Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass unsere Studierenden auf jedem Schritt ihres Karrierewegs erfolgreich sind. Werden Sie Teil unseres Teams und erleben Sie eine Kultur der Innovation und Exzellenz in der Bildung.