Administrative Specialist (m/w/d)

Wir suchen einen detailorientierten und proaktiven Administrative Specialist (m/w/d), um das QCA-Team (Quality and Certification Assurance Team) in Eschborn zu unterstützen. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für eine Vielzahl von administrativen und koordinierenden Aufgaben, einschließlich der Planung, Zahlungsprozesse und operativer Unterstützung für interne und externe Stakeholder.

Hauptverantwortlichkeiten

• Terminmanagement
  • Planung und Aktualisierung von Zeitplänen; Kommunikation von Updates an relevante Stakeholder
  • Koordination interner und externer Meetings, Workshops und Veranstaltungen
  • Organisation von Reisevorbereitungen und Anpassung der Zeitpläne entsprechend
  • Verwaltung der Zeitpläne von Lieferanten/Gästen, einschließlich Bestätigungen und Nachverfolgungen
• Zahlungs- & Ausgabenmanagement
  • Überwachung der Ausgabenplanung (Lieferanten, Teamausflüge, Workshops, Gäste, Geschäftsreisen usw.)
  • Bearbeitung und Überwachung von Zahlungen, einschließlich Fristenverfolgung
  • Abwicklung von Spesenabrechnungen und Erstellung monatlicher/jährlicher Berichte
• Administrative Unterstützung
  • Unterstützung der Aktivitäten des QCA-Teams im QESH-Managementprozess
  • Koordination von Schulungsprozessen (Anfrage, Überprüfung, Bestätigung)
  • Organisation von Audits (Dokumentation, Planung, Kommunikation mit Teilnehmern)
  • Verwaltung von Postdiensten und Unterstützung von Qualitätsauszeichnungen
  • Durchführung zusätzlicher administrativer Aufgaben nach Bedarf

Ihr Profil

• Abschluss in Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Büro- oder Verwaltungsrollen

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Starke organisatorische und planerische Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• Hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit
• Problemlösungs- und analytisches Denkvermögen
• Starkes Engagement für Ethik und Compliance

Technische & Sprachkenntnisse

• Versiert in Microsoft Office (insbesondere Excel und Teams)
• Fließend in Deutsch und Englisch
• Zusätzliche europäische Sprache ist von Vorteil

Warum wir?

• Work-Life-Balance - Flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Unser Standort ist leicht mit Auto, Zug oder Fahrrad erreichbar. Zudem bieten wir einen Zuschuss für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder einen Parkplatz.
• Fitnessprogramm: Profitieren Sie von einer kostenlosen Mitgliedschaft im Fitnessstudio
• Tägliches Frühstück und Mittagessen im Büro: Starten Sie Ihren Tag mit einem frischen Snack und genießen Sie ein ausgewogenes Mittagessen, das wir täglich anbieten.
• Essensgutscheine: Jeder Mitarbeiter erhält monatliche Gutscheine im Wert von über 100 Euro netto als zusätzlichen Beitrag zu seinen Mahlzeiten.
• Nach der Probezeit: Nutzen Sie unsere Unterstützung für Sprachkurse (Deutsch, Englisch, Koreanisch) und wählen Sie zwischen Sparplänen oder Beiträgen zu betrieblichen Altersvorsorge.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Ihr Wissen anzuwenden und Ihre Ideen umzusetzen, während Sie für Ihre einzigartigen Beiträge anerkannt werden, würden wir uns freuen, Sie kennenzulernen und Ihnen zu zeigen, warum eine Karriere bei GLOVIS Europe GmbH eine großartige Gelegenheit für Sie sein kann.

Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben, einschließlich Ihres frühestmöglichen Starttermins und Ihrer Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Über uns

Hyundai GLOVIS Europe GmbH ist Teil der globalen Hyundai GLOVIS Group, einem führenden Anbieter integrierter Lieferketten- und Logistiklösungen und einem wichtigen Mitglied der Hyundai Motor Group. Von unserem europäischen Hauptsitz und den Betrieben auf dem Kontinent unterstützen wir die globale Mobilität durch innovative Logistikdienstleistungen.

Seit über 20 Jahren treiben wir das Wachstum im europäischen Logistikmarkt voran und haben uns einen Ruf für Zuverlässigkeit, operative Exzellenz und langfristige Partnerschaften erarbeitet. Wir fördern ein kollaboratives und internationales Umfeld, in dem unterschiedliche Perspektiven und kontinuierliches Lernen Innovationen vorantreiben.

Wir setzen uns für faire Einstellungsverfahren und Chancengleichheit ein. Bewerbungen sind von allen qualifizierten Kandidaten willkommen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Ethnie, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung oder anderen persönlichen Merkmalen. Diskriminierung jeglicher Art wird nicht toleriert.

Schließen Sie sich uns an und helfen Sie, die Art und Weise zu transformieren, wie Lieferketten in Europa funktionieren.

Datenschutz-Hinweis

Durch die Einreichung Ihrer Bewerbung stimmen Sie zu, dass Ihre Unterlagen (Lebenslauf und andere Materialien) mit verbundenen Unternehmen der Hyundai Motor Group zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung geteilt werden können. Alle personenbezogenen Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen, einschließlich der DSGVO, behandelt.