Manager*in (m/w/d) Vorkontierung & Vergaben und Assistenz

Sie möchten Ihre Expertise im administrativen und kaufmännischen Bereich erweitern und aktiv an zentralen Prozessen mitwirken? Dann nutzen Sie die Chance und übernehmen Sie eine Position bei der Sie sich auf abwechslungsreiche Aufgaben freuen können. Bringen Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten ein und gestalten Sie mit uns die Zukunft des Goethe-Instituts!

Das erwartet Sie:

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, inklusive Terminmanagement, Dienstreiseabrechnung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Ebenso koordinieren Sie abteilungsinterne Arbeitsaufträge und überwachen deren Umsetzung, einschließlich Pflege des Intranet-Auftritts.
• Sie übernehmen die Vorkontierung und Prüfung von Eingangsrechnungen, ordnen Buchungselemente zu und überwachen Lieferanten und Dienstleister.
• Darüber hinaus wirken Sie bei Vergaben mit, übernehmen die Bedarfsermittlung, erstellen Vergabeunterlagen und kommunizieren mit potenziellen Lieferanten.
• Sie erstellen Präsentationen und Unterlagen und betreuen technisch hybride Besprechungen und Workshops.

Das zeichnet Sie aus:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung / Verwaltungsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Zudem bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung im organisatorisch-administrativen oder kaufmännischen Bereich sowie Kenntnisse im Projektmanagement mit.
• Sie verfügen über grundlegende Buchhaltungskenntnisse und sind mit dem Rechnungsmanagementsystem (zzt. Doxis) vertraut.
• Ebenso bringen Sie grundlegende Kenntnisse im Vergaberecht und die Fähigkeit zur Einschätzung von Waren- und Dienstleistungsqualität mit.
• Sie überzeugen durch ausgeprägte Koordinations- und Organisationskompetenz sowie systematisches und analytisches Denkvermögen.
• Sie beherrschen MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Teams) und verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir Ihnen:

• Zu Ihrem Gehalt bekommen Sie eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
• Für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bieten wir Ihnen Gleitzeit, die Möglichkeit zur mobilen Arbeit sowie den Zugang zu Kindertagesstätten.
• Wir bilden Sie individuell weiter und ermöglichen Ihnen Zugang zu unserer Digitalen Lernplattform und Bibliothek.
• Unser modernes Bürogebäude mit Kantine liegt in der Stadtmitte und ist sehr gut an den ÖPNV angebunden.
• Sie erhalten 30 Tage Urlaub, einen Zuschuss zum ÖPNV sowie vielseitige Gesundheitsangebote.

Dafür stehen wir:

Rund um den Globus verbinden wir Menschen nachhaltig in einem lebendigen Kultur- und Bildungsnetzwerk. Mit unseren Programmen fördern wir den interkulturellen Dialog, die kulturelle Teilhabe und stärken den Ausbau zivilgesellschaftlicher Strukturen. Dabei prägen Offenheit und Vielfalt unsere Angebote und Arbeitsweisen. Wir unterstützen und fördern Diversität als ein Schlüssel zu Verständigung und Vertrauen. Chancengleichheit und Inklusion sind uns wichtig. Wir streben auf allen Positionen ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis an und laden insbesondere auch Interessierte mit Schwerbehinderung ein sich zu bewerben. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unsere Schwerbehindertenvertretung, Barbara von Engelbrechten.

Haben wir Sie überzeugt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.