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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist in organizing and managing administrative tasks for a research group focused on cybersecurity.
- Arbeitgeber: Join the Goethe University team, collaborating with top institutions in cybersecurity research.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, remote work options, and access to excellent technical resources.
- Warum dieser Job: Be part of an innovative team tackling critical infrastructure challenges in a dynamic research environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in administration or business, with experience in secretarial or project management roles.
- Andere Informationen: Position available until December 31, 2026, with potential for part-time arrangements.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Verwaltungsangestellte*r Assistenz der Forschungsgebietsleitung (m/w/d)
Assistenz der Forschungsgebietsleitung (m/w/d)
in einem befristeten Arbeitsverhältnis bis zum 31.12.2026 zu besetzen. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Dabei sollten die Teilzeitkräfte zusammen die erforderlichen Arbeitsstunden und Aufgaben der Vollzeitstelle abdecken können. Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrags (TV-G-U). Da die Einstellung auf Basis § 14 Absatz 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes erfolgt, können Bewerber*innen, die bereits in einem Arbeitsverhältnis zur Goethe-Universität stehen oder gestanden haben, nicht berücksichtigt werden.
Die Gruppe wird geleitet von Frau Prof. Dr. Haya Schulmann. Unsere Gruppe fokussiert sich auf alle Aspekte von System- und Netzwerksicherheit. Im Mittelpunkt stehen das Internet und kritische Infrastrukturen. Wir entwickeln innovative Cybersicherheits- und Privatsphärenschutzlösungen, auch in Zusammenarbeit mit Partnern aus Industrie und Politik. Ein Großteil unserer Forschung erfolgt in Kooperation mit führenden akademischen und industriellen Einrichtungen aus aller Welt. Die Gruppe arbeitet sehr eng mit dem Nationalen Forschungszentrum für angewandte Cybersicherheit ATHENE und dem Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie SIT in Darmstadt zusammen. Frau Prof. Schulmann ist Mitglied im Board von ATHENE und die Gruppe unterstützt koordinierend die Projektfinanzen aller an ATHENE beteiligten Forschungsgruppen der Goethe-Universität.
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben sowie die gesamte Büroorganisation, Terminplanung und -koordination
- Kommunikation (mündlich und schriftlich) mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache
- Administration der Lehrveranstaltungen und Prüfungen der Forschungsgruppe
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten
- Aufgaben der Drittmittelbewirtschaftung, Abrechnung von Reisekosten, Erstattung von Ausgaben, Anweisen von Zahlungen, Erstellen von Übersichten und Mittelnachweisen, Vorbereitung von Mittelabrufen, Budgetplanung und Überwachung
- Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Sitzungen und Besprechungen, Betreuung von externen Gästen
- Erstellen und redaktionelle Bearbeitung von Texten, Präsentationen und Pflege des Webauftritts der Forschungsgruppe
- Rechnungswesen, Kostenmanagement und Unterstützung der finanziellen Steuerung der ATHENE-Projekte an der Goethe-Universität
- Beratung der Projektleitungen und Schulung der Kolleginnen und Kollegen des operativen Bereichs der Professuren der ATHENE-Projekte an der Goethe-Universität in betriebswirtschaftlichen Fragen
- Mitwirkung bei der Erstellung von Jahresbudgetplänen, Jahresabschlüssen, Vorbereitungen von Wirtschaftsprüfungen und regelmäßigen Berichten auf Projektleitungsebene der ATHENE-Projekte an der Goethe-Universität
- Interaktion mit der ATHENE-Geschäftsstelle der Fraunhofer-Gesellschaft am Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Kenntnisse
- Erfahrungen im Sekretariats- oder Assistenzbereich
- Erfahrungen in der Projektverwaltung, insbesondere der finanziellen Abwicklung von Projekten
- SAP- und LSF-Kenntnisse, bzw. die Fähigkeit, sich diese schnell anzueignen
- Versierter Umgang mit den MS Office-Programmen (insbesondere Excel) und idealerweise Kenntnisse im Satzprogramm LaTeX
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
- Sicheres und professionelles Auftreten, exzellente Umgangsformen sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
Wir bieten:
- Ein kreatives und kooperatives Umfeld in einem anspruchsvollen und hochrelevanten Forschungsgebiet
- Eine exzellente technische Ausstattung
- Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit des Arbeitens im Homeoffice, Nutzung des Landestickets Hessen
Senden Sie Ihre Bewerbung bitte bevorzugt in elektronischer Form mit allen aussagefähigen Unterlagen zusammengefasst in einer PDF-Datei an:
#J-18808-Ljbffr
Verwaltungsangestellte*r Assistenz der Forschungsgebietsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Goethe University Frankfurt
Kontaktperson:
Goethe University Frankfurt HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellte*r Assistenz der Forschungsgebietsleitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Forschungsgruppe von Frau Prof. Dr. Haya Schulmann und deren Projekte im Bereich Cybersicherheit. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an den Themen hast, die sie bearbeiten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Sekretariats- und Assistenzbereich konkret zu erläutern. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Büroorganisation und Terminplanung gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Da die Stelle auch Kenntnisse in SAP und LSF erfordert, solltest du dich mit diesen Programmen vertraut machen. Es kann hilfreich sein, Online-Kurse oder Tutorials zu nutzen, um dir schnell die nötigen Fähigkeiten anzueignen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke, indem du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennst, wo du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast. Dies ist besonders wichtig, da die Position viel Interaktion mit internen und externen Partnern erfordert.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellte*r Assistenz der Forschungsgebietsleitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweisen über deine Ausbildung sowie relevante Erfahrungen im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Fähigkeiten hervorhebst. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Position ein und zeige, wie du zur Forschungsgruppe beitragen kannst.
Formatierung beachten: Achte darauf, dass deine Bewerbung in einem klaren und professionellen Format vorliegt. Verwende eine gut lesbare Schriftart und halte die PDF-Datei übersichtlich, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
E-Mail-Betreff und Anhang: Wenn du deine Bewerbung per E-Mail sendest, achte darauf, einen klaren Betreff zu wählen, z.B. 'Bewerbung als Verwaltungsangestellte*r Assistenz der Forschungsgebietsleitung'. Fasse alle Unterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammen, um den Prozess für die Personalabteilung zu erleichtern.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Goethe University Frankfurt vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Position, insbesondere in Bezug auf Büroorganisation, Terminplanung und Projektverwaltung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache wichtig ist, bereite dich darauf vor, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und stelle sicher, dass du auch Fragen in beiden Sprachen beantworten kannst.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Die Stelle erfordert eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Partnern. Bereite Beispiele vor, die deine Teamarbeit und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem dynamischen Umfeld verdeutlichen.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da Kenntnisse in SAP, LSF und MS Office, insbesondere Excel, gefordert sind, solltest du dich auf technische Fragen vorbereiten. Zeige, dass du in der Lage bist, dich schnell in neue Software einzuarbeiten und bringe gegebenenfalls eigene Erfahrungen mit diesen Programmen ein.