Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze das Team und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit internationalem Team und vielfältigen Talenten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 28 Tage Urlaub und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte bedeutende Projekte mit großem Einfluss.
- Qualifikationen: Organisationstalent, Teamfähigkeit und proaktive Denkweise.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Office Manager, der unser Team in einem Teilzeitvertrag bis zum 30. März 2027 unterstützt. Sie arbeiten 30 Stunden pro Woche an 5 Tagen und bieten tägliche administrative Unterstützung, um einen reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung des Teams bei weiteren operativen Aufgaben.
Was Sie tun:
- Bestellung von Büromaterial und Erfrischungen sowie entsprechende Buchhaltung.
- Sicherstellung eines gut gepflegten und sauberen Büros.
- Monatliche Abrechnung der Kreditkarten für alle Unternehmens-Kreditkarten.
- Zusammenarbeit mit Vermietern und Dienstleistern bezüglich der angemieteten Bereiche.
- Management von Handwerkerarbeiten und Reparaturen nach Bedarf.
- Unterstützung und Umsetzung der TISAX-Zertifizierung.
- Planung, Gestaltung und Bau verschiedener Büroräume.
- Verantwortung für das Schließsystem und das Alarmsystem.
- Betreuung von Besuchern und Kunden im Büro.
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post und Paketen.
- Unterstützung bei der wöchentlichen Kapazitätsplanung und Pflege des Ressourcenmanagementsystems.
- Unterstützung des Teams bei kundenbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Uploads für DAM, Ablage und externe Linkgenerierung für Projekte).
- IT First Level Support, z. B. Ausgabe/Umtausch von Geräten sowie Rückgabe an das IT-Team, Unterstützung bei Installation und Zugängen.
- Verwaltung von TravelPerk zur Unterstützung von Kollegen bei Reisebuchungen und entsprechender Buchhaltung.
- Planung und Durchführung von Team- und Kundenveranstaltungen für alle Standorte.
- Ansprechpartner für das Team.
Wer Sie sind:
- Sie knüpfen bedeutungsvolle Verbindungen und entwickeln vertrauensvolle Beziehungen innerhalb des Teams.
- Sie werden vom Team als wichtiger Beitragender anerkannt.
- Sie sind offen für kontinuierliches Lernen und Entwicklung.
- Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben und verwalten diese unabhängig und effizient.
- Sie handeln proaktiv mit Ihren Vorgesetzten.
- Sie hinterfragen die „Warum hinter dem Was“.
- Sie verstehen immer, wer Ihr Publikum ist, und passen Ihre Botschaften an dessen Bedürfnisse an.
- Sie eskalieren Probleme angemessen und mit gutem Urteilsvermögen.
- Sie sind immer ansprechbar und haben eine freundliche Servicehaltung.
- Sie reagieren schnell und können Stress tolerieren.
- Sie können interne Informationen und Diskussionen in bestimmten Themenbereichen sicher führen.
- Sie sorgen für eine positive Arbeitsatmosphäre.
Was Sie erwarten können:
- Einblick in globale Kunden auf höchster Ebene.
- Arbeiten in einem internationalen und integrierten Team mit Top-Talenten aus verschiedenen Bereichen.
- Viele Möglichkeiten, große Ideen für große Projekte mit großer Wirkung zu schaffen.
- Flexibilität, remote zu arbeiten: 2-3 Tage im Büro pro Woche und die Möglichkeit, bis zu einem Monat im Jahr von zu Hause, dem Nordpol oder einem wärmeren Ort aus zu arbeiten.
- Strukturiertes Onboarding, Entwicklung & Tools (Groove-In Buddy, Feedbackgespräche, moderne IT-Ausrüstung und mehr).
- 28 Tage Urlaub, ohne BH und Ihren Geburtstag frei.
- Ein Arbeitsumfeld, das faire und gleiche Chancen für alle gewährleistet. Wir leben und unterstützen Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt und heißen neue Kollegen willkommen - unabhängig von Nationalität, Ethnie, Herkunft, Religion, Alter, Geschlecht, Geschlechtsidentität und sexueller Orientierung.
Ist es eine Übereinstimmung? Bewerben Sie sich jetzt! Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, auch wenn Sie nicht alle oben genannten Anforderungen vollständig erfüllen.
OFFICE MANAGER (all genders) Arbeitgeber: Going Beyond Group
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und internationalen Team zu arbeiten, das Vielfalt und gegenseitigen Respekt schätzt. Unsere flexible Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, 2-3 Tage pro Woche im Büro zu arbeiten und bis zu einem Monat im Jahr remote zu arbeiten, wo immer Sie möchten. Darüber hinaus fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung durch strukturierte Einarbeitung, regelmäßige Feedbackgespräche und modernste IT-Ausstattung, während Sie gleichzeitig an bedeutenden Projekten mit globalen Kunden arbeiten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so OFFICE MANAGER (all genders) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv und zeige Initiative! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst und zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Möglichkeiten! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern über ihre Erfahrungen im Unternehmen. Das gibt dir nicht nur wertvolle Einblicke, sondern zeigt auch dein Engagement und deine Motivation, Teil des Teams zu werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers und überlege dir, wie du deine bisherigen Erfahrungen darauf anwenden kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du die Initiative ergreifst und dich wirklich für die Position interessierst. Außerdem hast du so die besten Chancen, von unserem Team wahrgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um OFFICE MANAGER (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die sich in unser Team einfügen und mit ihrer Persönlichkeit glänzen.
Mach es übersichtlich!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du zu bieten hast!
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Zeig uns, dass du sorgfältig arbeitest und auf Details achtest.
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Going Beyond Group vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben des Office Managers. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. So kannst du im Interview gezielt aufzeigen, warum du die perfekte Wahl bist.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen proaktiven Ansatz zeigen. Wenn du von Situationen erzählst, in denen du Probleme gelöst oder das Team unterstützt hast, wird das einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Fragen stellen
Zeige Interesse an der Position und dem Unternehmen, indem du Fragen stellst. Frag nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der typische Arbeitsalltag aussieht. Das zeigt, dass du engagiert bist und wirklich an der Rolle interessiert bist.
✨Positive Einstellung und Serviceorientierung
Betone deine Fähigkeit, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und deine gute Laune auch in stressigen Situationen zu bewahren. Ein freundliches Auftreten und eine serviceorientierte Haltung sind für die Rolle des Office Managers entscheidend.
