Teamassistenz (m/w/d) – 24 Std./Woche

Golden Cut Media ist eine inhabergeführte Full‑Service Medienagentur mit Sitz in Jettingen‑Scheppach im Landkreis Günzburg. Wir sind spezialisiert auf Filmmarketing for Brands – von Filmproduktion über Social Media bis hin zu Brand Strategy. Unsere Kunden sind mittelständische Unternehmen, die mit uns langfristig zusammenarbeiten und denen wir als echter Marketingpartner zur Seite stehen. Unser Team besteht aktuell aus 7 Mitarbeitern – von Geschäftsführung über Produktion, Social Media, Projektmanagement bis hin zu dualen Studenten und Freelancern im Vertrieb. Wir legen großen Wert auf eine familiäre, ko‑kreative Arbeitsatmosphäre, kurze Entscheidungswege und pragmatisches Handeln. Wir befinden uns in einer spannenden Wachstumsphase – und genau deshalb brauchen wir Dich.

Deine Rolle: Du bist die organisatorische Schaltzentrale bei goldencut. – mit einem Mix aus Assistenz der Geschäftsführung, Projektsteuerung und vorbereitender Buchhaltung. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft, damit sich das Team auf Kreation, Produktion und Kundenbeziehungen konzentrieren kann. Das ist keine klassische Sekretariatsstelle – sondern eine aktive, mitdenkende Rolle in einer wachsenden Agentur, in der Du Verantwortung übernimmst und Dinge eigenständig voranbringst.

Deine Aufgaben:

• Vorbereitende Buchhaltung & Finanzen: Rechnungen vorbereiten (Retainer‑Kunden & Projekte), Belege sammeln, sortieren und für den Steuerberater aufbereiten, Zahlungseingänge prüfen und nachhalten, Unterstützung bei monatlicher BWA‑Vorbereitung.
• Assistenz der Geschäftsführung: Termin‑ und Kalenderpflege (Geschäftsführung + Team), Reiseplanung und Korrespondenz, Wiedervorlagen setzen und nachhalten, interne und externe Kommunikation koordinieren.
• Projektsteuerung & Backoffice: Kickoff‑Unterlagen für Kundenprojekte vorbereiten, Abnahmen, Freigaben und Vertragsunterlagen nachhalten, Statuslisten pflegen und Projektdokumentation sicherstellen, Schnittstelle zwischen Produktion, Vertrieb und Kunden.
• Angebots‑ & Vertragsvorbereitung: Angebote designen (nach Vorgabe), Verträge vorbereiten und Unterschriften einholen, Kundendokumente strukturiert ablegen, CRM‑Daten pflegen (Unterstützung für Vertrieb), Listen und Reports für wöchentliches Pipeline‑Meeting vorbereiten, Kundendaten aktuell halten, Bestellungen koordinieren, Fuhrpark‑ und Equipment‑Verwaltung, Büro‑Organisation und Ablagestruktur pflegen, Freelancer‑Verträge und Timesheets verwalten, Rechnungsfreigaben vorbereiten, interne Prozesse und Vorlagen aktualisieren.

Dein Profil: Das bringst Du mit:

• Erste Berufserfahrung in Assistenz, Backoffice, Office Management oder vergleichbar – idealerweise in einer Agentur, einem Dienstleistungsunternehmen oder im Mittelstand.
• Sicherer Umgang mit Zahlen – Du musst keine Buchhalterin sein, aber Rechnungen, Belege und Excel schrecken Dich nicht ab.
• Kenntnisse in DATEV – Du hast bereits damit gearbeitet oder bist bereit, Dich schnell einzuarbeiten.
• Organisationstalent – Du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Projekte parallel laufen.
• Proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern packst an und fragst nach, wenn etwas fehlt.
• Kommunikationsstärke – Du kannst mit Kunden, Freelancern und dem Team professionell und freundlich umgehen.
• Affinität zu digitalen Tools – CRM, Projektmanagement‑Software, Cloud‑Ablage: Du arbeitest Dich schnell ein.
• Zuverlässigkeit und Diskretion – Du arbeitest mit vertraulichen Daten (Finanzen, Verträge, Kundenprojekte).

Ein Plus, aber kein Muss:

• Erfahrung mit Odoo (unser Projektmanagement‑Tool).
• Erfahrung in einer Kreativ‑ oder Medienagentur.

Persönlich: Du bist in der Region Bayrisch‑Schwaben zuhause (idealerweise Landkreis Günzburg oder Umgebung). Du hast Lust darauf, in einem kleinen, wachsenden Team mitzugestalten. Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, schätzt aber auch den regelmäßigen Austausch im Team.

Unser Angebot: Deine Rahmenbedingungen:

• Unbefristete Teilzeitstelle mit 24 Stunden pro Woche.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung – Du kannst Deine Wochenstunden selbst einteilen (z. B. 3 Tage à 8h, 4 Tage à 6h oder ein anderes Modell).
• Hybrid‑Modell: Regelmäßige Präsenz in unserem Büro in Jettingen‑Scheppach ist wichtig – aber wir sind flexibel, was die genaue Aufteilung angeht. Hauptsache: Du bist erreichbar und verlässlich da, wenn's drauf ankommt.
• Modernen Arbeitsplatz in unserem Büro an der Hauptstraße in Jettingen – vollausgestattet, kostenfreie Parkplätze direkt nebenan.

Was Dich bei uns erwartet: Kurze Entscheidungswege – keine endlosen Abstimmungsschleifen, sondern pragmatisches Handeln. Echte Verantwortung – Du bist keine „ausführende Kraft“.