Organisationstalent gesucht. Mit Überblick, Eigeninitiative und Freude an einem abwechslungsreichen Agenturalltag. Wir sind LiveGroup. - the power of experience. Eine Agentur für Live-Marketing, Events und Markeninszenierungen. Wir schaffen Erlebnisse, die Menschen verbinden und Marken in Erinnerung halten. Damit auch hinter den Kulissen alles rundläuft, suchen wir ein Organisationstalent, das unser Office eigenverantwortlich führt, die Geschäftsleitung unterstützt und unserem Team im Agenturalltag den Rücken freihält. Du behältst den Überblick, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Dann bist du bei uns richtig! Office Manager:in & Projektassistenz - Event & Marketing (m/w/d) 30-38,5 Wochenstunden Wien, 1. Bezirk ab sofort Deine Aufgaben - vielseitig und eigenverantwortlich Office Management & Organisation * Erste Anlaufstelle für Team, Gäste und Geschäftspartner - persönlich, telefonisch und schriftlich * Eigenständige Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Bestellungen und administrativer Abläufe * Koordination von Infrastruktur, Facility Management und externen Dienstleistern * Unterstützung bei Fuhrpark, Versicherungen, Instandhaltung und Behördenagenden Assistenz & Projektunterstützung * Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung inklusive Termin- und Reisemanagement * Mitarbeit bei Ausschreibungen, Angeboten, Präsentationen und Zertifizierungen * Administrative Unterstützung unserer Event- und Marketingprojekte - von Recherchen und Bestellungen bis zur gelegentlichen Unterstützung vor Ort Administration & Buchhaltung * Belegorganisation, Rechnungsprüfung und Vorbereitung für die Buchhaltung * Zuordnung von Rechnungen zu Projekten und Kostenstellen sowie strukturierte Dokumentenablage * Übernahme der Funktion als Sicherheitsvertrauensperson nach entsprechender Schulung inklusive Betreuung der relevanten AUVA-Dokumentation Das bringst du mit * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise mindestens fünf Jahre * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse * Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen * Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise * Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität * Freude an Teamarbeit und einem lebendigen Agenturalltag * Führerschein Klasse B Ein Plus, aber kein Muss: Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Geschäftsführungsassistenz oder im Agentur- und Eventumfeld. Auch Wiedereinsteiger:innen mit entsprechender Erfahrung sind herzlich willkommen! Das erwartet dich bei LiveGroup. * Flexibilität: 30-38,5 Wochenstunden nach Vereinbarung * Abwechslung & Eigenverantwortung: Vielseitige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum * Kreatives Umfeld: Spannende Projekte und Einblicke in außergewöhnliche Events * Starkes Team: Flache Hierarchien, kurze Wege und echtes Miteinander * Teamspirit: Gemeinsame Frühstücke, Kochsessions und Team-Events * Weiterentwicklung: Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung * Vierbeinige Feel-Good-Manager: Unsere Bürohunde sind fester Bestandteil des Agenturalltags * Top-Lage: Unser Office mitten in der Wiener Innenstadt Gehalt Für diese Position bieten wir ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.600 auf Vollzeitbasis (38,5 Wochenstunden). Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach deiner Qualifikation und Berufserfahrung. Eine entsprechende Überzahlung ist möglich. Klingt nach deinem nächsten Job? Dann freuen wir uns auf deinen Lebenslauf und ein paar Worte über dich via smart bewerben LiveGroup. the power of experience. follow us: https://www.instagram.com/livegroup.events/ Über den Job Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 2.600 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien 1. Bezirk (Innere Stadt) Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Marketing, PR Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: GoLive Marketing GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 1 - 10 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Vollzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 38,5 Stunden Teilzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 30 - 38,25 Stunden Dienstort * Wien 1. Bezirk (Innere Stadt) Erforderliche Kenntnisse * Office Management * MS Office * Führerschein Klasse B Nice-To-Have Kenntnisse * vorbereitende Buchhaltung * Geschäftsführungsassistenz * Erfahrung im Agentur- und Eventumfeld Erforderliche Sprachen * Deutsch B2 * Englisch B1 Erforderliche Ausbildung * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Benefits * Flexible Arbeitszeiten 30-38,5 Wochenstunden nach Vereinbarung * Team-Events Gemeinsame Frühstücke, Kochsessions und Team-Events * Aus- und Weiterbildung Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung * Hunde geduldet Vierbeinige Feel-Good-Manager: Unsere Bürohunde sind fester Bestandteil des Agenturalltags * Gute Anbindung Unser Office mitten in der Wiener Innenstadt Alle Infos zur Bewerbung Gewünschte Bewerbungsunterlagen: * Lebenslauf
