Acquisition Support Manager (Kosovo)

A JOB, DAS SIE INSPIRIERT

Über die Rolle:

Wir suchen einen hochorganisierten und detailorientierten Tender & Proposal Coordinator, um die Vorbereitung, Einreichung und Verwaltung internationaler Ausschreibungen und Vorqualifikationsverfahren zu unterstützen. Der erfolgreiche Kandidat wird eine Schlüsselrolle bei der Koordination von Partnern, der Verwaltung von Compliance-Dokumentationen, der Unterstützung von Angebotsabgaben und der Sicherstellung der Einhaltung von Beschaffungsanforderungen und internen Prozessen spielen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Ausschreibungs- und Angebotskoordination
  • Erstellen und Pflegen von Nachverfolgungsunterlagen in internen Arbeits- und Ausschreibungsmanagementsystemen.
  • Überwachen relevanter Beschaffungsplattformen und Kommunizieren von Updates, Klarstellungen und Möglichkeiten an interne Teams.
  • Einreichen von Klarstellungsanfragen an Vergabestellen und Beschaffungsplattformen, wenn erforderlich.
  • Unterstützen der Vorbereitung und Einreichung von Vorqualifizierungsanträgen und Ausschreibungsangeboten.
  • Zusammenstellen und Konsolidieren von Angebotsdokumenten, um Vollständigkeit, Konsistenz und Einhaltung der Einreichungsanforderungen sicherzustellen.
  • Einreichen von Angeboten über Online-Beschaffungsportale und Führen von Aufzeichnungen über erfolgreiche Einreichungen.
• Partner- und Entitätsmanagement
  • Vorbereiten von Erklärungsvorlagen und Zusammenstellen von Listen erforderlicher administrativer Dokumentationen zur Überprüfung der Entitätsberechtigung.
  • Kommunikation mit Konsortialpartnern und Kapazitätsanbietern, Bereitstellung von Anleitungen zu erforderlichen Formularen und unterstützenden Dokumenten.
  • Anfordern, Sammeln, Überprüfen und Nachverfolgen von Dokumentationen, um Compliance und Vollständigkeit sicherzustellen.
  • Verwalten und Pflegen von Aufzeichnungen über Teilnehmeridentifikationscodes (PICs) und verwandte Entitätsinformationen.
  • Sicherstellen, dass alle administrativen Dokumente gemäß den Anforderungen der Geldgeber gültig und aktuell bleiben.
• Compliance und Dokumentation
  • Vorbereiten und Verwalten von Erklärungen für führende Entitäten, Partner und Kapazitätsanbieter.
  • Koordinieren interner Genehmigungs- und Unterschriftsprozesse, um sicherzustellen, dass Dokumentationen ordnungsgemäß ausgeführt und konform sind.
  • Identifizieren und Koordinieren mit internen Experten und Mitarbeitern, um die professionellen Auswahlkriterien zu erfüllen.
  • Aufrechterhalten und kontinuierliche Verbesserung von Erklärungsvorlagen, Leitfäden und internen Verfahren.
  • Informiert bleiben über Aktualisierungen der Beschaffungsrichtlinien, Anforderungen der Geldgeber und relevante Anhänge und Richtlinien.
• Vorqualifizierungs- und Ausschreibungsunterstützung
  • Unterstützen von Vorqualifizierungsprozessen durch Ausfüllen von Teilnahmeformularen und Einbeziehen von Konsortial-, finanziellen und professionellen Informationen.
  • Koordinieren des Sammelns von Methoden, Experten-Lebensläufen, Erklärungen und unterstützenden Beweisen für Ausschreibungen.
  • Sicherstellen, dass Angebotsunterlagen ordnungsgemäß zusammengestellt und formatiert sind.
• Kommunikation und Postfachverwaltung
  • Verwalten gemeinsamer Beschaffungs- und Ausschreibungs-Postfächer.
  • Bestätigen des Eingangs von Klarstellungsanfragen und Verteilen an relevante Teammitglieder.
  • Koordinieren von Antworten und Einreichen konsolidierter Antworten an Vergabestellen.
  • Führen von Aufzeichnungen über ungewöhnliche Klarstellungsanfragen und Antworten zur Unterstützung des organisatorischen Lernens und zukünftiger Angebote.
• Nach der Einreichung
  • Überwachen von Beschaffungsergebnissen und Kommunizieren von Ergebnissen intern.
  • Anfordern von Debriefing-Informationen und Bewertungsdetails für erfolglose Einreichungen.
  • Vorbereiten von unterstützenden Beweisen und administrativen Dokumentationen, die während der Vorvergabestufen erforderlich sind.
  • Unterstützen von Vertragsfinalisierungsprozessen und Sicherstellen eines reibungslosen Übergangs nach der Vertragsunterzeichnung.

Ein Hintergrund, der uns überzeugt:

• Sie haben erste Erfahrungen in der Büro- oder Unternehmensadministration.
• Sie besitzen einen Hochschulabschluss (Betriebswirtschaft, Recht, Finanzen oder ähnliches).
• Sie haben ein echtes Interesse an der Mission von GOPA und erkennen sich in unseren Werten: Ehrlichkeit, Empathie, Professionalität und Dynamik.
• Sie sind im Umgang mit neuer Software vertraut und haben ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office Suite, insbesondere Excel.
• Sie verfügen über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (vorzugsweise), sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Sie können im Team arbeiten, aber auch selbstständig.
• Sie genießen administrative Aufgaben mit manchmal engen Fristen.
• Sie sind stolz darauf, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, auf die sich Ihre Kollegen verlassen können.
• Sie folgen gerne internen Richtlinien und Verfahren und stellen sicher, dass andere die gleichen Richtlinien und Verfahren befolgen.
• Sie sind ein echter Teamplayer.

Eine Umgebung, die Sie motiviert:

• Ein Freelancer-Vertrag.
• Flexible Arbeitszeiten mit 2 Tagen Remote-Arbeit pro Woche nach den ersten 6 Monaten.
• Inhouse-Schulungen zur Nutzung aller Unternehmenssysteme und -tools.