Project Administrator (Pristina, Kosovo)

GOPA Partners in Action for Change and Engagement (GOPA PACE) ist eine private Organisation mit Sitz in Brüssel seit 1991 und Mitglied der GOPA-Gruppe, einer der weltweit führenden Entwicklungsberatungen. GOPA PACE ist ein führender Berater in den Bereichen öffentliche Diplomatie, Kommunikation und Veranstaltungen mit Verträgen, die Dutzende von Ländern in Afrika, Amerika, Asien und Eurasien abdecken. Die Teams von GOPA PACE sind eine Gruppe hochmotivierter Fachleute, die sich dafür einsetzen, durch unsere Projekte über geografische Grenzen hinweg den größten Einfluss zu erzielen.

Als Projektadministrator sind Sie verantwortlich für die Verwaltung und Überwachung der vertraglichen Aspekte der Projekte in Ihrem Portfolio. Sie arbeiten eng mit den Projektteams und den Finanzkontrollern zusammen und berichten an den Commercial Director der Abteilung.

• Projektvertragsverwaltung: Sie entwerfen, bereiten vor, koordinieren die Unterschrift und stellen die ordnungsgemäße Ablage von Dienstleistungsvereinbarungen und Nachträgen für Experten und Projektmitarbeiter unter Anleitung der Projektmanager sicher.
• Projektadministration: Sie erstellen Anbieter und Bestellungen basierend auf finanziellen Vereinbarungen, die von den Projektmanagern bereitgestellt werden, und verfolgen die Genehmigungsverfahren. Sie reichen Projektkostenrechnungen basierend auf unterzeichneten Dienstleistungsverträgen und Stundenzetteln ein und verfolgen die Zahlungen.
• Projektunterlagenverwaltung: Sie verwalten die Projektdokumentation und speichern erforderliche Dateien auf dem Unternehmensserver. Sie unterstützen die Projektmanager und Finanzcontroller bei der Vorbereitung von Prüfungsunterlagen.
• Compliance: Sie stellen sicher, dass die Compliance-Anforderungen für alle Projekte in Ihrem Portfolio erfüllt werden, in enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und dem Compliance-Beauftragten.

Sie haben eine erste Erfahrung in der Büro- oder Unternehmensadministration, halten einen Hochschulabschluss (Wirtschaft, Recht, Finanzen oder ähnlich) und haben ein echtes Interesse an der Mission von GOPA. Sie erkennen sich in unseren Werten: Ehrlichkeit, Empathie, Professionalität und Dynamik. Sie sind sicher im Umgang mit neuer Software und haben ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office Suite, insbesondere Excel. Sie verfügen über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch (vorzugsweise), sowohl mündlich als auch schriftlich. Kandidaten mit Kenntnissen in Französisch werden gegenüber Kandidaten mit Kenntnissen in Englisch bevorzugt. Sie können im Team, aber auch unabhängig arbeiten und genießen administrative Aufgaben mit manchmal engen Fristen. Sie legen Wert auf qualitativ hochwertige Arbeit, auf die sich Ihre Kollegen verlassen können, und folgen internen Richtlinien und Verfahren.

Ein motivierendes Umfeld: Ein unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten mit 2 Tagen Homeoffice pro Woche nach den ersten 6 Monaten, interne Schulungen zur Nutzung aller Unternehmenssysteme und -tools.