Administrative Assistant

Nestled in a modern city surrounded by nature and with an exceptional standard of living, Leibniz University Hannover offers excellent working conditions in a vibrant scientific community. The Institute of Inorganic Chemistry welcomes applications for the following position starting at the earliest possible date: Administrative Assistant (salary scale 9a TV‑L, 50 resp. 100 %). The position is to be filled with a scope of 50 % on a permanent basis. An additional 50 % of working hours are limited until 31 May 2028 as part of a replacement.

Ihre Rolle

• Unabhängige Organisation und Verwaltung von universitätsweiten Forschungsprojekten, Forschungszentren und Schwerpunktprogrammen sowie anderen drittmittelgeförderten Projekten
• Bearbeitung und Vorabrechnung der Rechnungen des Instituts und Überwachung der Haushaltsmittel in SAP
• Beratung des geschäftsführenden Ausschusses des Instituts in Haushaltsfragen und Erstellung von Übersichten und Präsentationen für Vorstandssitzungen
• Unterstützung der Institutsleitung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Strategie für Öffentlichkeitsarbeit und externe Vertretung im Forschungsbereich des Instituts sowie bei der Erhebung von Kennzahlen (Drittmittel, Publikationen, Studierendenzahlen usw.)

Wer suchen wir?

Der erfolgreiche Kandidat muss die erforderliche Berufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte*r oder Verwaltungswirt*in) abgeschlossen haben. Er muss die entsprechende Prüfung (Verwaltungsprüfung I) bestanden haben oder für die Laufbahngruppe 1 – Eingangsamt 2 im Bereich allgemeiner Dienst (Allgemeine Dienste) geeignet sein. Alternativ muss der erfolgreiche Kandidat eine gleichwertige kaufmännische Ausbildung (z.B. Buchhalter*in, Steuerfachangestellte*r oder Steuerfachgehilfe*in) vorweisen können.

• Wir erwarten zuverlässige, engagierte und selbstständige Arbeitsweise, Organisationstalent, Belastbarkeit und die Bereitschaft, sich kontinuierlich an neue oder sich ändernde Aufgaben anzupassen, sowie starke Teamfähigkeit
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Kenntnisse in Bürosoftware, insbesondere MS Office (Excel, Word), E-Mail und Kalender, sind erforderlich
• Idealerweise haben Sie Erfahrung mit der Pflege von Webseiten (z.B. TYPO)
• Erfahrung mit SAP-unterstützten Anwendungen (Buchhaltung und Personalmanagement) ist ebenfalls wünschenswert
• Erfahrung mit administrativen Verfahren in einer staatlichen Behörde (z.B. Universität) oder allgemein als Sekretär*in oder Assistent*in ist von Vorteil

Chancengleichheit und Vielfalt

Chancengleichheit und Vielfalt sind zentrale Werte an der Leibniz Universität Hannover. Unser Ziel ist es, individuelles Potenzial zu erschließen und Möglichkeiten zu eröffnen. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Wir streben eine ausgewogene und vielfältige Belegschaft an und eine Verringerung der Unterrepräsentation gemäß dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG). Wir ermutigen daher auch Männer, sich auf die oben genannte Position zu bewerben. Bevorzugt werden gleichqualifizierte Bewerber*innen mit Behinderungen.

Arbeitszeiten und Vorteile

Als familienfreundliche Universität können die Arbeitszeiten nach verschiedenen flexiblen Modellen organisiert werden. Teilzeitarbeit sowie mobiles Arbeiten (Homeoffice) können daher auf Anfrage vereinbart werden. Wir unterstützen Mitarbeiter*innen dabei, Beruf und Familie zu vereinbaren, durch Angebote wie Notfallbetreuung, Betreuung während der Schulferien und Eltern-Kind-Büros sowie individuelle Beratung zu familiären Verpflichtungen und der Pflege von Angehörigen.

Um Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen zu fördern, bieten wir ein umfangreiches Sportprogramm mit über 100 verschiedenen Sportarten sowie ein Fitnesszentrum mit Sauna und Kletterbereich. Gesundheitsmanagementmaßnahmen, wie Kurse zu Stressbewältigung, gesunder Ernährung und Entspannung, zielen darauf ab, einen gesunden Arbeitsplatz zu gewährleisten.