Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unseren CEO bei der Organisation und Priorisierung seines Arbeitsalltags.
- Unternehmen: Innovatives GovTech-Startup mit flachen Hierarchien und dynamischer Kultur.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Teilzeit, hybrides Modell und individuelles Weiterbildungsbudget.
- Weitere Informationen: Hochmotiviertes Team mit Fokus auf kontinuierliches Lernen und persönlicher Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte unsere Office-Kultur und Events aktiv mit und mache einen gesellschaftlichen Unterschied.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives und exzellente Kommunikationsfähigkeiten.
Warum diese Rolle? GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen. Wir befähigen die öffentliche Verwaltung – für eine zukunftssichere Gesellschaft.
Deine Mission
- Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation & Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei.
- Als Teil des CEO Office-Teams hältst du zudem unseren Büro-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.
Für diese Herausforderungen brauchen wir dich:
- Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung.
- Gatekeeping: du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation.
- Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung.
- Planung und Umsetzung unserer Company-Events, von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung.
- Projektunterstützung: bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops.
Dein Profil
Must have’s
- Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld.
- Kommunikationsstärke: du kommunizierst exzellent in Deutsch (C2) und professionell in Englisch (min. B2).
- Ausgeprägtes Organisationstalent: du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an.
- Proaktive Arbeitsweise: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen.
- Spass am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung.
- Tech-Affinität: du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen.
- Diskretion und sicheres Auftreten: du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän.
Nice to have’s
- Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern.
- Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen.
Was dich erwartet
- Team & Kultur - ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien.
- Flexibles Arbeiten - Teilzeit für ca. 24h pro Woche (4x6h oder 5x5h), hybrides Modell (3 Tage im Büro direkt am Hauptbahnhof), flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit auf Workation.
- Gestaltungsfreiheit & Ownership - ein vielfältiges Aufgabengebiet, in dem du unsere Office-Kultur und Events nach deinen Ideen prägen kannst.
- Kontinuierliches Lernen - Weiterentwicklung als Teil deiner individuellen Ziele, unterstützt durch dezidiertes Budget und monatliches Coaching mit deiner Führungskraft.
- Gesellschaftlicher Impact - trage aktiv dazu bei, den Staat in Deutschland handlungsfähiger zu machen und das Vertrauen der Menschen in die Demokratie zu stärken.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: GovRadar
GovRadar ist ein hervorragender Arbeitgeber, der dir die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten. Mit flachen Hierarchien und einem hochmotivierten Team fördert das Unternehmen deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch kontinuierliches Lernen und individuelle Coaching-Möglichkeiten. Zudem profitierst du von flexiblen Arbeitszeiten und der Chance, aktiv zur Verbesserung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von GovRadar.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von GovRadar teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Executive Assistant (m/w/d) bei GovRadar besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Executive Assistant (m/w/d) bei GovRadar nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei GovRadar vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von GovRadar. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei GovRadar?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
