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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office processes, coordinate meetings, and support team activities.
- Arbeitgeber: Join a Munich-based Family Office focused on a positive work environment.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy employee incentives, flexible hours, snacks, and 29 vacation days.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team culture that values personal development and creativity.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed commercial training or similar qualification; experience in office management preferred.
- Andere Informationen: Work in a modern office with a strong team spirit and open communication.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Für unseren Klienten, ein Münchner Family Office, sehen wir uns aktuell nach einem neuen Teammitglied um:
Aufgaben
- Office Management:
- Koordination von Büroabläufen und -prozessen.
- Verwaltung von Büromaterialien und -ressourcen.
- Sicherstellung der Ordnung und Sauberkeit im Büro.
- Terminmanagement:
- Koordination und Planung von Terminen für das Team.
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen.
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung.
- Kommunikation:
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen.
- Telefonannahme und -weiterleitung, Beantwortung von Anfragen.
- Erstellung und Bearbeitung von interner und externer Korrespondenz.
- Dokumentenmanagement:
- Vorbereitung und Dokumentation von Besprechungsprotokollen.
- Pflege von Datenbanken und Akten.
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Berichten.
- Unterstützung des Teams:
- Administrative Unterstützung für Teammitglieder in deren Tätigkeiten.
- Übernahme von spezifischen Themen und Aufgaben nach Bedarf.
- Kontaktpflege zu externen Partnern und Dienstleistern.
- Eventmanagement:
- Recherche, Planung und Teilnahme von Veranstaltungen und Teamevents.
- Koordination von Catering, Locations und technischen Anforderungen.
- Erstellung von Teilnehmerlisten und Einladungsschreiben.
- Feelgood Management:
- Förderung eines positiven Arbeitsumfeldes zur Steigerung der Mitarbeitermotivation.
- Organisation von Wohlfühl-Aktivitäten und Teambuilding-Events.
- Ansprechpartner für Mitarbeiteranliegen und Unterstützung bei der Schaffung einer positiven Unternehmenskultur.
Qualifikation
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie bringen idealerweise Erfahrung in einer ähnlichen Position mit, gerne auch aus der Tourismus- oder Hotelbranche.
- Sie haben gerne bereits Erfahrung im Eventmanagement gesammelt.
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.
- Sie haben fundierte Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen.
- Sie sind sicher im Umgang mit modernen IT-Systemen.
- Sie arbeiten strukturiert und legen Wert auf Ordnung.
- Sie zeichnen sich durch Selbstständigkeit, Kreativität und eine proaktive Haltung aus.
- Sie sind sicher in der Kommunikation.
- Sie zeigen Hilfsbereitschaft und Wertschätzung im Umgang mit anderen.
- Sie sind teamfähig, flexibel und bringen Transparenz in Ihre Zusammenarbeit ein.
Benefits
Mitarbeiter Incentives, Work-Life-Balance, Familiäres Umfeld, persönliche Weiterentwicklung wird gefördert, Vorgesetzte haben immer ein offenes Ohr, großer Zusammenhalt im Team, modernes und sehr gepflegtes Büro, Getränke, Snacks, 29 Urlaubstage, viel Freiraum, Arbeitszeit ca. 9-5, mal bisschen mehr, mal bisschen weniger.
#J-18808-Ljbffr
Teamassistenz mit Office Management, Empfang plus Feelgood Management (mwd) Arbeitgeber: GPV
Kontaktperson:
GPV HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz mit Office Management, Empfang plus Feelgood Management (mwd)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten oder bereits Erfahrungen im Office Management haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über das Unternehmen informierst. Verstehe die Werte und die Unternehmenskultur des Family Offices, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt und die Feelgood Management Aspekte verstehst.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Büroabläufe koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast. Diese Geschichten kannst du im Gespräch einbringen.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen, nutze diese Chance, um mehr über die Teamdynamik und die spezifischen Herausforderungen im Office Management zu erfahren. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz mit Office Management, Empfang plus Feelgood Management (mwd)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Münchner Family Office. Besuche deren Website, um mehr über die Unternehmenskultur, Werte und aktuelle Projekte zu erfahren.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen im Office Management, Eventmanagement und deine Kommunikationsfähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Hebe deine proaktive Haltung und Teamfähigkeit hervor.
Prüfung der Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass alle Informationen klar und präzise formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei GPV vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Office Management und Eventmanagement. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Büroabläufe koordiniert und Veranstaltungen organisiert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation mit Besuchern und Teammitgliedern eine zentrale Rolle spielt, solltest du während des Interviews klar und freundlich kommunizieren. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsstrategien betreffen.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das Unternehmen sucht nach jemandem, der teamfähig und flexibel ist. Teile Beispiele, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Schaffung eines positiven Arbeitsumfeldes beigetragen hast.
✨Sei proaktiv und kreativ
Die Position erfordert eine proaktive Haltung und Kreativität, besonders im Feelgood Management. Überlege dir Ideen für Wohlfühl-Aktivitäten oder Teambuilding-Events, die du im Interview vorstellen kannst.
