RESPONSABLE DU SERVICE EVENTS (F/H/D)

L’Institut de Hautes Etudes Internationales et du Développement recherche un Responsable du service Events (F/M/D).

Votre rôle : En tant que Responsable du service Events, vous contributez au développement et l’exécution de l’ensemble des activités événementielles organisées par ou accueillies à l’Institut, sur l’ensemble du Campus de la Paix. Vous développez l’attractivité de nos infrastructures, identifiez de nouvelles opportunités commerciales et établissez des relations solides avec des interlocuteurs de haut niveau. Manager confirmé·e, vous encadrez et faites monter en compétence l’équipe événementielle, tout en garantissant un niveau d’excellence dans la prestation fournie aux client·es internes et externes. Vous assurez la performance globale du service, tant sur le plan opérationnel que financier, et êtes responsable de l’atteinte des objectifs de revenus liés à la location des espaces, en particulier pour le Centre de Conférence et la Villa Barton.

Leadership & stratégie événementielle

• Assurer une vision globale du portefeuille d’événements et garantir leur alignement avec les priorités stratégiques de l’Institut.
• Gérer simultanément plusieurs projets complexes et de grande envergure, avec une forte exigence de qualité.

Gestion opérationnelle des événements

• Piloter l’organisation de l’ensemble des événements dans le respect des délais, des budgets et des standards qualité.
• Superviser la mise en place opérationnelle : aménagement des salles et espaces, gestion des besoins techniques, planification du catering, suivi des exigences de sécurité.
• Gérer le planning des réservations, structurer et optimiser les procédures, check-lists et l’utilisation du logiciel de gestion événementielle Ungerboeck.
• Coordonner avec l’ensemble des services internes impliqués (exploitation, IT, logistique, sécurité, restauration, communication).
• Définir, structurer et améliorer en continu les processus du service, pour assurer un accompagnement complet et cohérent de chaque événement : de la demande initiale jusqu’à la facturation, au bilan et à la fidélisation.
• Superviser, encadrer et développer l’équipe événementielle (organisation, priorisation, suivi de la performance, développement des compétences).
• Produire des rapports et analyses (statistiques, revenus, volumétrie) via Ungerboeck pour assurer le pilotage du service.
• Se tenir informé·e des tendances et innovations du secteur événementiel.

Développement des revenus & marketing des espaces

• Piloter la stratégie commerciale liée à la location des espaces de conférences et événementiels.
• Prospecter activement de nouveaux clients et développer un portefeuille durable.
• Présenter, promouvoir et vendre les offres événementielles et les options disponibles au plus haut niveau de qualité.
• Développer, actualiser et déployer les outils de marketing et de communication dédiés.
• Organiser les visites de site et négocier les contrats de location.
• Contribuer à l’élaboration des objectifs financiers annuels et assurer leur réalisation.

Relation clientèle & excellence du service

• Assurer une relation client exemplaire, personnalisée et réactive, tant avec les client·es internes qu’externes.
• Assurer la fidélisation des clients existants et la satisfaction des nouveaux client.es par un accompagnement sur mesure.
• Rédiger devis, confirmations de réservation, contrats de location et gérer le suivi des facturations et acomptes.
• Identifier les besoins spécifiques des clients et proposer des solutions adaptées.
• Gérer efficacement les situations imprévues et résoudre les problèmes avant, pendant et après les événements.
• Suivre la satisfaction client (entretiens post-événement, questionnaires, analyse des retours).

Pour réussir dans ce rôle vous devrez disposer de :

• Leadership solide, capacité à fédérer et mobiliser une équipe.
• Excellentes compétences en organisation, priorisation et coordination.
• Expérience avérée en développement de revenus liés à des événements ou locations d’espaces.
• Sens aigu de la négociation et de la relation commerciale.
• Orientation client très marquée, entregent et sens du service.
• Autonomie, esprit d’initiative et proactivité.
• Capacités managériales confirmées.
• Excellent sens de la communication orale et écrite.
• Rigueur, méthode et aptitude à gérer plusieurs projets simultanément.
• Résilience face au stress et forte capacité d’adaptation.
• Flexibilité, polyvalence et esprit d’équipe.

Exigences :

• Formations dans le milieu de l’hôtellerie, de la communication, de l’organisation ou jugées équivalentes (niveau bachelor).
• Minimum 7 ans d’expérience professionnelle en hôtellerie, centre de conférences, milieu international et/ou académique avec une expérience de management.
• Avoir des compétences en bureautique de la suite Office.
• Connaissance du milieu académique.
• Connaissance de la Genève internationale.
• Excellent niveau de français et anglais à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise des applications informatiques métier Ungerboek un atout.
• Connaissance dans la restauration/banqueting/catering etc.
• Gestion et suivi d’offres, de contrats et de la facturation d’événements.
• Flexibilité des horaires selon les événements programmés et la charge de travail.
• Ceci inclut une présence régulièrement les soirées en périodes académiques et exceptionnellement le week-end lors des manifestations.

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

• Travailler avec une grande communauté internationale d’utilisateurs venant d’horizons divers.
• Poste intéressant avec des tâches variées.
• Bonne ambiance dans une équipe à taille humaine.
• Au cœur de la Genève internationale.
• 5 semaines de vacances.

Notre process de recrutement si vous êtes sélectionné :

• Vous serez contacté·e par email pour compléter un Assessment.
• Un entretien à l’Institut ou en visio (selon votre lieu de résidence) avec les Ressources Humaines pour mieux cerner vos motivations et vos compétences personnelles.
• Un dernier entretien avec le/la superviseur(e) qui se fera une joie de répondre à vos questions plutôt orientées métier.

Comment postuler ?

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants :

• une lettre de motivation
• un CV
• diplômes
• certificats de travail

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch