RESPONSABLE DU SERVICE EVENTS (F/M/D)

DEPARTEMENT/CENTRE/PROGRAMME/SERVICE: Events

CONTRAT: CDI

Taux d’activité: 100%

Delai de postulation : Début du contrat: idéalement juillet 2026

Présentation de l’Institut : Le Geneva Graduate Institute, fondé en 1927, est un centre d'excellence mondialement reconnu pour l'étude des relations internationales et du développement. Situé à Genève, en Suisse, l'institut offre un environnement académique stimulant, multiculturel et interdisciplinaire. Il propose des programmes de master et de doctorat, et mène des recherches de pointe sur les grands défis mondiaux.

Présentation du Service : Le Service Événements fait partie du service Communication et est composé d’une équipe de 10 personnes. Durant toute l’année, il organise près de 700 évènements sur tous les sites de l’IHEID : Maison de la Paix, Résidence étudiantes, Villa Barton.

Votre rôle : En tant que Responsable du service Events, vous contribuez au développement et l’exécution de l’ensemble des activités événementielles organisées par ou accueillies à l’Institut, sur l’ensemble du Campus de la Paix. Vous développez l’attractivité de nos infrastructures, identifiez de nouvelles opportunités commerciales et établissez des relations solides avec des interlocuteurs de haut niveau. Manager confirmé·e, vous encadrez et faites monter en compétence l’équipe événementielle, tout en garantissant un niveau d’excellence dans la prestation fournie aux client·es internes et externes. Vous assurez la performance globale du service, tant sur le plan opérationnel que financier, et êtes responsable de l’atteinte des objectifs de revenus liés à la location des espaces, en particulier pour le Centre de Conférence et la Villa Barton.

Responsabilités principales

• Leadership & stratégie événementielle : Définir et piloter la vision globale du portefeuille d’événements, en cohérence avec les priorités stratégiques de l’Institut. Assurer la planification, la coordination et le suivi simultané de plusieurs projets événementiels complexes, avec un haut niveau d’exigence en matière de qualité.
• Gestion opérationnelle des événements : Piloter l’organisation de l’ensemble des événements dans le respect des délais, des budgets et des standards qualité. Superviser la mise en place opérationnelle : aménagement des salles et espaces, gestion des besoins techniques, planification du catering, suivi des exigences de sécurité. Gérer le planning des réservations, structurer et optimiser les procédures, check‑lists et l’utilisation du logiciel de gestion événementielle Ungerboeck. Coordonner avec l’ensemble des services internes impliqués (exploitation, IT, logistique, sécurité, restauration, communication). Définir, structurer et améliorer en continu les processus du service, pour assurer un accompagnement complet et cohérent de chaque événement : de la demande initiale jusqu’à la facturation, au bilan et à la fidélisation. Superviser, encadrer et développer l’équipe événementielle (organisation, priorisation, suivi de la performance, développement des compétences). Produire des rapports et analyses (statistiques, revenus, volumétrie) via Ungerboeck pour assurer le pilotage du service. Se tenir informé·e des tendances et innovations du secteur événementiel.
• Développement des revenus & marketing des espaces : Définir et mettre en œuvre la stratégie commerciale liée à la location des espaces événementiels et de conférences. Prospecter activement de nouveaux clients et développer un portefeuille pérenne. Promouvoir, présenter et vendre les offres événementielles et prestations associées. Organiser les visites de site, négocier les conditions contractuelles et conclure les ventes. Contribuer à l’élaboration des objectifs financiers annuels et en assurer l’atteinte. Développer et actualiser les outils de marketing et de communication dédiés aux espaces.
• Relation clientèle & excellence du service : Garantir une relation client exemplaire, personnalisée et réactive, auprès des clients internes et externes. Assurer la fidélisation de la clientèle existante et l’accompagnement des nouveaux clients. Rédiger devis, confirmations de réservation, contrats de location et assurer le suivi des facturations et acomptes. Identifier les besoins spécifiques des clients et proposer des solutions adaptées. Gérer efficacement les imprévus et assurer la résolution des situations sensibles avant, pendant et après les événements. Suivre et analyser la satisfaction client (entretiens post‑événement, questionnaires, retours qualitatifs).

Pour réussir dans ce rôle vous devrez disposer de :

• Leadership, capacité à fédérer et à manager une équipe
• Excellente organisation et gestion de projets complexes
• Forte orientation client et sens du service
• Aisance commerciale et compétences en négociation
• Autonomie, proactivité et esprit d’initiative
• Rigueur, résistance au stress et capacité d’adaptation

Exigences :

• Formation supérieure (Bachelor ou équivalent) en management de l’événementiel, hospitality management, communication, marketing, management ou domaine apparenté. Les formations issues d’écoles reconnues dans les domaines de l’hospitality et de l’événementiel (par ex. École hôtelière de Lausanne – EHL ou formation équivalente) constituent un atout.
• Minimum 7 ans d’expérience professionnelle dans l’événementiel, l’hôtellerie, un centre de conférences ou un environnement institutionnel, international et/ou académique, incluant une expérience de 5 ans minimum en management d’équipe et une expérience confirmée en développement de revenus.
• Avoir des compétences en bureautique de la suite Office.
• Connaissance du milieu académique.
• Connaissance de la Genève internationale.
• Excellent niveau de français et anglais à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise des applications informatiques métier Ungerboeck un atout.
• Connaissance dans la restauration /banqueting/catering etc.
• Gestion et suivi d’offres, de contrats et de la facturation d’événements.
• Flexibilité des horaires selon les événements programmés et la charge de travail. Ceci inclut une présence régulièrement les soirées en périodes académiques et exceptionnellement le week‑end lors des manifestations.

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :

• Travailler avec une grande communauté internationale d’utilisateurs venant d’horizons divers.
• Poste intéressant avec des tâches variées.
• Bonne ambiance dans une équipe à taille humaine.
• Au cœur de la Genève internationale.

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.