Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Sekretariat bei administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH – ein engagiertes Team mit Herz.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, Fortbildungsmöglichkeiten und ein JobRad-Leasing.
- Weitere Informationen: Freundliches Team, das sich gegenseitig unterstützt und Raum für persönliche Entwicklung bietet.
- Warum dieser Job: Gestalte den Alltag von Kindern und Jugendlichen mit und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und fühlen sich sowohl im persönlichen Kontakt mit Menschen als auch in administrativen Tätigkeiten zuhause? Dann werden Sie Teil unseres Teams im Sekretariat bei der Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Sekretariate bei organisatorischen und verwaltenden Aufgaben und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Der Empfang von Besuchenden und die Telefonzentrale gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben, der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt jedoch in der Mitarbeit im Sekretariat sowie in administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten.
- Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT-KF Entgeltgruppe 7) mit Jahressonderzahlung und Zusatzversorgung
- Möglichkeit von in- und externen Fort- und Weiterbildungen
- Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm
- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
- Engagiertes und motiviertes Team, das einander unterstützt
- Möglichkeit zum Leasen eines JobRads
- Mitarbeit im Sekretariat und enge Zusammenarbeit mit der Büroleitung sowie den Kolleginnen des Sekretariats
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich Zuordnung, Verteilung und Versand
- Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen
- Bestellung und Verwaltung von Büro- und Bewirtungsmaterialien
- Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Fortbildungs- und Schulungsunterlagen
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe
- Prüfung und Bearbeitung von Fahrkostenabrechnungen
- Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben
- Empfang und Betreuung von Besuchenden
- Annahme, Koordination und Weiterleitung eingehender Telefonate
- Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen
- Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert. Idealerweise Erfahrungen im Sekretariat, Empfangsbereich oder in der Verwaltung. Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Office 365). Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Freundliches und serviceorientiertes Auftreten. Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise. Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein. Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität. Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt.
Das Geschäftsfeld Kinder- und Jugendhilfe unterstützt im Rheinland Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene mit und ohne Behinderungen sowie deren Familien auf dem Weg in ein möglichst selbstständiges Leben. Die eigenständige Verwaltung des Bereiches sitzt in Ratingen und ein weiteres Sekretariat befindet sich auf dem Campus in Hilden. Diese arbeiten eng mit der Stiftungsverwaltung zusammen.
Michaela Wolters
Büroleitung
Telefon: 0211 4055 2114
Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x) Arbeitgeber: Graf Recke Diakonie
Die Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein engagiertes und unterstützendes Team bietet, das sich für die Förderung von Kindern und Jugendlichen einsetzt. Mit attraktiven Vergütungsmodellen, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem freundlichen Arbeitsumfeld in Ratingen, wo Teamarbeit und Eigeninitiative geschätzt werden, schaffen wir eine positive Arbeitskultur. Zudem bieten wir die Möglichkeit, ein JobRad zu leasen, was den Arbeitsweg umweltfreundlicher gestaltet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Graf Recke Diakonie
Wenn du auf der Website von Graf Recke Diakonie stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Graf Recke Diakonie erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Graf Recke Diakonie vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
