Köln/Hybrid: Teilzeit - Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Bei grievy helfen wir Trauernden weltweit mit einer vertrauenswürdigen, barrierearmen und sofortigen digitalen Lösung für ihren Trauerprozess. Mit validierten Methoden, die auf der kognitiven Verhaltenstherapie basieren, lernen Trauernde in unserer App gesunde Strategien zum Umgang mit ihrer Trauer. Wir wollen, dass sich niemand mehr in der Trauer alleine fühlt. grievy steht für die Enttabuisierung von Trauer in unserer Gesellschaft und für Unterstützung in den schwersten Zeiten des Lebens. Viele tausend Trauernde konnten wir bereits begleiten – doch wir wollen noch mehr.

Damit unsere Geschäftsführung sich auf genau das konzentrieren kann, suchen wir Sie: eine erfahrene Assistenz, die das Tagesgeschäft souverän übernimmt, Strukturen schafft und mitdenkt, bevor gefragt wird.

Aufgaben

• Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung zusammen und halten ihr im operativen wie im strategischen Tagesgeschäft den Rücken frei.
• Sie übernehmen die Korrespondenz mit unseren Nutzer:innen, Partner:innen und weiteren Stakeholdern – schriftlich wie telefonisch.
• Sie steuern das operative Tagesgeschäft und führen kleinere Projekte eigenverantwortlich zum Abschluss.
• Sie planen und organisieren unsere Events und Veranstaltungen von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung.
• Sie erkennen, wo unsere Abläufe noch nicht rund laufen, und etablieren Strukturen und Prozesse, die auch bei weiterem Wachstum tragen.
• Sie übernehmen Termin- und Kalendermanagement sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Sie bringen Ihre Erfahrung ein: Als schnell wachsendes Unternehmen profitieren wir davon, wenn Sie Dinge hinterfragen und eigene Lösungen vorschlagen.

Qualifikation

• Sie verfügen über Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle.
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigenständig und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Sie sind sicher im Umgang mit gängigen Office- und Kommunikationstools (z. B. Microsoft 365, Outlook).
• Mit Tools wie HubSpot oder Canva arbeiten Sie entweder bereits oder Sie haben Lust, sich einzuarbeiten.
• Sie kommunizieren verbindlich und professionell und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie gehen mit vertraulichen Informationen selbstverständlich diskret um und bringen das nötige Fingerspitzengefühl für ein sensibles Thema mit.
• Sie haben Freude daran, in einem kleinen Team mit flachen Hierarchien mitzugestalten, statt nur zuzuarbeiten.

Über Bewerbungen von Menschen, die nach einer Familien- oder Pflegepause wieder einsteigen möchten, freuen wir uns ausdrücklich. Entscheidend ist für uns, was Sie können – nicht, ob Ihr Lebenslauf lückenlos ist.

Benefits

• Sie übernehmen vom ersten Tag an Verantwortung und gestalten eine Rolle, die es in dieser Form bei uns noch nicht gab – mit entsprechend viel Spielraum, sie nach Ihren Vorstellungen zu prägen.
• Eine Aufgabe mit Sinn: Ihre Arbeit trägt unmittelbar dazu bei, dass Trauernde Unterstützung finden.
• Ihre Erfahrung wird gebraucht: Bei uns gibt es keine gewachsenen Konzernstrukturen. Was Sie an Prozessen aufbauen, bleibt.
• Kurze Entscheidungswege: Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Einblick in alle Unternehmensbereiche, keine Abstimmungsschleifen über fünf Ebenen.
• Planbare Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten – gut vereinbar mit familiären Verpflichtungen.
• Strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Feedbackgespräche.
• Ein Team auf Augenhöhe mit wertschätzendem, freundschaftlichem Miteinander.
• Urban Sports Club.
• Modernes Co-Working im innovativen Startup-Umfeld in Uni-Nähe.
• Gemeinsame Events mit anderen Teams (z. B. Grillen auf der Dachterrasse).

Das klingt nach Ihnen? Heute bewerben, bis in 3 Tagen Rückmeldung erhalten. Unser Team freut sich auf Sie!