Sie sind das organisatorische Rückgrat unseres Seminar-, Inhouse-, Coaching- und Impulsvortragsgeschäfts – von der Auftragsannahme bis zum sauberen Projektabschluss. Sie sorgen für reibungslose, wirtschaftliche und hochwertige Abläufe, entlasten Trainerteam und Geschäftsführung – und schaffen so die Grundlage für weiteres Wachstum.
- Termin- & Kapazitätsplanung: Neue Aufträge werden zügig mit abgestimmten Terminvorschlägen bedient – unter Berücksichtigung der internen Auslastung.
- Fehlerfreie Projektabwicklung inklusive Controlling von Zeit-, Material- und Reisekosten und sauberer Umsatzabstimmung.
- Belastbare Datenqualität im Projektmanagement-Tool als Basis für verlässliche Auswertungen.
- Reibungslose Kundenprozesse von Onboarding bis Nachgang – Kunden und Teilnehmer fühlen sich jederzeit gut betreut.
- Stetig effizienter: Abläufe werden Schritt für Schritt schlanker und stärker automatisiert.
- Überblick und Detail: das große Ganze im Blick behalten und zugleich die entscheidenden Details sicher beherrschen.
- Auftragseingang steuern, Projekte zuordnen und Folgeaufgaben auslösen (Projektmanagement-Tool)
- Kapazitäts- und Terminplanung des Trainerteams: blocken, bestätigen, übertragen
- Vollständige Inhouse- und Seminar-Abwicklung: Organisation, Reise, Material, Verpflegung, Zeiterfassung, Controlling
- Aufgewendete Material- und Reisekosten erfassen und zur Weiterberechnung an die Buchhaltung übergeben
- Teilnehmerbefragungen durchführen, Zugänge zu Analyse-Instrumenten und digitaler Lernwelt verwalten
- Seminar-Jahresplanung und Impulsvorträge organisatorisch begleiten
- Kundenkontakt: Ein hohes Maß an direktem Kundenkontakt – von der ersten Abstimmung bis zum Projektabschluss. Sie treten professionell und natürlich auf, sodass sich der Kunde jederzeit verstanden und kompetent betreut fühlt.
- Abwechslungsreich & verantwortungsvoll: Kein Tag wie der andere. Wir betreuen Einzelpersonen & Gruppen und bieten offene Seminare & Impulsvorträge an. Die Gesamtverantwortung für die Koordination des kompletten Produktportfolios liegt bei Ihnen.
- Hinterfragen & mit KI verbessern: Sie haben den Ehrgeiz, die eigenen Abläufe immer wieder zu hinterfragen. Erkannte Verbesserungspotenziale setzen Sie gemeinsam mit unserem KI-Verantwortlichen um – von automatisierten Routineabläufen bis zu schnelleren, verlässlicheren Prozessen.
- Strukturierte, mitdenkende Organisationsstärke; Freude an Zahlen, Prozessen und Details
- Mind. 2–3 Jahre Erfahrung in Koordination, Assistenz, Eventplanung oder Organisation
- Überblick und Detail zugleich: das große Ganze sehen und trotzdem die Details sicher im Griff haben
- Belastbarkeit auch unter Termindruck und bei kurzfristigen Änderungen
- Sicher in Projekt-/Orga-Tools und MS Office; hohe digitale Affinität, offen für KI-Tools
- Selbstständig, verlässlich, serviceorientiert und klar in der Kommunikation
Vollzeit 100 % · Standort Trossingen · Homeoffice möglich
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Kontaktdaten:
Grundl Leadership Institut Recruiting-Team
