Senior IT Executive Office Governance & Operations Specialist (f/m/d) (part-/full-time)

Wir sind flexibel! Wir freuen uns über Bewerbungen in Englisch oder Deutsch. Die Position befindet sich in Eschborn und ist vorübergehend bis August 2027 befristet. Treten Sie unserem dynamischen IT Portfolio Management Team bei, das unsere Lieferorganisation befähigt und leitet, um Wert zu schaffen. Sie unterstützen das EEX IT Executive Office durch die zuverlässige Übernahme von administrativen, bürokratischen und governancebezogenen Prozessen. Mit einem starken Fokus auf Zeit- und Personalverwaltung, Prozessdokumentation, Compliance und Systemintegrität stellen Sie stabile und transparente Abläufe in der Organisation sicher.

Als vertrauenswürdiger Prozessverantwortlicher pflegen Sie strukturierte Arbeitsabläufe in SAP und verwandten Tools, unterstützen Mitarbeiter- und IT-Administrationsprozesse und gewährleisten Kontinuität während organisatorischer oder toolingbedingter Veränderungen. Durch disziplinierte Ausführung, tiefes Verfahrenswissen und eine kollaborative Denkweise tragen Sie zur operativen Exzellenz und langfristigen Stabilität innerhalb des IT Executive Office bei.

Ihre Aufgaben:

• Besitzen und verwalten Sie zeitbezogene administrative Prozesse für interne und externe Mitarbeiter, einschließlich Zeitbuchungsstrukturen, Arbeitszeitaufzeichnungen und verwandte Governance.
• Sicherstellen der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Arbeitsvorschriften, die Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit, Schichtplanung und Überstunden abdecken.
• Unterstützen Sie die stabile Nutzung des Systems durch strukturierte Wartung und Dokumentation.
• Pflegen und verbessern Sie kontinuierlich standardisierte administrative Prozesse, um Klarheit, Konsistenz und Prüfbereitschaft sicherzustellen.
• Besitzen Sie Prozessdokumentation, Richtlinien und FAQs, um Transparenz, Wissenskontinuität und stabile Abläufe über Teams hinweg zu unterstützen.
• Verwalten und dokumentieren Sie mitarbeiterbezogene administrative Arbeitsabläufe, wie Erstattungen, Reisen und Ausgabenprozesse, im Einklang mit internen Kontrollen und Richtlinien.
• Seien Sie ein verfahrensbezogener Ansprechpartner für Fragen zu diesen administrativen Prozessen.
• Überwachen Sie administrative Prozesse im Zusammenhang mit nicht-strategischen IT-Gütern, Dienstleistungen und Tools und stellen Sie die Einhaltung von IT- und Beschaffungsstandards sicher.
• Verwalten Sie Abonnements und Zugriffsadministration für Plattformen und Tools (z.B. Wissens- oder Inhaltsplattformen) und gewährleisten Sie eine kontrollierte und transparente Nutzung.
• Unterstützen Sie die Implementierung und Einführung neuer Tools, Prozesse oder organisatorischer Änderungen, die mehrere Teams betreffen, indem Sie strukturierte administrative und Dokumentationsunterstützung bereitstellen.
• Sicherstellen der operativen Kontinuität während Übergängen durch zuverlässige Prozessverantwortung und institutionelles Wissen.
• Tragen Sie zur Zuverlässigkeit, Kontinuität und Effizienz der IT Executive Office-Betriebe durch disziplinierte Ausführung und erfahrungsbasiertes Prozessmanagement bei.
• Aktiv die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und ein stabiles Teamarbeitsmodell unterstützen.

Nach allem schätzen wir den Austausch von Ideen, füreinander da zu sein und uns gegenseitig zu ermutigen, besser zu werden. Wir nennen es: die Austauschmentalität.

Ihre Fähigkeiten:

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung, im Betrieb, PMO, Personalverwaltung, HR-Operationen oder einer vergleichbaren Unterstützungsfunktion.
• Nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung und Verbesserung administrativer Prozesse, Dokumentation und governancebezogener Aktivitäten.
• Erfahrung in der Arbeit mit SAP und anderen Unternehmenswerkzeugen; starke Affinität zu Systemen und Datenqualität.
• Gutes Verständnis der Personalverwaltung und mitarbeiterbezogener administrativer Prozesse.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit einer strukturierten, zuverlässigen und detailorientierten Denkweise.
• Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Managementfähigkeiten, mit der Fähigkeit zur Zusammenarbeit über Teams und Hierarchieebenen hinweg.
• Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und SharePoint.
• Kenntnisse in Jira und agilen Methoden sind von Vorteil.
• Fließendes Englisch erforderlich; Deutsch und/oder Französisch ist ein großer Vorteil.

Warum Sie sich uns anschließen sollten:

• Attraktives Gehaltspaket mit vielen Vorteilen wie Kinderbetreuung, Essenszulage, Jobticket, Sport- und Freizeitveranstaltungen.
• Flexibles hybrides Arbeitskonzept und flexible Arbeitszeiten.
• Persönliche Entwicklung durch umfangreiche Schulungsmöglichkeiten.
• Ein Platz in einem dynamischen und internationalen Team innerhalb der EEX Group und der Deutsche Börse Group.
• Eine langfristige Perspektive in der ständig wachsenden und sich entwickelnden Energiebranche.
• Individuell gestalteter Einarbeitungsplan.